Chi risponde dei dati personali quando un brand commissiona un video e un'altra persona lo gira a casa propria? La domanda suona amministrativa e decide cose molto concrete: chi tiene i grezzi, per quanto tempo, e a chi si reclama se qualcosa va storto.
Di cosa si parla, e di cosa no
Conviene delimitarlo dalla prima riga, perché sono due materie che si toccano e non si sovrappongono.
Il diritto all'immagine e la sua cessione sono una questione civile e contrattuale: cosa firma la persona che compare, per quali usi, per quanto tempo e in quali territori. Questo è trattato a parte, nel contratto sui diritti d'immagine per creator UGC in Spagna, e qui non si ripete.
Questo articolo tratta l'altra metà: la protezione dei dati durante la produzione. Regime diverso, autorità diversa, obblighi diversi, e una conseguenza pratica che la cessione dei diritti non copre affatto, cioè che fine fa il materiale a campagna finita.
Chi risponde del trattamento
La prima domanda non è cosa si firma, ma chi decide sui dati. Da lì discende tutto il resto.
| Situazione | Chi decide sul trattamento | Cosa comporta |
|---|---|---|
| La persona creator gira con il proprio copione e consegna il contenuto finito | lei, sul materiale che genera e conserva | risponde dei propri grezzi, della loro conservazione e delle persone riprese |
| Il brand fissa copione, inquadrature e cosa si conserva | il brand | deve risultare dall'incarico, con istruzioni scritte |
| Entrambi decidono insieme finalità e mezzi | entrambi | ripartizione delle responsabilità documentata |
Non è un'etichetta che si sceglie per comodità: si deduce da chi decide davvero. Un incarico molto dettagliato, con lista delle inquadrature e obbligo di consegnare tutto il materiale grezzo, descrive una situazione diversa da quella di chi riceve un prodotto e un'idea e gira come vuole.
La base giuridica non è sempre il consenso
È il riflesso automatico e non sempre la risposta giusta. Il consenso è una delle basi dell'articolo 6 del regolamento generale sulla protezione dei dati, non l'unica, e ha una caratteristica scomoda per una campagna: è revocabile.
Al contrario del consenso, un rapporto contrattuale non si ritira con un messaggio: per la persona che interpreta il video su incarico, quella base e il legittimo interesse entrano nell'analisi, ciascuno con le proprie condizioni e i propri limiti.
Per le persone che non hanno alcun rapporto con la produzione l'impostazione è diversa, ed è lì che sta il caso che si improvvisa di più.
Le persone che passano dietro
Il terreno dove si improvvisa di più. Una ripresa in una strada, in un bar o in una palestra cattura gente che non ha firmato nulla e che spesso non se n'è nemmeno accorta.
La soluzione non è un'autorizzazione impossibile da raccogliere, è la progettazione dell'inquadratura: tagli stretti, sfondi controllati, orari di poca affluenza, sfocatura in postproduzione quando compare qualcuno di identificabile. Questo risolve insieme la questione dei dati e quella dell'immagine, ed è più economico di ciascuna delle due presa da sola.
Appoggiarsi al fatto che la persona compare «sullo sfondo» è una base fragile in un contenuto commerciale, e conviene non costruirci sopra una campagna.
I grezzi, dove vive il problema
Una campagna genera molto più materiale di quello che pubblica. Quaranta minuti di riprese per un video di trenta secondi è la norma, e quel materiale contiene l'interno di una casa, voci di famiglia, a volte un bambino entrato nell'inquadratura.
Per quanto tempo, e chi li ha
Qui servono tre decisioni scritte, e quasi nessun incarico le contiene.
Chi conserva i grezzi. Solo la persona creator, solo il brand, o entrambi. Ogni opzione ha conseguenze diverse.
Per quanto tempo. Una durata concreta, legata a qualcosa di reale: la vigenza della licenza d'uso, il termine per un reclamo, il ciclo della campagna. «A tempo indeterminato» non è una durata.
Cosa succede alla fine. Cancellazione effettiva, con conferma, comprese le copie sui servizi di archiviazione e sul telefono con cui si è girato, che è il posto dove il materiale sopravvive a ogni cancellazione formale.
Quando il materiale esce dall'Unione Europea
Succede più di quanto sembri. Un brand con sede fuori dall'UE, un'agenzia intermediaria, uno strumento di montaggio o di archiviazione ospitato altrove.
Non è un divieto: è un requisito di garanzie e di trasparenza che deve essere previsto e documentato prima di inviare qualsiasi cosa. La domanda da fare alla firma è semplice e quasi non si fa mai: dove verranno archiviati questi file e chi potrà accedervi?
Riprese in luoghi sensibili
Una clinica, una farmacia, un centro di fisioterapia, uno studio dentistico. Categorie particolari di dati, ai sensi dell'articolo 9 del regolamento, con un regime rafforzato.
Un'inquadratura di sala d'attesa può rivelare che una persona identificabile segue un trattamento. Quel dato non diventa innocuo perché il video parla d'altro, e non si risolve con il cartello all'ingresso.
La via praticabile è girare fuori dall'orario di apertura, con lo spazio vuoto e con figuranti che hanno accettato il proprio ruolo. Costa più organizzazione ed elimina il problema per intero.
Le clausole operative
Cinque righe nell'incarico evitano tutta questa conversazione dopo.
- Chi decide sul trattamento e a che titolo agisce ciascuna parte.
- Quale materiale viene consegnato e quale non esce dall'attrezzatura di chi gira.
- Termine di conservazione dei grezzi, con una data o un fatto che lo determini.
- Cancellazione alla fine, con conferma scritta e menzione espressa delle copie.
- Luogo di archiviazione e trasferimenti previsti fuori dall'Unione Europea.
Nessuna delle cinque sostituisce l'autorizzazione all'immagine, che è un altro documento e un altro regime.
Fonti
- Legge Organica 3/2018, di protezione dei dati e garanzia dei diritti digitali
- AEPD, adempimento degli obblighi
- AEPD, strumento Facilita RGPD
- AEPD, diritto alla cancellazione
Verificato il 10 settembre 2026. Questa guida non è consulenza legale e non sostituisce l'esame del caso concreto. Se questa guida e la fonte ufficiale divergono, prevale la fonte.
