Du hast 400 Euro fakturiert. Auf der Überweisung stehen 372. Es ist nichts schiefgegangen, niemand hat dir etwas abgezogen, und der fehlende Betrag ist nicht verloren. Eine portugiesische Rechnung hat schlicht zwei bewegliche Teile, die in entgegengesetzte Richtungen ziehen, und keiner davon ist die Zahl, die du mit der Kundschaft vereinbart hast.
Das ist der Artikel, den man einmal in Ruhe liest, vor der ersten Rechnung und nicht danach.
Die zwei beweglichen Teile
Die IVA kommt obendrauf. Du schlägst deinem Honorar den geltenden Satz auf. Dieses Geld gehört nie dir. Du vereinnahmst es für den Staat und führst es später ab.
Die Quellensteuer wird abgezogen. Wenn du an ein portugiesisches Unternehmen fakturierst, behält dieses einen Teil als Vorauszahlung auf deine Einkommensteuer ein und führt ihn in deinem Namen an die Steuerbehörde ab.
Die vereinbarte Grundlage steigt also durch das eine und sinkt durch das andere, und die eingehende Überweisung ist eine dritte Zahl, die in deinem Gespräch mit der Kundschaft nirgends vorkommt. Wenn man es einmal gesehen hat, beunruhigt es nicht mehr.
Die IVA, und warum sie nicht dein Geld ist
Die Befreiungsregelung
Kleine Tätigkeiten können unter einer Befreiung arbeiten, unterhalb einer Umsatzgrenze. Solange du befreit bist, weist du keine IVA aus, und deine Rechnung trägt den gesetzlichen Hinweis, der das erklärt. Dieser Hinweis ist keine freiwillige Verzierung: Ohne ihn kann eine Buchhaltung eine befreite Rechnung nicht von einer fehlerhaften unterscheiden.
Die Grenze verschiebt sich. Sie ist ohne Konkurrenz der veraltetste Rat in Creator-Gruppen, wo jemand überzeugt eine Zahl nennt, die er vor drei Jahren gelesen hat. Prüf den geltenden Wert im Portal das Finanças, und prüf ihn jedes Jahr erneut.
Die Grenze überschreiten
Sie zu überschreiten ist keine Katastrophe, sondern ein Regimewechsel. Ab dann weist du IVA aus, kannst in der Regel die auf eigene Einkäufe gezahlte zurückholen, und die Pflichten werden schwerer.
Was überrascht, ist kaufmännisch, nicht verwaltungstechnisch. Wurden deine Preise in der Befreiung gebildet und kommt nun IVA obendrauf, sieht eine Privatperson deinen Preis steigen. Ein Unternehmen zuckt nicht, weil die IVA für es neutral ist. Diesen Unterschied kennt man besser, bevor er eintritt.
Die Quellensteuer, und warum sie nicht verloren ist
Wer einbehält
Ein portugiesisches Unternehmen oder eine andere selbstständige Person behält ein. Eine Privatperson nicht. Deshalb ergeben eine Rechnung an eine Firma und eine an eine Person nicht dieselbe Überweisung, und deshalb lohnt es sich, das beim Angebot zu sagen, damit niemand zwei Preise vermutet.
Der einbehaltene Betrag geht in deinem Namen an den Fiskus. In der Jahreserklärung zählt er zu deinen Gunsten. Du verlierst ihn nicht, du zahlst einen Teil deiner Steuer im Voraus, eine Rechnung nach der anderen.
Was das mit deiner Liquidität macht
Es glättet das Jahr und verengt den Monat. Deine Einnahmen kommen bereits teilweise versteuert an, was im Juni angenehm ist. Es heißt aber auch, dass das sichtbare Geld nicht das verdiente Geld ist, und die Überweisung für deine Marge zu halten ist der Weg, auf dem ein gutes Jahr zur unangenehmen Überraschung wird.
Leg von jeder Rechnung einen Teil beiseite, von der ersten an. Nicht weil die Steuer brutal wäre, sondern weil die Gewohnheit am Anfang nichts kostet und später schmerzhaft einzuführen ist.
Was die grüne Quittung tragen muss
Eine Rechnung ist kein Zettel, auf dem steht, was man dir schuldet. Sie ist ein Buchhaltungsbeleg, und ein fehlendes Feld ist kein Detail: Es ist ein Beleg, den die Buchhaltung der Kundschaft nicht verbuchen darf. Wenn sie ihn nicht verbuchen kann, zahlt sie ihn nicht, und aus einem Dreitageprojekt wird eines über fünf Wochen.
| Was erscheinen muss | Was passiert, wenn es fehlt |
|---|---|
| Dein Name und deine Steuernummer | Die Ausgabe lässt sich keiner Lieferantenseite zuordnen |
| Die vollständigen Steuerdaten der Kundschaft | Die Rechnung lässt sich ihren Aufzeichnungen nicht zuordnen |
| Eine fortlaufende Nummer und ein Datum | Der Beleg hat keinen Platz in der Buchungsreihenfolge |
| Eine echte Beschreibung der Leistung | "Dienstleistungen" allein löst eine Rückfrage aus, und Rückfragen kosten Wochen |
| Die Bemessungsgrundlage, getrennt ausgewiesen | Niemand kann Geschuldetes gegen Erklärtes rechnen |
| Satz und Betrag der IVA, oder der Befreiungshinweis | Der Beleg liest sich als fehlerhaft statt als befreit |
| Die Quellensteuer, wo sie anfällt | Die Überweisung wird sich nicht mit der Rechnung abstimmen lassen |
Beschreib die Arbeit so, dass eine außenstehende Person sie versteht: drei hochformatige Videos, Werberechte für sechs Monate, eine Korrekturschleife. Diese Zeile schützt dich auch, falls es je Streit darüber gibt, was gekauft wurde.
Außerhalb Portugals fakturieren
Hier steigt der Satz, und hier häufen sich die Fehler, denn die Behandlung ändert sich danach, wer die Kundschaft ist und wo sie sitzt.
Ein Unternehmen in der Europäischen Union
Mit gültiger innergemeinschaftlicher Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geht die Leistung in der Regel ohne portugiesische IVA und trägt den Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld. Du musst für innergemeinschaftliche Umsätze registriert sein, und du prüfst die Gültigkeit ihrer Nummer vor dem Ausstellen, nicht danach.
Kundschaft außerhalb der Europäischen Union
In der Regel trägt die Leistung keine portugiesische IVA, aber der Vorgang existiert, wird erklärt und aufbewahrt. Man kann ein Formular des jeweiligen Landes von dir verlangen. Nichts davon macht die Rechnung unsichtbar, und genau diese Annahme taucht zwei Jahre später wieder auf.
In jedem Fall: Vereinbar die Währung vor dem Start. Fakturierst du in einer Währung und wirst in einer anderen bezahlt, trägt jemand den Umtausch, und das bist standardmäßig du.
Was du absetzen kannst
Ausgaben, die tatsächlich für die Tätigkeit genutzt werden: Ausrüstung, Softwareabos, ein Anteil von Telefon und Anschluss, die Berufshaftpflicht, eine Steuerberatung. Das arbeitende Wort in diesem Satz ist "tatsächlich". Eine Kamera, die du für Aufträge nutzt, ist eine Ausgabe; dieselbe für den Urlaub gekaufte nicht, und der Unterschied zählt, falls jemand fragt.
Bewahr jede Rechnung auf, die du stellst, und jede, die du erhältst. Nicht in einer Schublade: in einem Ordner, einheitlich benannt, ab dem ersten Monat. Ein Jahr Belege im April zu rekonstruieren ist ein eigenes Elend und völlig vermeidbar.
Die Gewohnheit, die das leicht macht
Stell die Rechnung am Tag der Lieferung aus, nicht am Tag, an dem es dir einfällt. Zahlungsfristen laufen erst ab dem Rechnungsdatum, eine zwei Wochen zu spät geschriebene Quittung sind also zwei Wochen, in denen dein Geld auf einem fremden Konto liegt.
Und schreib die Zahlungsbedingungen auf den Beleg selbst. Ein Datum auf der Rechnung macht aus einer vagen Erwartung etwas, worauf du zeigen kannst, und das ist der ganze Unterschied zwischen souverän nachfassen und unangenehm nachfassen.
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Häufige Fragen
Warum ist die Überweisung kleiner als die Rechnung?
Die Quellensteuer wurde angewandt. Sie ist eine Vorauszahlung auf deine Einkommensteuer und zählt in der Jahreserklärung zu deinen Gunsten.
Weise ich ab der ersten Rechnung IVA aus?
Nur wenn du außerhalb der Befreiungsregelung bist. Prüf die geltende Grenze im Portal das Finanças statt einer Forumsantwort.
Behält eine Privatperson ein?
Nein. Das tun nur Unternehmen und andere Selbstständige, weshalb dasselbe Honorar zwei verschiedene Überweisungen ergibt.
Wann stelle ich die Rechnung aus?
Am Tag der Lieferung. Die Fristen laufen ab dem Rechnungsdatum, nicht ab dem Tag, an dem die Arbeit gemacht wurde.
Quellen
- Portal das Finanças, portugiesische Steuerbehörde
- Portal das Finanças, Informationen für Steuerpflichtige
Geprüft am 27. August 2026. Grenzen und Sätze ändern sich: Weichen dieser Leitfaden und die offizielle Quelle voneinander ab, gilt die offizielle Quelle.