Für Marken im Ausland zu arbeiten ändert, was du fakturierst, wie du bezahlt wirst und was zuerst dasteht.
Was ein ausländischer Kunde ändert
Vier Unterschiede gegenüber inländischer Kundschaft.
Dokumententyp und geltende Regelung, oben behandelt.
Die Währung, die fast nie deine ist.
Die Zahlungsfrist, oft länger, und der Weg, auf dem das Geld ankommt.
Und der höhere Anspruch an die Leistungsbeschreibung, weil die empfangende Buchhaltung dich nicht kennt.
Was auf dem Dokument stehen muss
Sieben Angaben, keine davon freiwillig.
Deine vollständigen Daten und deine Steuerkennung.
Die vollständigen Daten des Kunden, mit Land und dortiger Kennung.
Eine fortlaufende Belegnummer.
Das Ausstellungsdatum und der Leistungszeitraum.
Eine genaue Leistungsbeschreibung, samt abgetretener Rechte, ihrer Dauer und ihres Gebiets.
Betrag, Währung und die geltende steuerliche Behandlung.
Und die Zahlungsbedingungen, mit Frist, vollständiger Bankverbindung und Aufteilung der Gebühren.
Was ankommt, ist nicht, was du fakturierst
Vier Abstände zwischen ausgestelltem und erhaltenem Betrag.
Die Gebühren der sendenden, der vermittelnden und der empfangenden Bank, die sich summieren.
Die Marge bei der Umrechnung, oft schwerer als die genannten Gebühren.
Etwaige Einbehalte des Kunden nach den Regeln seines eigenen Landes, die zu belegen und bei deiner Verwaltung geltend zu machen sind.
Und die Zeit zwischen Zahlung und tatsächlicher Verfügbarkeit.
Eine Folge für die Preisbildung: bau diese Abstände schon ins Angebot ein und schreib auf das Dokument, wer die Überweisungsgebühren trägt. Eine Beschwerde nach Eingang führt nie zum Ziel.
Der Weg beim großen Kunden
Fünf Stationen, die eine Rechnung in einem großen Unternehmen durchläuft.
Die Anlage eines Lieferantenkontos, die Unterlagen verlangt und manchmal zwei Wochen dauert.
Eine interne Bestellnummer, ohne die keine Rechnung bearbeitet wird.
Die Freigabe durch die bestellende Person.
Der Gang in die Buchhaltung, wo nur das Dokument zählt.
Und die Zahlung, gebündelt zu festen Terminen, oft ein- oder zweimal im Monat.
Eine praktische Anmerkung: erinnere die Buchhaltung, mit der Bestellnummer, nicht deine kreative Ansprechperson. Sie hat auf diese Kette keinen Einfluss.
Was aufzubewahren ist
Vier Unterlagen, für die gesetzliche Dauer.
Die gestellten Rechnungen, der Reihe nach.
Die Verträge oder schriftlichen Absprachen über Leistung und Rechte.
Die Belege über den Geldeingang, die zur Rechnung zurückführen.
Und die Unterlagen zu etwaigen im Ausland vorgenommenen Einbehalten.
Was vor der ersten Rechnung feststeht
| Punkt | Was entschieden wird | Wo es steht |
|---|---|---|
| Die Rechnungswährung | Die der Kundschaft oder die eigene | Das Angebot |
| Wer die Überweisungsgebühren trägt | In der Regel die Kundschaft | Die Konditionszeile |
| Der angesetzte Wechselkurs | Der des Ausstellungstags | Die Rechnung selbst |
Was mehr kostet als gedacht
Eine falsch geleitete Auslandsüberweisung, eine doppelt vorgenommene Umrechnung, und eine Bankfrist, die die Liquidität um eine Woche verschiebt. Diese drei plant man ein, man holt sie nicht nach.
Was vor der Zusage bestätigt wird
Das Meldeverfahren für ins Ausland fakturierte Leistungen, die Devisenpflichten und die aufzubewahrenden Belege. Diese Regeln ändern sich und werden mit einer lokalen Steuerberatung bestätigt.
Wann man zur Steuerberatung geht
Drei Zeitpunkte.
Vor der ersten Ausfuhrrechnung, um Dokumententyp und nötige Registrierung zu bestätigen.
Wenn ein Kunde eine besondere Behandlung verlangt, einen Einbehalt oder ein Formular.
Und bei jedem Mengenwechsel, weil die geltende Regelung auch von deinem Tätigkeitsumfang abhängt.
Ein letzter Maßstab: ausländische Kundschaft beurteilt deine Rechnung nicht nach ihrer Schönheit, sondern danach, ob sie durch ein Buchhaltungssystem kommt, das auch sie nicht steuert. Eine Rechnung, die auf Anhieb durchgeht, ist eine dauerhafte Beziehung wert.
