Empresas europeas, empresas estadounidenses, y las dos preguntas que cambian tu factura: dónde está el cliente, y si tiene un número de IVA.
Las dos preguntas que cambian todo
Dos datos deciden el tratamiento, y nada más.
Dónde está establecido el cliente: en el mismo país, en otro país de la Unión, o fuera de la Unión.
Y si se trata de una empresa identificada a efectos del impuesto o de un particular.
Una observación de método: hacé esas dos preguntas en el primer mensaje, incluso antes de hablar de precio. Cambian el monto que el cliente verá, y una factura rectificada deja mala impresión.
Los tres casos
Tres situaciones, tres tratamientos.
El cliente está establecido en tu país: la factura sigue las reglas internas, con el impuesto aplicable o la mención de exención si estás por debajo del umbral.
El cliente es una empresa identificada en otro país de la Unión: el impuesto en principio no se factura, y la responsabilidad pasa al cliente, con la condición de que el número sea válido, punto tratado más arriba, y de que vos mismo estés inscripto en el registro de operadores intracomunitarios.
El cliente está establecido fuera de la Unión: la operación en principio queda fuera del ámbito, pero la regla depende de la naturaleza del servicio y del país, y se verifica caso por caso.
Una precaución general: esos tres casos describen el principio, no tu situación. El régimen exacto depende de tu estatuto y del servicio prestado, y se define con un contador antes de la primera factura, no en el momento de la declaración.
Qué hay que escribir en el documento
Siete menciones, ninguna facultativa.
Tus datos completos y tu número de identificación fiscal.
Los datos del cliente y su número de impuesto si tiene uno.
Un número de factura secuencial, sin huecos en la serie.
La fecha de emisión y la fecha de la prestación.
La descripción del servicio prestado, bastante precisa para que un tercero la entienda.
El monto, la divisa, y la alícuota aplicada o la mención legal de exención correspondiente.
Y las condiciones de pago, con el plazo y los datos bancarios.
Cómo cobrar sin perder plata
Cuatro puntos a resolver antes de la primera factura.
Elegí la moneda de facturación y respetala: facturar en tu moneda le transfiere el riesgo al cliente.
Compará el costo real de recepción, gastos fijos y margen de conversión incluidos, que varía mucho según el canal.
Definí quién paga los gastos de transferencia internacional, mención a incluir en el documento.
Y fijá un plazo de pago corto para un primer cliente, quince días en vez de treinta.
Qué hay que conservar
Cuatro piezas, a guardar durante el plazo legal.
Las facturas emitidas, en orden.
La prueba de validez del número de impuesto del cliente, fechada.
Los contratos o intercambios escritos que describen la prestación y los derechos cedidos.
Y los comprobantes de cobro, que hacen el vínculo entre la factura y la transferencia recibida.
Lo que cambia según dónde esté el cliente
| El cliente | Lo que figura en la factura | Punto a verificar |
|---|---|---|
| Una empresa del mismo país | El impuesto local habitual | Su número de empresa |
| Una empresa en otro país de la unión | Una mención de inversión del sujeto pasivo | Su número intracomunitario válido |
| Una empresa fuera de la unión | Una prestación no sujeta | Una prueba de su establecimiento |
Lo que se guarda en el expediente
El presupuesto aceptado, el contrato, la prueba de entrega de los archivos, el extracto de la transferencia y el tipo de cambio del día. Una inspección pide esas cinco piezas, no solo la factura.
Lo que se confirma con un contable
El régimen aplicable a tu situación, el tratamiento del cambio y el umbral a partir del cual la declaración cambia de forma. Estos puntos varían y no se copian de un colega.
Cuándo ver a un contador
Tres momentos, y no solo el primero.
Antes de la primera factura al extranjero, para validar el régimen aplicable.
Cuando tu facturación se acerca a un umbral, porque el paso cambia tus obligaciones.
Y apenas un cliente pide un tratamiento particular, una retención en la fuente por ejemplo, situación frecuente con ciertos países.
Una última referencia: facturar al extranjero no es más complicado, es simplemente menos indulgente. Dos verificaciones hechas antes del envío cuestan unos minutos; el mismo error descubierto en una inspección cuesta el impuesto y la multa.
