Man glaubt, bezahlt zu werden sei eine Frage des Nachhakens. Es ist vor allem eine Frage der Daten.
In vielen Unternehmen werden Rechnungen nicht laufend bearbeitet: sie werden in Stapeln beglichen, an festen Tagen im Monat. Eine Rechnung, die am Tag davor eintrifft, geht mit dem Stapel hinaus. Dieselbe, einen Tag später geschickt, wartet auf den nächsten Zyklus.
Frag nach dem Bearbeitungstag, er kostet nichts
Eine Frage, einmal gestellt, bei der Bestellung: "an welchem Tag im Monat werden Ihre Zahlungen bearbeitet?"
Niemand verweigert die Antwort, und du hast gerade mehrere Wochen Liquidität gewonnen, ohne irgendetwas zu verhandeln.
Stelle danach immer einige Tage vor diesem Datum aus, nie danach. Das ist die einträglichste Handlung der ganzen Geschäftsbeziehung, und sie dauert dreißig Sekunden.
Eine Anzahlung ist kein Zeichen von Misstrauen
Sie ist üblich, akzeptiert, und regelt zwei Dinge zugleich: sie schützt dich und bindet den Kunden.
Eine Anzahlung bei Bestellung, der Rest bei Lieferung, im Angebot selbst festgehalten. Ein Auftrag, der ohne Zahlung beginnt, ist ein Auftrag, der für die andere Seite folgenlos abgesagt werden kann.
Bei einer ersten Zusammenarbeit ist sie außerdem ein Test: wer die Anzahlung ohne Diskussion leistet, zahlt auch den Rest.
Was auf die Rechnung gehört
Die Pflichtangaben hängen von deiner Lage ab, und die zuständige Verwaltung bleibt die Referenz für die genaue Liste. Prüfe sie einmal gründlich, statt die Vorlage eines anderen Creators zu kopieren, dessen Status nicht deiner ist.
Ergänze dann, was dich betrifft: die vom Kunden genannte Bestellreferenz, die Aufstellung des Gelieferten und das ausgeschriebene Fälligkeitsdatum.
Eine klare Rechnung wird schneller bezahlt, nicht aus gutem Willen, sondern weil sie niemanden zwingt, eine fehlende Angabe zu suchen.
Nachhaken in drei Schritten
Zur Fälligkeit eine kurze, sachliche Nachricht mit der Rechnung im Anhang. Kein Vorwurf: meist hat niemand etwas entschieden, der Vorgang blieb einfach liegen.
Eine Woche später eine Nachricht mit der Frage, an wen sie weiterzuleiten ist. Du suchst eine Person, keine Zahlung.
Zwei Wochen später ein Anruf. Der einzige Moment, in dem das Telefon dem Schriftlichen überlegen ist, weil es die Blockade in zwei Minuten benennt.
Wann man nicht beginnt
Wenn der Kunde eine Bestellreferenz verweigert, obwohl sein Unternehmen solche verwendet.
Wenn niemand sagen kann, wer die Ausgabe freigibt.
Und wenn man dich bittet zu beginnen, "während die Bestellung unterschrieben wird". Das ist die Lage, die am meisten Zahlungsausfälle erzeugt, und sie klärt sich in einem Satz: du hältst die Termine frei und startest bei Erhalt des Dokuments.
Der Kunde, der nicht zahlt
Stelle die Lieferung sofort ein, auch die Originaldateien. Das ist keine Strafe, es ist der einzige Druck, den du hast.
Schreib eine klare, datierte Mahnung. Für die genaue Form und die Rechtsmittel sagt dir eine Beratung oder die zuständige Stelle, was auf deinen Fall zutrifft.
Und vermerk diesen Kunden in deinem Verzeichnis. Die eigentlichen Kosten eines Ausfalls sind nicht die verlorene Summe, sondern der zweite Ausfall beim selben Kunden, weil niemand den ersten festgehalten hatte.
Was eine Rechnung enthalten muss
Sieben Angaben, ohne die sie liegen bleibt.
Der genaue Name der zahlenden Gesellschaft.
Die Bestell- oder Auftragsnummer der Kundschaft.
Die Beschreibung der Leistung in einer Zeile.
Die Rechtezeile mit Dauer und Gebiet.
Der Steuersatz, mit einer Buchhaltung zu bestätigen.
Die Zahlungsfrist und das Fälligkeitsdatum.
Und die Bankverbindung im richtigen Format.
Was das Zahlungsdatum bestimmt
| Element | Wirkung | Wo es festgehalten wird |
|---|---|---|
| Anzahlung | Sichert den Termin | Angebot |
| Bestellnummer | Startet den internen Ablauf | Erster Austausch |
| Schriftlicher Empfang | Setzt die Frist in Gang | Liefernachricht |
Was vor der Lieferung vorbereitet wird
Die Rechnung, der Hinweis auf die eingeräumten Rechte, die Erinnerung an die Frist und eine Ansichtsfassung.
Was beim ersten Verzug geschieht
Die Angaben prüfen, den Empfang bestätigen lassen, die Frist schriftlich wiederholen und die Rechteübertragung bis zur Zahlung aussetzen.
Was auf Dauer schützt
Eine grundsätzliche Anzahlung oberhalb eines bestimmten Betrags. Eine im Angebot festgehaltene Fälligkeit. Eine vor dem Dreh eingeholte Bestellreferenz.
Drei Gewohnheiten, keine Verhandlung, und fast alle Zahlungsprobleme verschwinden.
