Eine klare Rechnung sorgt fürs Bezahltwerden und macht euch glaubwürdig. Hier, was sie enthalten muss, eine Vorlage zum Kopieren, die Steuergrundlagen und die Frage der Zahlung über eine Plattform.
Warum gutes Rechnungstellen alles verändert
Weil die Rechnung das einzige Dokument ist, das die Buchhaltung liest, und sie kennt weder eure Arbeit noch eure Ansprechperson noch den Zusammenhang. Fehlt eine Angabe, landet die Rechnung auf einem Wartestapel, und niemand sagt euch Bescheid. Eine vollständige Rechnung ist deshalb weniger eine Formalie als eine Abkürzung zur Zahlung.
Was eine Rechnung enthalten muss
Sieben Blöcke, in den meisten Fällen alle verpflichtend.
Eure vollständigen Angaben und eure Unternehmenskennung.
Die Angaben der Marke mit ihrer genauen Firmierung.
Die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
Die Aufschlüsselung der Leistungen, Zeile für Zeile.
Die eingeräumten Nutzungsrechte samt Dauer.
Der Nettobetrag, die anwendbare Steuer und die Summe.
Und das Fälligkeitsdatum, oben behandelt.
Eine Vorlage zum Kopieren
Kopf
Euer Name oder der eures Unternehmens, Anschrift, Kennung, Kontakt.
Empfänger
Firmierung der Marke, Rechnungsanschrift, Bestellreferenz, falls vorhanden.
Leistungszeilen
Videoproduktion, mit Zahl und Länge der Videos.
Nutzungslizenz, mit Medien und Dauer in Monaten.
Bezahlte Werbung, falls eingeräumt, in eigener Zeile.
Kategorieexklusivität, falls vereinbart.
Fuß
Nettosumme, anwendbare Steuer, Zahlbetrag, Bankverbindung, Fälligkeitsdatum und vorgesehene Verzugsfolgen.
Ist Steuer zu berechnen
Das hängt von eurem Status, eurem Land und dem der Marke ab, und dies bleibt allgemeine Information: die geltende Regel prüft man mit einer Steuerberatung, und eine grenzüberschreitende Rechnung folgt eigenen Angaben. Beständig ist nur, dass eine Rechnung klar sagen muss, ob Steuer anfällt und auf welcher Grundlage.
Wie man die Buchführung ordnet
Sieben Gewohnheiten genügen, ganz ohne komplizierte Software.
Ein Ordner je Jahr, ein Unterordner je Monat.
Eine fortlaufende Nummerierung, nie unterjährig zurückgesetzt.
Eine Tabelle mit Datum, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Stand.
Eine Kopie jedes angenommenen Angebots neben der Rechnung.
Eine feste Rücklage für Steuern.
Ein monatlicher Durchgang von dreißig Minuten.
Und die Aufbewahrung der Belege für die gesetzliche Dauer, mit der Steuerberatung zu klären.
Vor oder nach der Lieferung berechnen
Sechs Maßstäbe, je nach Kunde.
Neuer Kunde und großer Auftrag: Anzahlung bei Bestellung.
Neuer Kunde und kleiner Auftrag: Rechnung bei Lieferung.
Stammkunde: Rechnung bei Lieferung, ohne Anzahlung.
Langer Auftrag mit mehreren Videos: Abrechnung je Paket.
Verlängerte Lizenz: Rechnung zum Verlängerungsdatum.
Und angenommene Eilaufträge: immer Anzahlung, ausnahmslos.
Was bei begrenzter Lizenz zu ergänzen ist
Sechs Angaben, die euch ein Jahr später schützen.
Die erlaubten Medien, einzeln benannt.
Die genaue Dauer mit Enddatum.
Das Gebiet, falls begrenzt.
Die Exklusivität, falls vorhanden, mit ihrem Ende.
Der Satz, dass jede Nutzung außerhalb des Umfangs neu berechnet wird.
Und die Angabe zu den Rohdateien, abgetreten oder nicht.
Wie man eine Rechnung so schickt, dass sie gelesen wird
Sieben Versandvorkehrungen, oft entscheidender als der Inhalt.
An die Buchhaltung und an die bestellende Person senden.
Die Rechnung anhängen, nie in den Nachrichtentext setzen.
Ein allgemein lesbares Format nutzen, ohne besondere Software.
Die Datei mit Markenname und Nummer benennen.
Die Bestellreferenz in der Nachricht wiederholen.
Das Fälligkeitsdatum ausgeschrieben nennen.
Und höflich um eine Empfangsbestätigung bitten.
Was in den Betreff gehört
Fünf Elemente, in dieser Reihenfolge.
Das Wort Rechnung, zuerst.
Die Rechnungsnummer.
Der Name eures Unternehmens.
Die Bestellreferenz.
Und das Fälligkeitsdatum.
Was bei Zahlungsverzug zu tun ist
Sieben Schritte, der Reihe nach, ohne je lauter zu werden.
Prüfen, ob die Rechnung die richtige Stelle erreicht hat.
Am Fälligkeitstag eine sachliche Erinnerung senden.
Nach sieben Tagen nachfassen, die Rechnung beifügen.
Die bestellende Person ansprechen, nicht nur die Buchhaltung.
Die vorgesehenen Verzugsfolgen schriftlich in Erinnerung rufen.
Neue Aufträge vorerst aussetzen.
Und zuletzt eine förmliche Mahnung senden, deren Form mit einer Rechtsberatung geprüft wird.
Die Fehler, die eine Zahlung verzögern
Sechs Kleinigkeiten, die eine Rechnung zurückkommen lassen.
Eine ungenaue Firmierung.
Eine fehlende Bestellnummer.
Eine zu vage Leistungsbezeichnung.
Eine von der Lieferanschrift abweichende Rechnungsanschrift.
Eine Datei in einem Format, das die Buchhaltung nicht öffnen kann.
Und eine Rechnung an nur eine Person, die im Urlaub ist.
Was sich über eine Plattform ändert
Bei UGC MATCH zahlt die Marke bei Bestellung, das Geld wird nicht sofort freigegeben, und die Auszahlung erfolgt bei Freigabe. Die Plattform ist bei der Anmeldung kostenlos und ohne Abo: sie behält creatorseitig 10% des Preises ein, sodass der Creator 90% behält, und berechnet der Marke eine Servicegebühr von 6%, mindestens 1,50 EUR. Eure eigenen Erklärungspflichten bleiben eure und werden mit einer Steuerberatung geklärt.
Was auf einer korrekten Rechnung steht
| Zeile | Was sie enthält | Warum |
|---|---|---|
| Die Identität beider Seiten | Name, Adresse, Unternehmensnummer | Ohne sie ist die Rechnung ungültig |
| Die Leistung | Zahl der Videos, Formate, übertragene Rechte | Sie definiert, wofür gezahlt wird |
| Der Betrag | Netto, Steuer, Summe | Er muss aufgeschlüsselt sein |
| Die Bedingungen | Fälligkeit und Verzugsfolge | Sie machen eine Forderung belastbar |
Was zu jeder Rechnung aufbewahrt wird
Das angenommene Angebot, der Nachweis der Dateiübergabe und die schriftliche Freigabe. Dieses Trio macht aus einem Dissens eine Akte, und sein Fehlen macht aus einer Akte Aussage gegen Aussage.
Was mit einer Steuerberatung bestätigt wird
Die Pflichtangaben, das geltende Steuermodell und die Aufbewahrungsdauer. Diese Regeln hängen vom Sitz und von der Art der Kundschaft ab, sie werden nicht abgeschrieben.
Was ihr auch mit einer Plattform aufbewahrt
Sechs Unterlagen für eure eigene Ablage.
Die Übersicht jeder Bestellung.
Die Aufstellung der eingeräumten Rechte.
Die erhaltenen Beträge, Monat für Monat.
Der Austausch, der den Umfang ändert.
Die Liefernachweise.
Und die Lizenzenddaten, für eure Verlängerungsanfragen.
Ein letzter Maßstab: eine Rechnung muss nicht schön sein, sie muss vollständig und datiert sein. Nur diese beiden Dinge schaut die Buchhaltung an.
Quellen
- Portal do Empreendedor (MEI), Brazilian government
- Receita Federal, Brazilian tax authority
- Simples Nacional, official portal
- Urssaf, offizielles Portal für Auto-Entrepreneure
- Service Public, wie man Micro-Entrepreneur wird
- Service Public, Überschreiten der Umsatzgrenzen
- Agencia Tributaria, Spanish tax authority
- Spanish Social Security, self-employed registration (RETA)
- FÖD Wirtschaft, Unternehmensgründung in Belgien
- FÖD Finanzen, belgische Steuerbehörde
- Portal der belgischen Sozialversicherung
- Ministry of Finance, Costa Rica
Geprüft am 4. September 2026. Grenzen und Sätze ändern sich: Weichen dieser Leitfaden und die offizielle Quelle voneinander ab, gilt die offizielle Quelle.
