Bonifici, termini, solleciti efficaci e condizioni scritte: ecco come farsi pagare senza passarci le giornate.
Tre persone toccano la tua fattura
È ciò che spiega quasi tutti i ritardi, e non ha nulla di personale.
La persona che ti ha ordinato il video, che deve confermare che il lavoro è stato consegnato.
L'ufficio che registra il documento e ne verifica la conformità.
E l'amministrazione, che avvia il pagamento secondo il proprio calendario.
Conseguenza pratica: il tuo referente non può accelerare il pagamento, può solo sbloccare la prima tappa. Un sollecito efficace si rivolge quindi a lui per l'approvazione, mai per il bonifico.
Cosa fa uscire una fattura dal circuito
Cinque motivi, tutti formali, e tutti evitabili.
Un'indicazione obbligatoria mancante.
Un numero d'ordine assente quando il cliente ne usa uno.
Una descrizione della prestazione troppo vaga, del tipo servizi di comunicazione.
Un importo che non corrisponde al preventivo approvato.
E un invio all'indirizzo sbagliato, spesso perché la fattura deve andare a una casella dedicata e non al tuo referente.
Una fattura scartata per uno di questi motivi non è in ritardo: non esiste nel sistema, e nessuno te lo dirà.
Il sollecito scritto
Tre tappe, brevi, e non di più.
Il giorno dopo la scadenza, un messaggio di due righe, senza rimproveri, con la fattura di nuovo allegata e la data di consegna richiamata.
A sette giorni, un messaggio che chiede una data precisa e lo stato della pratica: approvata, registrata, o in attesa di qualcosa.
A quindici giorni, un sollecito formale, inviato per iscritto, che cita la scadenza superata e annuncia lo stop ai lavori in corso.
Quel tono neutro è lì più efficace dell'insistenza: il ritardo nasce quasi sempre da una casella non spuntata, non da un rifiuto di pagare.
Il calendario bancario
È il dettaglio che fa guadagnare una settimana, e basta chiederlo.
Molte aziende pagano a blocchi, in un giorno fisso, una o due volte a settimana. Una fattura arrivata la vigilia del blocco parte con quello; una arrivata il giorno dopo aspetta il successivo.
Fai quindi la domanda già al primo ordine: in che giorno parte il pagamento, e qual è il termine di ricezione per rientrarci.
Cosa rende una fattura pagabile senza solleciti
| Elemento | Cosa evita | Dove metterlo |
|---|---|---|
| Un numero e una data | Un archivio impossibile | In testa |
| Una data di scadenza precisa | Un pagamento rinviato | Sotto l'importo |
| Il dettaglio delle prestazioni | Una domanda interna | Al centro |
| Le coordinate bancarie complete | Un bonifico bloccato | In fondo |
Cosa si sistema prima di iniziare
Il termine di pagamento, il nome di chi approva e l'indirizzo a cui inviare la fattura. Nelle strutture organizzate, una fattura mal indirizzata aspetta un mese intero.
Cosa si fa quando la scadenza passa
Un sollecito scritto il giorno dopo, fattuale, con numero e importo. Poi un richiamo formale con termine, e infine l'esame dei rimedi, da confermare con un legale.
Cosa deve essere scritto prima di iniziare
Cinque righe, ed evitano quasi ogni contenzioso.
L'importo totale e cosa copre esattamente, in numero di video, di formati e di revisioni.
Le due scadenze di fatturazione, con le loro date.
La durata e i canali d'uso concessi.
Cosa fa scattare un supplemento: un formato in più, una revisione oltre il numero previsto, un'estensione dei diritti.
E il nome della persona che approva la consegna. È quest'ultima riga, la più banale, a risolvere il maggior numero di ritardi: senza di essa la tua fattura aspetta una firma che nessuno si sente incaricato di dare.
