Si crede che farsi pagare sia una questione di solleciti. È soprattutto una questione di date.
In molte aziende le fatture non vengono trattate man mano: si pagano a lotti, in giorni fissi del mese. Una fattura che arriva il giorno prima di quel trattamento parte con il lotto. La stessa, inviata il giorno dopo, aspetta il ciclo successivo.
Chiedi il giorno di trattamento, non costa nulla
Una domanda, posta una volta, al momento dell'ordine: "in quale giorno del mese vengono trattati i vostri pagamenti?"
Nessuno rifiuta di rispondere, e hai appena guadagnato diverse settimane di liquidità senza negoziare nulla.
Poi emetti sempre qualche giorno prima di quella data, mai dopo. È l'azione più redditizia dell'intera relazione commerciale, e richiede trenta secondi.
L'acconto non è un segno di diffidenza
È abituale, accettato, e risolve due cose insieme: protegge te e impegna il cliente.
Un acconto all'ordine, il saldo alla consegna, scritto nell'offerta stessa. Un incarico che comincia senza nulla di versato è un incarico che può essere annullato senza conseguenze per l'altro.
Per una prima collaborazione è anche una prova: un cliente che paga l'acconto senza discutere pagherà il saldo.
Cosa deve riportare la fattura
Le indicazioni obbligatorie dipendono dalla tua situazione, e l'amministrazione competente resta il riferimento per l'elenco esatto. Verificalo una volta, per bene, invece di copiare il modello di un altro creator il cui inquadramento non è il tuo.
Aggiungi poi ciò che ti riguarda: il riferimento d'ordine dato dal cliente, il dettaglio di ciò che consegni, e la scadenza scritta per esteso.
Una fattura chiara viene pagata prima, non per buona volontà, ma perché non costringe nessuno a cercare un'informazione mancante.
Il sollecito in tre tempi
Alla scadenza, un messaggio breve e neutro, con la fattura allegata. Nessun rimprovero: nella maggior parte dei casi nessuno ha deciso nulla, la pratica è semplicemente rimasta ferma.
Una settimana dopo, un messaggio che chiede a chi inoltrarla. Cerchi una persona, non un pagamento.
Due settimane dopo, una telefonata. È l'unico momento in cui il telefono batte lo scritto, perché individua il punto di blocco in due minuti.
Quando non cominciare
Quando il cliente rifiuta di dare un riferimento d'ordine pur usandolo in azienda.
Quando nessuno sa dire chi approva la spesa.
E quando ti si chiede di iniziare "mentre l'ordine viene firmato". È la situazione che produce più insoluti, e si risolve in una frase: tieni le date, parti alla ricezione del documento.
Il cliente che non paga
Smetti di consegnare, subito, file originali compresi. Non è una punizione, è l'unica pressione di cui disponi.
Scrivi una messa in mora chiara e datata. Per la forma esatta e i rimedi, un consulente o l'ente competente ti dirà cosa si applica al tuo caso.
E annota quel cliente nel tuo registro. Il costo vero di un insoluto non è la somma persa, è il secondo insoluto con lo stesso cliente perché nessuno aveva tenuto traccia del primo.
Cosa decide la data di pagamento
| Elemento | Effetto | Dove fissarlo |
|---|---|---|
| Acconto | Blocca la data | Preventivo |
| Numero d'ordine | Avvia il circuito interno | Primo scambio |
| Ricezione scritta | Fa partire il termine | Messaggio di consegna |
Cosa si prepara prima della consegna
La fattura, la menzione dei diritti ceduti, il richiamo al termine e una versione in qualità di visione.
Cosa si fa al primo ritardo
Verificare le diciture, confermare la ricezione, ricordare il termine per iscritto e sospendere la cessione fino al pagamento.
Cosa protegge nel tempo
Un acconto sistematico oltre un certo importo. Una scadenza scritta nell'offerta. Un riferimento d'ordine ottenuto prima delle riprese.
Tre abitudini, nessuna trattativa, e quasi tutti i problemi di pagamento spariscono.
