Die Rechnung kommt zurück, mit einer freundlichen Zeile der Buchhaltung: bitte ohne Umsatzsteuer neu ausstellen. Oder umgekehrt, mit der Bitte, die fehlenden 19 Prozent zu ergänzen. Beides passiert regelmäßig, und beides hat dieselbe Ursache: Bei einer Leistung an ein Unternehmen im Ausland richtet sich die Umsatzsteuer nicht danach, wo man selbst sitzt, sondern danach, wo die Kundschaft sitzt und was sie ist.
Wer die Steuer schuldet, nach Fall
Der Ort der Leistung entscheidet, und bei Leistungen an Unternehmen liegt er am Sitz der Kundschaft. Daraus folgt eine überschaubare Tabelle, die fast alle Fälle im UGC abdeckt.
| Kundschaft | Umsatzsteuer auf der Rechnung | Was auf die Rechnung gehört |
|---|---|---|
| Unternehmen in Deutschland | Ja, 19 Prozent | Normale Rechnungsangaben |
| Unternehmen in der EU, mit gültiger USt-IdNr | Nein | Beide USt-IdNr und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft |
| Unternehmen außerhalb der EU | Nein | Hinweis, dass die Leistung im Ausland steuerbar ist |
| Privatperson in der EU | Ja, 19 Prozent | Normale Rechnungsangaben |
Die zweite Zeile ist die, um die es geht, und sie ist an Bedingungen geknüpft. Die vierte überrascht dagegen viele: Bei einer Privatperson gilt nicht der Wohnsitz der Kundschaft, sondern der eigene Sitz, und die deutsche Umsatzsteuer bleibt auf der Rechnung.
Warum das nichts mit Sympathie zu tun hat
Man kann sich nicht aussuchen, welche Variante man ausstellt. Wer einer französischen Agentur 19 Prozent berechnet, stellt eine falsche Rechnung aus, und wer einer französischen Privatperson keine berechnet, ebenfalls. Beides fällt auf, meist bei der Buchhaltung der Gegenseite.
Die drei Bedingungen des Reverse-Charge
Damit die Steuerschuld auf die Kundschaft übergeht, müssen drei Dinge zugleich stimmen. Fehlt eines, schuldet man die Steuer selbst.
- Die Kundschaft ist Unternehmerin. Eine Marke, eine Agentur, ein Shop: ja. Eine Privatperson: nein, auch wenn sie im EU-Ausland sitzt.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist gültig. Nicht « liegt vor », sondern gültig zum Zeitpunkt der Leistung, und das prüft man beim Bundeszentralamt für Steuern.
- Die Rechnung trägt den Hinweis. Ohne den Vermerk zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ist die Rechnung formal unvollständig.
Die Prüfung, die man dokumentiert
Die Abfrage der Nummer ist kostenlos und dauert eine Minute. Entscheidend ist, dass man das Ergebnis aufbewahrt, denn geprüft wird später, und dann zählt nicht die Erinnerung, sondern der Nachweis.
Eine qualifizierte Bestätigung, die auch Name und Anschrift abgleicht, ist der Beleg, den man ablegt. Ein Screenshot mit Datum genügt in der Praxis, solange er die Abfrage zeigt.
Was auf der Rechnung stehen muss
Die üblichen Pflichtangaben gelten weiter, und drei Punkte kommen hinzu.
Die eigene USt-IdNr. Sie ersetzt in diesem Fall die Steuernummer und wird beim Bundeszentralamt beantragt, kostenlos.
Die USt-IdNr der Kundschaft. Vollständig, nicht abgekürzt, und in der Fassung, die geprüft wurde.
Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft. Er darf in der Sprache der Rechnung stehen. Wichtig ist nicht die Formulierung, sondern dass unmissverständlich hervorgeht, dass die Kundschaft die Steuer schuldet.
Was man weglässt
Einen Steuersatz. Einen Steuerbetrag. Eine Zeile « 0 % Umsatzsteuer », die aussieht, als hätte man einen Nullsatz angewandt, den es nicht gibt. Der Betrag steht netto da, und der Hinweis erklärt, warum.
Die Meldung, die fast alle vergessen
Wer Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringt, gibt zusätzlich eine Zusammenfassende Meldung ab, in der diese Umsätze mit der Nummer der Kundschaft aufgeführt werden.
Sie hat nichts mit der Umsatzsteuervoranmeldung zu tun und ersetzt sie nicht. Sie geht ans Bundeszentralamt für Steuern, elektronisch, in eigenen Fristen.
Und hier liegt die Überraschung für Kleinunternehmer: Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer auf eigene Rechnungen, nicht von dieser Meldepflicht. Wer als Kleinunternehmer eine EU-Agentur beliefert, braucht trotzdem eine eigene USt-IdNr und meldet den Umsatz.
Wenn die Rechnung schon falsch draußen ist
Der häufigste Fall, und er ist reparabel, solange man nicht wartet.
Zu viel berechnet. Man hat einer EU-Agentur 19 Prozent in Rechnung gestellt, obwohl Reverse-Charge galt. Die Rechnung wird storniert und neu ausgestellt, mit beiden Nummern und dem Hinweis. Die Kundschaft zahlt den Nettobetrag, und der zu viel ausgewiesene Betrag wird über die eigene Voranmeldung berichtigt. Solange die Rechnung mit ausgewiesener Steuer im Umlauf ist, schuldet man den ausgewiesenen Betrag.
Zu wenig berechnet. Man hat ohne Steuer fakturiert, obwohl eine Bedingung fehlte, meist eine ungültige Nummer. Hier wird es unangenehm, denn die Steuer ist entstanden und die Kundschaft hat sie nicht eingeplant. Man fordert sie nach, und ob das gelingt, hängt vom Verhältnis ab. Gelingt es nicht, trägt man sie.
Warum Tempo hier zählt
Eine Korrektur im selben Voranmeldungszeitraum ist eine Buchung. Dieselbe Korrektur ein Jahr später ist eine Berichtigung mit Erklärungsbedarf, und im zweiten Fall ist die Kundschaft oft nicht mehr bereit, eine Nachforderung zu akzeptieren, die sie längst abgeschlossen hatte.
Quellen
- § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
- § 14a UStG, zusätzliche Pflichten bei besonderen Fällen
- § 18a UStG, Zusammenfassende Meldung
- Bundeszentralamt für Steuern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Geprüft am 8. September 2026. Dieser Leitfaden ist keine Steuerberatung. Weichen Leitfaden und amtliche Quelle voneinander ab, gilt die Quelle.
