Cómo cobran los creadores de UGC en Francia

Se cree que cobrar es una cuestión de reclamaciones. Es sobre todo una cuestión de fechas.

En muchas empresas las facturas no se tratan sobre la marcha: se pagan por lotes, en días fijos del mes. Una factura que llega la víspera de ese tratamiento sale con el lote. La misma, enviada al día siguiente, espera el ciclo siguiente.

Pedí el día de tratamiento, no cuesta nada

Una pregunta, hecha una vez, en el momento del encargo: "¿qué día del mes se tratan sus pagos?"

Nadie se niega a responder, y acabás de ganar varias semanas de tesorería sin negociar nada.

Después emití siempre unos días antes de esa fecha, nunca después. Es la acción más rentable de toda la relación comercial, y lleva treinta segundos.

El anticipo no es una señal de desconfianza

Es habitual, admitido, y resuelve dos cosas a la vez: te protege y compromete al cliente.

Un anticipo al encargo, el saldo a la entrega, escrito en la propia oferta. Una misión que empieza sin nada pagado es una misión que puede anularse sin consecuencia para el otro.

Para una primera colaboración es además una prueba: un cliente que paga el anticipo sin discutir pagará el saldo.

Qué debe llevar la factura

Las menciones obligatorias dependen de tu situación, y la administración competente sigue siendo la referencia para la lista exacta. Comprobala una vez, bien, en lugar de copiar el modelo de otro creador cuyo estatus no es el tuyo.

Añadí después lo que te concierne: la referencia de pedido dada por el cliente, el detalle de lo entregado, y la fecha de vencimiento escrita con todas las letras.

Una factura clara se paga antes, no por buena voluntad, sino porque no obliga a nadie a buscar una información que falta.

La reclamación en tres tiempos

Al vencimiento, un mensaje corto y neutro, con la factura adjunta. Sin reproche: en la mayoría de los casos nadie decidió nada, el expediente simplemente se quedó en espera.

Una semana después, un mensaje que pregunta a quién hay que transmitirlo. Buscás a una persona, no un pago.

Dos semanas después, una llamada. Es el único momento en que el teléfono es más eficaz que lo escrito, porque permite identificar el punto de bloqueo en dos minutos.

Cuándo no empezar

Cuando el cliente se niega a dar una referencia de pedido aunque su empresa las use.

Cuando nadie puede decir quién valida el gasto.

Y cuando te piden empezar "mientras se firma el pedido". Es la situación que más impagos produce, y se resuelve en una frase: reservás las fechas, arrancás al recibir el documento.

El cliente que no paga

Dejá de entregar, de inmediato, incluidos los archivos originales. No es un castigo, es la única presión de la que disponés.

Escribí un requerimiento claro y con fecha. Para la forma exacta y los recursos, un asesor o el organismo competente te dirá qué se aplica a tu caso.

Y anotá a ese cliente en tu registro. El verdadero coste de un impago no es la suma perdida, es el segundo impago con el mismo cliente porque nadie había guardado el rastro del primero.

Lo que decide la fecha de pago

Lo que se prepara antes de la entrega

La factura, la mención de los derechos cedidos, el recordatorio del plazo y una versión en calidad de visionado.

Lo que se hace ante el primer retraso

Verificar las menciones, confirmar la recepción, recordar el plazo por escrito y suspender la cesión hasta el pago.

Qué protege a lo largo del tiempo

Un anticipo sistemático por encima de cierto importe. Un vencimiento escrito en la oferta. Una referencia de pedido obtenida antes del rodaje.

Tres costumbres, ninguna negociación, y casi todos los problemas de cobro desaparecen.