In den allermeisten Fällen hat niemand entschieden, dich nicht zu bezahlen. Dein Dokument hängt einfach irgendwo fest, und du mahnst bei der falschen Person.
Warum eine Rechnung offen bleibt
Fast immer aus einem verwaltungstechnischen Grund.
Eine fehlende Bestellnummer, ein falscher Name der Einheit, ein Format, das das System nicht annimmt, eine nie abgeschlossene Lieferantenanlage, oder schlicht ein um zwei Tage verpasster Zahlungslauf.
Keine dieser Ursachen ist ein Streit. Es sind stehengebliebene Vorgänge, und ein stehengebliebener Vorgang löst sich nicht von selbst.
Die Mahnung, die wirkt
Kurz, datiert, ohne Gefühl.
Nenn die Dokumentnummer, das Ausstellungsdatum, den Betrag und das vereinbarte Datum. Frag nur eines: zu welchem Datum die Zahlung vorgesehen ist. Wiederhol nicht deine Zufriedenheit, rechtfertige deine Arbeit nicht, entschuldige dich nicht fürs Nachfassen.
Eine sachliche Nachricht bekommt eine Antwort; eine Nachricht, die Ärger ausdrückt, bekommt Schweigen.
Der Mahnkalender
Drei Schritte, vorab festgelegt.
Zum Fälligkeitstag: eine sachliche Erinnerung an die Buchhaltung. Nach sieben Tagen: eine zweite Nachricht mit demselben Wortlaut, in Kopie an deinen Ansprechpartner. Nach fünfzehn Tagen: ein Anruf, der mehr Vorgänge löst als zehn Schreiben.
Halte diesen Kalender bei allen ein, ohne Ausnahme. Die Ausnahmen sind genau die Vorgänge, die zu Verlusten werden.
Was vorher geschrieben sein muss
Der Streit wird vor dem Auftrag gewonnen oder verloren, nicht danach.
Was geliefert wird, das Lieferdatum, der Betrag, das Zahlungsdatum, und was geschieht, wenn sich der Auftrag unterwegs ändert. Fünf per Nachricht gesendete und schriftlich bestätigte Zeilen sind mehr wert als ein langer Vertrag, den niemand unterschreibt.
Ergänz bei größeren Beträgen eine Anzahlung: das ist übliche Praxis und filtert die Kunden heraus, die nicht zahlen werden.
Wann man aufhört zu liefern
Wenn der zweite Auftrag vor der Zahlung des ersten kommt.
Das ist die nützlichste Regel des Berufs. Sie kostet dich hin und wieder einen Auftrag und bewahrt dich davor, ein ganzes Quartal an einen Kunden zu verlieren, der auflaufen lässt.
Sag es schlicht: ich mache weiter, sobald der vorige Saldo beglichen ist. Dieser Satz ist nicht schroff, er ist beruflich.
Was danach möglich bleibt
Rechtsbehelfe gibt es, aber sie hängen von deiner Lage und vom Betrag ab.
Die förmlichen Schritte, die geltenden Fristen und die Frage, ob ein Verfahren lohnt, werden mit einer Rechtsberatung geprüft, Kosten und Zeit gegen die Summe abgewogen. Bei kleinen Beträgen ist die beste Entscheidung oft, die Ausgaben zu stoppen und nichts Neues mehr zu liefern.
Was man beim nächsten Mal ändert
Acht Anpassungen nach einem Ausfall.
Eine Anzahlung vor dem Termin.
Eine Ansichtsfassung vor der Zahlung.
Eine kürzere Frist.
Ein schriftlicher Auftrag.
Die Bestellnummer auf der Rechnung.
Die Rechtefreigabe nach Zahlung.
Ein Zuschlag bei Verzug.
Und eine Grenze für die Auftragshöhe.
Die Schritte einer Mahnung, der Reihe nach
| Der Schritt | Die Richtfrist | Was er enthält |
|---|---|---|
| Die höfliche Erinnerung | Eine Woche nach Fälligkeit | Die beigefügte Rechnung und das Fälligkeitsdatum |
| Die förmliche Mahnung | Zwei Wochen danach | Der Verweis auf Angebot und Lieferungen |
| Die Inverzugsetzung | Einen Monat danach | Eine schriftliche Inverzugsetzung mit Nachweis |
Was eine Forderung belastbar macht
Die Akte. Schriftlich angenommenes Angebot, datierte Bestellung, Lieferung mit Zeitstempel, aufbewahrter Schriftverkehr: diese vier Belege genügen meist, und sie entstehen während der Arbeit, nicht erst im Streit.
Was die meisten Zahlungsausfälle verhindert
Die Anzahlung oder eine über einen Marktplatz abgesicherte Zahlung. Die geltenden Beitreibungsregeln hängen von Land und Status ab und werden von einer Fachperson bestätigt, nicht aus einem Forum abgeleitet.
Wie man das nicht wieder erlebt
Führ eine Liste und lies sie nach.
Die Namen der Einheiten, die spät gezahlt haben, die Dauer der Verzögerung, und was sie gelöst hat. Nach einem Jahr sagt dir diese Liste, bei wem du eine Anzahlung brauchst, bei wem du von Anfang an einen Buchhaltungskontakt brauchst, und mit wem du nicht mehr arbeiten solltest.
