Europäische Firmen, amerikanische Firmen, und die zwei Fragen, die deine Rechnung verändern: wo sitzt der Kunde, und hat er eine Umsatzsteuernummer.
Die zwei Fragen, die alles verändern
Zwei Angaben entscheiden über die Behandlung, sonst nichts.
Wo der Kunde ansässig ist: im selben Land, in einem anderen Unionsland, oder außerhalb der Union.
Und ob es sich um ein steuerlich registriertes Unternehmen oder um eine Privatperson handelt.
Eine Anmerkung zur Vorgehensweise: stell diese beiden Fragen in der ersten Nachricht, noch vor dem Preis. Sie verändern den Betrag, den der Kunde sieht, und eine berichtigte Rechnung macht keinen guten Eindruck.
Die drei Fälle
Drei Sachverhalte, drei Behandlungen.
Der Kunde ist im eigenen Land ansässig: die Rechnung folgt den inländischen Regeln, mit der anwendbaren Steuer oder dem Befreiungshinweis, wenn du unter der Schwelle liegst.
Der Kunde ist ein in einem anderen Unionsland registriertes Unternehmen: die Steuer wird grundsätzlich nicht berechnet, die Verantwortung geht auf den Kunden über, sofern die Nummer gültig ist, oben behandelt, und sofern du selbst im Register der innergemeinschaftlichen Unternehmer geführt wirst.
Der Kunde ist außerhalb der Union ansässig: der Vorgang fällt grundsätzlich aus dem Anwendungsbereich, doch die Regel hängt von der Art der Leistung und vom Land ab und wird im Einzelfall geprüft.
Eine allgemeine Vorsicht: diese drei Fälle beschreiben das Prinzip, nicht deine Lage. Die genaue Regelung hängt von deinem Status und der erbrachten Leistung ab und wird vor der ersten Rechnung mit einer Steuerberatung geklärt, nicht erst zur Meldung.
Was auf dem Dokument stehen muss
Sieben Angaben, keine davon freiwillig.
Deine vollständigen Daten und deine Steuernummer.
Die Daten des Kunden und seine Steuernummer, sofern vorhanden.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer, ohne Lücke in der Reihe.
Das Ausstellungsdatum und das Leistungsdatum.
Die Beschreibung der erbrachten Leistung, genau genug, dass ein Dritter sie versteht.
Der Betrag, die Währung, und der angewandte Satz oder der entsprechende gesetzliche Befreiungshinweis.
Und die Zahlungsbedingungen, mit Frist und Bankverbindung.
Wie man kassiert, ohne Geld zu verlieren
Vier vor der ersten Rechnung zu klärende Punkte.
Wähl die Rechnungswährung und bleib dabei: in der eigenen Währung zu fakturieren, verlagert das Risiko auf den Kunden.
Vergleich die tatsächlichen Empfangskosten, feste Gebühren und Umrechnungsmarge eingeschlossen, die je nach Weg stark schwanken.
Leg fest, wer die Kosten der Auslandsüberweisung trägt, eine Angabe für das Dokument.
Und setz beim ersten Kunden eine kurze Zahlungsfrist, fünfzehn statt dreißig Tage.
Was aufzubewahren ist
Vier Unterlagen, für die gesetzliche Dauer.
Die gestellten Rechnungen, der Reihe nach.
Der datierte Nachweis der Gültigkeit der Steuernummer des Kunden.
Die Verträge oder schriftlichen Absprachen, die Leistung und abgetretene Rechte beschreiben.
Und die Zahlungsbelege, die Rechnung und eingegangene Überweisung verbinden.
Was sich mit dem Sitz der Kundschaft ändert
| Die Kundschaft | Was auf der Rechnung steht | Zu prüfender Punkt |
|---|---|---|
| Ein Unternehmen im selben Land | Die übliche lokale Steuer | Die Unternehmensnummer |
| Ein Unternehmen anderswo in der Union | Ein Hinweis auf Steuerschuldumkehr | Die gültige innergemeinschaftliche Nummer |
| Ein Unternehmen außerhalb der Union | Eine nicht steuerbare Leistung | Ein Nachweis der Niederlassung |
Was in der Akte bleibt
Das angenommene Angebot, der Vertrag, der Nachweis der Dateiübergabe, der Kontoauszug und der Tageskurs. Eine Prüfung verlangt diese fünf Belege, nicht die Rechnung allein.
Was mit einer Steuerberatung bestätigt wird
Das für Ihre Lage geltende Modell, die Behandlung der Umrechnung und die Schwelle, ab der die Meldung die Form wechselt. Das variiert und wird nicht von Kolleginnen abgeschrieben.
Wann man zur Steuerberatung geht
Drei Zeitpunkte, und nicht nur der erste.
Vor der ersten Auslandsrechnung, um die anwendbare Regelung zu bestätigen.
Wenn dein Umsatz sich einer Schwelle nähert, weil der Übertritt deine Pflichten ändert.
Und sobald ein Kunde eine besondere Behandlung verlangt, etwa einen Quellensteuerabzug, was bei manchen Ländern häufig vorkommt.
Ein letzter Maßstab: ins Ausland zu fakturieren ist nicht komplizierter, es verzeiht nur weniger. Zwei Prüfungen vor dem Versand kosten ein paar Minuten; derselbe Fehler in einer Prüfung entdeckt kostet die Steuer und die Sanktion.
