Überweisungen, Fristen, wirksames Nachfassen und schriftliche Konditionen: so kommst du an dein Geld, ohne Tage damit zu verbringen.
Drei Personen fassen deine Rechnung an
Das erklärt fast jede Verzögerung, und es ist nichts Persönliches.
Die Person, die das Video bestellt hat und bestätigen muss, dass geliefert wurde.
Die Stelle, die das Dokument erfasst und auf Vollständigkeit prüft.
Und die Buchhaltung, die die Zahlung nach eigenem Kalender auslöst.
Praktische Folge: dein Gegenüber kann die Zahlung nicht beschleunigen, nur den ersten Schritt freigeben. Wirksames Nachfassen richtet sich also an diese Person für die Freigabe, nie für die Überweisung.
Was eine Rechnung aus dem Ablauf wirft
Fünf Gründe, alle formal, und alle vermeidbar.
Eine fehlende Pflichtangabe.
Eine fehlende Bestellnummer, wenn der Kunde mit solchen arbeitet.
Eine zu vage Leistungsbezeichnung, etwa Kommunikationsleistung.
Ein Betrag, der nicht zum freigegebenen Angebot passt.
Und der Versand an die falsche Adresse, oft weil die Rechnung an ein eigenes Postfach gehört und nicht an dein Gegenüber.
Eine aus einem dieser Gründe aussortierte Rechnung ist nicht überfällig: sie existiert im System nicht, und niemand sagt dir Bescheid.
Die schriftliche Erinnerung
Drei Schritte, kurz, und nicht mehr.
Am Tag nach der Fälligkeit eine Nachricht in zwei Zeilen, ohne Vorwurf, mit erneut angehängter Rechnung und genanntem Liefertermin.
Nach sieben Tagen eine Nachricht mit der Bitte um ein genaues Datum und den Stand des Vorgangs: freigegeben, erfasst, oder auf etwas wartend.
Nach fünfzehn Tagen eine förmliche Erinnerung, schriftlich, die die überschrittene Frist nennt und den Stopp laufender Arbeiten ankündigt.
Dieser sachliche Ton wirkt hier besser als Drängen: die Verzögerung stammt fast immer von einem nicht gesetzten Haken, nicht von einer Zahlungsverweigerung.
Der Zahlungskalender
Das Detail, das eine Woche spart, und man muss nur fragen.
Viele Unternehmen zahlen gebündelt, an festen Tagen, ein- oder zweimal pro Woche. Eine Rechnung, die am Vortag eintrifft, geht mit; eine vom Tag danach wartet auf den nächsten Lauf.
Frag also schon beim ersten Auftrag: an welchem Tag die Zahlung rausgeht und bis wann eine Rechnung eingehen muss, um dabei zu sein.
Was eine Rechnung ohne Mahnung zahlbar macht
| Element | Was es vermeidet | Wohin damit |
|---|---|---|
| Eine Nummer und ein Datum | Eine unmögliche Ablage | Nach oben |
| Ein genaues Fälligkeitsdatum | Eine aufgeschobene Zahlung | Unter den Betrag |
| Die Aufschlüsselung der Leistungen | Eine interne Rückfrage | In die Mitte |
| Vollständige Bankverbindung | Eine blockierte Überweisung | Nach unten |
Was vor dem Beginn geklärt wird
Das Zahlungsziel, der Name der freigebenden Person und die Adresse für die Rechnung. In geordneten Strukturen wartet eine falsch adressierte Rechnung einen ganzen Monat.
Was man tut, wenn die Fälligkeit verstreicht
Ein schriftliches Nachfassen am Folgetag, sachlich, mit Nummer und Betrag. Dann eine förmliche Mahnung mit Frist, und schließlich die Prüfung der Rechtsbehelfe, juristisch zu bestätigen.
Was vor dem Start schriftlich stehen muss
Fünf Zeilen, und sie verhindern fast jeden Streit.
Der Gesamtbetrag und was er genau umfasst, in Zahl der Videos, Formate und Korrekturschleifen.
Die zwei Rechnungstermine, mit ihren Fristen.
Die eingeräumte Dauer und die Kanäle der Nutzung.
Was einen Aufpreis auslöst: ein zusätzliches Format, eine Korrektur über die vereinbarte Zahl hinaus, eine Ausweitung der Rechte.
Und der Name der Person, die die Lieferung freigibt. Diese letzte, banalste Zeile löst die meisten Verzögerungen: ohne sie wartet deine Rechnung auf eine Unterschrift, für die sich niemand zuständig fühlt.
