Perché ci si aspetta un preventivo scritto, le quattro domande da rimandare, e la rapidità di risposta che porta a casa il lavoro.
La risposta deve poter essere inoltrata
È il vincolo di fondo, e cambia la forma del messaggio.
La tua risposta quasi mai verrà letta da una persona sola. Viene copiata, inoltrata, a volte stampata, e deve restare comprensibile senza di te.
Quattro elementi devono comparirci, sempre gli stessi.
Cosa viene consegnato: numero di video, durate, formati, con o senza montaggio.
Il termine, in giorni lavorativi dalla ricezione del prodotto.
Il prezzo, al netto delle imposte, e cosa comprende esattamente.
E i diritti: quali canali, quale territorio, quale durata.
Un preventivo scritto in allegato non è una formalità da grande azienda: è il documento che permette al tuo interlocutore di ottenere un'approvazione senza riscrivere nulla.
La velocità conta, ma non nel senso solito
Non è la gara al primo minuto.
Ciò che si attende è una conferma di ricezione rapida e una risposta completa entro un termine annunciato.
Due messaggi valgono più di uno solo in ritardo. Il primo, entro l'ora: hai ricevuto, torni con un preventivo entro una certa ora. Il secondo, completo, all'ora promessa.
Una nota di calendario: le risposte inviate il venerdì pomeriggio aspettano il lunedì. Un preventivo mandato il giovedì mattina viene trattato nella settimana.
Il tono
Sobrio, diretto, senza effusioni.
Tre cose funzionano: la forma di cortesia come impostazione, frasi brevi, e numeri al posto degli aggettivi.
Tre cose danneggiano: l'entusiasmo eccessivo, le emoji in un primo scambio, e le promesse di risultato che nessuno ti ha chiesto.
Una precisazione utile: la sobrietà non è freddezza. Una frase che mostra che hai letto il brief, precisa e breve, vale più di un paragrafo caloroso e vuoto.
Le domande da fare, e una volta sola
Quattro, raggruppate nello stesso messaggio.
Dove verrà diffuso il video, e per quanto tempo.
Chi approva, e attraverso quale percorso interno.
Il prodotto viene spedito, da chi, e in quale data.
E se esiste un manuale di marca o diciture obbligatorie da rispettare.
Falle insieme. Quattro messaggi di fila danno l'impressione di un'organizzazione approssimativa, mentre le stesse domande in un solo messaggio danno l'impressione opposta.
Cosa non fare
Tre errori frequenti.
Mandare una tariffa senza perimetro: verrà intesa come il prezzo di tutto ciò che la marca immagina.
Accettare un'esclusiva o una durata di diritti senza quotarla a parte.
E promettere una data senza aver verificato i tempi di spedizione del prodotto, che è la causa più frequente di ritardo.
Cosa si gioca nella prima risposta
| Tempo | Cosa si invia | Effetto |
|---|---|---|
| Entro l'ora | Una conferma e una domanda precisa | La marca avanza |
| Lo stesso giorno | Un preventivo fermo e un calendario | La decisione si prende |
| Dopo l'accordo | Una conferma scritta del perimetro | Nessun malinteso |
Cosa rassicura qui più che altrove
Un preventivo dettagliato riga per riga, un contratto tipo allegato e una frase sul trattamento dei dati. Una risposta completa accorcia la decisione di diversi giorni.
Cosa fa perdere un ordine già vinto
Un prezzo dato come fascia, un termine senza margine, e una domanda posta tre giorni dopo la prima risposta.
Dopo l'invio
Due gesti, non tre.
Un sollecito breve dopo cinque giorni lavorativi, che ricorda il contenuto del preventivo e la sua data di validità.
Un secondo, quindici giorni dopo, che propone di spostare le finestre invece di richiedere una risposta.
E una regola d'archivio: conserva ogni preventivo inviato con la sua data. Una marca che torna sei mesi dopo riprende quasi sempre il documento così com'è, ed è il momento in cui conviene sapere cosa avevi promesso.
