Eine klare Rechnung sorgt dafür, dass du bezahlt wirst, und wirkt professionell. Es braucht keine komplizierte Software: neun Pflichtangaben und eine wiederverwendbare Vorlage reichen.
Was drinstehen muss
- Das Wort "Rechnung" und eine fortlaufende, eindeutige Nummer.
- Das Rechnungsdatum.
- Deine vollständigen Angaben: Name oder Firma, Adresse, Steuernummer.
- Die Angaben des Kunden: Firma, Adresse, Steuernummer bei Unternehmen.
- Die Leistungsbeschreibung: "1 UGC-Video 30 Sekunden, Format 9:16, 1 Korrektur inklusive".
- Die Nutzungsrechte als separate Position, sofern berechnet: "Werbelizenz Meta und TikTok, 12 Monate".
- Der Betrag, mit dem korrekten steuerlichen Hinweis nach deinem Status.
- Die Zahlungsbedingungen: Frist und Bankverbindung.
- Der Bezug zur Bestellung oder zum Briefing, was die schnelle Bearbeitung erleichtert.
Die Vorlage
RECHNUNG Nr. 2026-014
Datum: 12. März 2026
Von: [Name], [Adresse], [Steuernummer]
An: [Kunde], [Adresse], [Steuernummer]
Leistung Betrag
1 UGC-Video 30s, 9:16, 1 Korrektur inklusive 180,00
Werbelizenz Meta + TikTok, 12 Monate 80,00
Gesamt 260,00
Zahlbar innerhalb von 30 Tagen. Bankverbindung: [IBAN]
Bestellreferenz: [Nummer oder Briefing-Titel]
Die Fehler, die die Zahlung verzögern
| Fehler | Warum er schadet |
|---|---|
| Keine fortlaufende Nummer | Die Buchhaltung des Kunden kann sie nicht erfassen. |
| Vage Beschreibung ("Dienstleistung") | Das bremst die interne Freigabe. |
| Nutzungsrechte nicht getrennt | Stehen sie in der Videozeile, wird eine spätere Erhöhung schwierig. |
| Keine Frist genannt | Ohne Frist verschiebt sich die Zahlung. |
| An die falsche Person geschickt | Frag, wohin die Rechnung geht: oft nicht an die Person, mit der du gearbeitet hast. |
Die steuerlichen Grundlagen
Jedes Land hat eigene Regeln, aber drei Prinzipien gelten überall:
- Bewahr alle ausgestellten Rechnungen auf. Sie sind die Grundlage der Erklärung.
- Leg bei jedem Eingang einen Prozentsatz zurück, für Steuern und Abgaben. Rechne dein Einkommen nicht brutto.
- Trenn Umsatz von Gewinn. Die Rechnung ist nicht das, was bleibt.
Wenn du für Kunden in einem anderen EU-Land arbeitest, gelten die Regeln für innergemeinschaftliche Dienstleistungen: Informier dich vor dem ersten Auftrag.
Wenn die Plattform es übernimmt
Auf einem Marktplatz ist der Zahlungsteil geregelt: Das Geld der Marke wird bei der Bestellung reserviert und nach freigegebener Lieferung ausgezahlt. Deine persönlichen Steuerpflichten bleiben, aber du läufst keiner Zahlung hinterher und stellst nicht für jede Bestellung eine Rechnung.
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Häufige Fragen
Braucht man eine Rechnungssoftware?
Nein. Eine wiederverwendbare Vorlage mit fortlaufender Nummer reicht am Anfang.
Werden Nutzungsrechte separat berechnet?
Ja, immer. In einer eigenen Zeile, damit du sie später erhöhen kannst.
Was ist die übliche Frist?
Dreißig Tage sind Standard. Bei neuen Kunden verlang die Hälfte im Voraus.
Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Schriftlich mahnen mit Hinweis auf die überschrittene Frist, dann keine sauberen Dateien mehr herausgeben.
