Ein Zahlungsverzug fühlt sich persönlich an und ist es fast nie. Er hat drei verschiedene Ursachen, und die Nachricht, die löst, ist jedes Mal eine andere.
Warum es hakt, je nachdem, wen ihr anschreibt
Sechs Lagen, mit ihrem Unterschied.
Die bestellende Person hat die Rechnung nicht weitergegeben.
Die Buchhaltung wartet auf eine fehlende Referenz.
Die freigebende Person ist abwesend oder hat die Rolle gewechselt.
Die Zahlung hängt an einem festen Monatstermin.
Der Zwischenanbieter wartet selbst auf Zahlung durch seinen Kunden.
Und das Unternehmen hat Namen oder Rechnungsadresse geändert.
Wie man die hängende Stelle findet
Sechs Fragen in einer einzigen Nachricht.
Ist die Rechnung wirklich eingegangen.
An welche Adresse wurde sie geschickt.
Welche Referenz fehlt gegebenenfalls.
Wer muss freigeben, und in welcher Frist.
Zu welchem Datum gehen Sammelzahlungen hinaus.
Und an wen schreiben, wenn sich nichts tut.
An die richtige Person schreiben
Sechs einfache Regeln.
Immer zuerst an die bestellende Person schreiben.
Die Buchhaltung in Kopie setzen, nie allein.
Die Bestellreferenz in den Betreff nehmen.
Die Rechnung erneut anhängen, ohne Vorwurf.
Um eine Auskunft bitten, nicht um Zahlung.
Und ein Antwortdatum vorschlagen, keine Drohung.
Was vor der Arbeit zu klären ist
Sieben Angaben, vor dem ersten Dreh schriftlich.
Der genaue Name des zahlenden Unternehmens.
Die Rechnungsadresse.
Die Bestellreferenz, falls vorhanden.
Der Name der freigebenden Person.
Das Zahlungsdatum, keine Frist.
Der Weg, über den die Rechnung geht.
Und was geschieht, wenn die Freigabe sich verzögert.
Die zwei Zeilen, die die Arbeit tun
Zwei Sätze genügen, geschrieben sobald das Angebot angenommen ist. Der erste: die Rechnung geht am Liefertag an jene Adresse mit jener Referenz. Der zweite: die Zahlung wird zu jenem, ausgeschriebenen Datum erwartet. Diese zwei Zeilen beseitigen die Hälfte der Verzögerungen, weil sie die Hälfte der internen Fragen beseitigen.
Der Mahnkalender
Sechs Schritte, ohne je lauter zu werden.
Am Fälligkeitstag eine sachliche Erinnerung.
Sieben Tage später eine Nachricht mit angehängter Rechnung.
Vierzehn Tage später ein kurzer Anruf, falls es einen Kontakt gibt.
Einundzwanzig Tage später eine schriftliche Nachricht an die bestellende Person und die Buchhaltung.
Dreißig Tage später eine Erinnerung an die vereinbarten Bedingungen.
Und darüber hinaus eine förmliche Mahnung, deren Form mit einer Rechtsberatung geprüft wird.
Sind Verzugszinsen zu berechnen
Die Regeln zu Verzugsfolgen zwischen Unternehmen hängen vom Vertrag und von der geltenden Gesetzgebung ab: dies bleibt allgemeine Information und wird mit einer Rechtsberatung geklärt. Beständig ist, dass ein im Angebot vorgesehener Hinweis mehr wiegt als eine nachträglich improvisierte Forderung, und dass er oft als Erinnerung nützlicher ist denn als tatsächlich eingeforderte Summe.
Wenn die Marke die Arbeit bestreitet
Sechs mögliche Reaktionen, der Reihe nach.
Genau fragen, was nicht passt, sekundengenau.
Prüfen, ob der Wunsch im Briefing stand.
Was zum Briefing gehört, ohne Diskussion korrigieren.
Was nicht darin stand, ruhig berechnen.
Eine einzige Korrekturrunde anbieten, nicht mehrere.
Und die korrigierte Fassung mit der Änderungsliste liefern.
Darf man einen zweiten Auftrag aussetzen
Sechs Maßstäbe, um sich nicht ins Unrecht zu setzen.
Prüfen, was die schriftliche Vereinbarung vorsieht.
Vor dem Aussetzen ankündigen, nie danach.
Aussetzen und Abbrechen unterscheiden.
Eine an die Zahlung geknüpfte Wiederaufnahme anbieten.
Keine bereits bezahlte Datei zurückhalten.
Und den konkreten Fall bei größeren Beträgen rechtlich prüfen lassen.
Was eine Mahnung enthalten muss
Sieben Elemente, in einer sechszeiligen Nachricht.
Die Rechnungsnummer im Betreff.
Die Bestellreferenz.
Das Fälligkeitsdatum, wiederholt.
Der Betrag in Ziffern.
Die Rechnung, erneut im Anhang.
Eine genaue Frage, keine Forderung.
Und ein vorgeschlagenes Antwortdatum.
Die Anzahlung, und wann man mit einem Kunden weitermacht
Sechs Maßstäbe, je nach Kundschaft.
Neue Kundschaft: immer eine Anzahlung.
Hoher Betrag: höhere Anzahlung.
Lange Zeit zwischen Bestellung und Lieferung: Anzahlung bei Bestellung.
Gut zahlende Stammkundschaft: keine Anzahlung.
Angenommener Eilauftrag: Anzahlung plus Zuschlag.
Und die Anzahlung vor jedem Dreh eingegangen, ausnahmslos.
Wie man entscheidet, ob man weitermacht
Sechs Kriterien, nach jedem Auftrag erfasst.
Die echte Zahlungsfrist, nicht die angekündigte.
Die Zahl nötiger Mahnungen.
Die Klarheit des gelieferten Briefings.
Die Zahl verlangter Überarbeitungen außerhalb des Umfangs.
Die Geschwindigkeit der Rückmeldungen.
Und das Verhalten, wenn ein Problem auftritt.
Was wirklich schützt
Sieben Gewohnheiten, alle im Vorfeld.
Ein schriftlich angenommenes Angebot, vor jedem Dreh.
Ein Zahlungsdatum, keine Frist.
Eine vollständige Rechnung ab dem ersten Versand.
Eine Anzahlung bei jeder neuen Kundschaft.
Der Weg über eine Plattform bei hohen Beträgen.
Eine datierte Spur jeder Etappe.
Und eine vorab festgelegte Obergrenze offener Beträge je Kunde.
Fragen im ersten Austausch
Fünf Angaben, vor der Zusage einzuholen.
Der genaue Name des zahlenden Unternehmens.
Die Adresse für die Rechnung.
Die intern freigebende Person.
Das Datum, an dem Zahlungen hinausgehen.
Und die zu nennende Bestellreferenz.
Was eine Plattform ändert, und was man aufbewahrt
Bei UGC MATCH zahlt die Marke bei Bestellung, das Geld wird nicht sofort freigegeben, das Video wird in einem privaten Bereich geliefert, und die Auszahlung erfolgt bei Freigabe. Der interne Ablauf der Kundschaft verschwindet aus dem Problem, was die häufigste Verzugsursache beseitigt.
Was in die Kundenakte gehört
Sieben Unterlagen, laufend abgelegt.
Das schriftlich angenommene Angebot.
Das vor dem Dreh gesendete Briefing.
Der datierte Liefernachweis.
Die ausgestellte Rechnung.
Der Austausch, der den Umfang ändert.
Die versandten Mahnungen mit ihrem Datum.
Und der Zahlungsnachweis, sobald er kommt.
Was vor dem Start feststeht
| Der Punkt | Was man schreibt | Wo |
|---|---|---|
| Der Zahlungsauslöser | Bei Bestellung oder bei Freigabe | Das Angebot |
| Die Frist | Eine genaue Anzahl Tage | Die Bedingungen |
| Die Rechnungssprache | Die von der Kundschaft akzeptierte | Das Angebot |
| Der Verzug | Eine genannte Verzugsfolge | Die Bedingungen |
Was wirklich schützt
Der Nachweis der Dateiübergabe und die schriftliche Freigabe. Diese beiden Dokumente machen aus einem Dissens eine lesbare Akte, während ein mündlicher Austausch nichts belegt.
Was man beim ersten Auftrag verlangt
Eine Anzahlung. Als Regel und nicht als Misstrauen dargestellt, kränkt sie niemanden und beseitigt fast alle Zahlungsausfälle bei neuer Kundschaft.
Der Teil, den niemand sagt
Sechs nützliche, selten aufgeschriebene Wahrheiten.
Die meisten Verzögerungen kommen von einem unvollständigen Dokument, nicht von bösem Willen.
Eine höfliche Mahnung wirkt besser als eine strenge.
Ein kurzer Anruf löst oft, was drei Nachrichten nicht gelöst haben.
Anhaltendes Schweigen kommt fast immer von einer abwesenden Person.
Wer einmal spät zahlt, ist kein schlechter Kunde.
Und wer nie antwortet, ist es.
Ein letzter Maßstab: fragt nicht nach eurem Geld, fragt, wo das Dokument steht. Der Unterschied in der Formulierung verändert das Tempo der Antwort.
