Una factura clara te hace cobrar y te vuelve creíble. Acá está lo que tiene que contener, un modelo para copiar, las bases del impuesto y la cuestión del pago por plataforma.
Por qué facturar bien lo cambia todo
Porque una factura es el único documento que lee el área contable, y no conoce ni tu trabajo, ni tu interlocutor, ni el contexto. Si falta una mención, la factura va a una pila en espera, y nadie te avisa. Una factura completa es entonces menos una formalidad que un atajo hacia el pago.
Qué tiene que contener una factura
Siete bloques, todos obligatorios en la mayoría de los casos.
Tus datos completos y tu identificación profesional.
Los datos de la marca, con su razón social exacta.
El número de factura y la fecha de emisión.
El detalle de las prestaciones, línea por línea.
Los derechos de uso cedidos, con su duración.
El monto sin impuestos, el impuesto aplicable y el total.
Y la fecha de vencimiento, tratada más arriba.
Un modelo para copiar
Encabezado
Tu nombre o el de tu estructura, dirección, identificación, contacto.
Destinatario
Razón social de la marca, dirección de facturación, referencia de pedido si existe.
Líneas de prestación
Producción de vídeo, con la cantidad de vídeos y su duración.
Licencia de uso, con los soportes y la duración en meses.
Publicidad paga, si se cede, en una línea distinta.
Exclusividad de categoría, si fue acordada.
Pie de factura
Total sin impuestos, impuesto aplicable, total a pagar, datos bancarios, fecha de vencimiento y penalidades por mora previstas.
¿Hay que facturar el impuesto?
Depende de tu estatus, de tu país y del de la marca, y estos elementos quedan en información general: la regla aplicable se verifica con un contador, y una factura transfronteriza sigue menciones particulares. Lo que sí es constante es que una factura tiene que indicar con claridad si el impuesto se aplica o no, y sobre qué base.
Cómo organizar la contabilidad
Siete hábitos que alcanzan, sin software complicado.
Una carpeta por año, una subcarpeta por mes.
Una numeración continua, nunca reiniciada en el año.
Una tabla con fecha, cliente, monto, vencimiento y estado.
Una copia de cada presupuesto aceptado, al lado de la factura.
Un apartado sistemático para los impuestos.
Una revisión mensual de treinta minutos.
Y la conservación de los comprobantes durante el plazo legal, a verificar con un contador.
Facturar antes o después de la entrega
Seis referencias para decidir según el cliente.
Cliente nuevo y pedido importante: seña al hacer el pedido.
Cliente nuevo y pedido chico: factura a la entrega.
Cliente habitual: factura a la entrega, sin seña.
Pedido largo con varios vídeos: facturación por lote.
Licencia renovada: factura en la fecha de renovación.
Y urgencia aceptada: seña siempre, sin excepción.
Qué agregar cuando la licencia es limitada
Seis menciones que te protegen un año después.
Los soportes autorizados, nombrados uno por uno.
La duración exacta, con la fecha de fin.
El territorio, si está limitado.
La exclusividad, si existe, con su término.
La frase que indica que todo uso fuera del alcance genera una nueva factura.
Y la mención de los archivos brutos, cedidos o no.
Cómo enviar una factura para que la lean
Siete precauciones de envío, muchas veces más decisivas que el contenido.
Enviar al área contable y a la persona que hizo el pedido.
Adjuntar la factura, nunca pegarla en el cuerpo del mensaje.
Usar un formato universal, legible sin software particular.
Nombrar el archivo con el nombre de la marca y el número.
Recordar la referencia de pedido en el mensaje.
Indicar la fecha de vencimiento con todas las letras.
Y pedir un acuse de recibo, con cortesía.
Qué poner en el asunto del mensaje
Cinco elementos, en este orden.
La palabra factura, primero.
El número de factura.
El nombre de tu estructura.
La referencia de pedido.
Y la fecha de vencimiento.
Qué hacer frente a un atraso de pago
Siete etapas, en orden, sin levantar nunca el tono.
Verificar que la factura llegó al área correspondiente.
Enviar un recordatorio neutro al vencimiento, ese mismo día.
Reclamar a los siete días, adjuntando la factura.
Contactar a la persona que hizo el pedido, no sólo a contabilidad.
Recordar por escrito las penalidades previstas.
Suspender los nuevos pedidos mientras tanto.
Y, como último recurso, enviar una intimación, cuya forma se verifica con un abogado.
Los errores que retrasan un pago
Seis detalles que hacen volver una factura.
Una razón social aproximada.
Un número de pedido faltante.
Una descripción de prestación demasiado vaga.
Una dirección de facturación distinta de la de entrega.
Un archivo enviado en un formato que contabilidad no puede abrir.
Y una factura enviada a una sola persona, de licencia.
Qué cambia cuando se pasa por una plataforma
En UGC MATCH, la marca paga al hacer el pedido, los fondos no se liberan enseguida, y el pago sale al validar. La plataforma es gratuita al registrarse y sin abono: retiene el 10% del precio del lado del creador, que entonces se queda con el 90%, y le factura a la marca gastos de servicio del 6%, con un mínimo de 1,50 EUR. Tus obligaciones declarativas personales siguen siendo tuyas y se verifican con un contador.
Lo que figura en una factura correcta
| Línea | Lo que contiene | Por qué |
|---|---|---|
| La identidad de ambas partes | Nombre, dirección, número de empresa | Sin ella la factura no es válida |
| La prestación | Número de vídeos, formatos, derechos cedidos | Define lo que se paga |
| El importe | Sin impuesto, impuesto, total | Debe estar desglosado |
| Las condiciones | Vencimiento y penalización por retraso | Hacen defendible un crédito |
Lo que se conserva con cada factura
El presupuesto aceptado, la prueba de entrega de los archivos y la validación escrita. Ese trío transforma un desacuerdo en expediente, y su ausencia transforma un expediente en palabra contra palabra.
Lo que se confirma con un contable
Las menciones obligatorias, el régimen de impuesto aplicable y la duración de conservación. Estas reglas dependen del lugar de establecimiento y del tipo de cliente, no se copian.
Qué hay que guardar incluso con una plataforma
Seis documentos a conservar de tu lado.
El resumen de cada pedido.
El detalle de los derechos cedidos.
Los montos percibidos, mes por mes.
Los intercambios que modifican el alcance.
Las pruebas de entrega.
Y las fechas de fin de licencia, para tus reclamos de renovación.
Una última referencia: una factura no necesita ser linda, necesita ser completa y fechada. Son las dos únicas cosas que contabilidad mira.
Fuentes
- Portal do Empreendedor (MEI), Gobierno de Brasil
- Receita Federal, administración tributaria de Brasil
- Simples Nacional, portal oficial
- Urssaf, portal oficial del auto-entrepreneur
- Service Public, cómo darse de alta como micro-entrepreneur
- Service Public, superar los umbrales de facturación
- Agencia Tributaria, sede electrónica
- Seguridad Social, afiliación de trabajadores autónomos (RETA)
- SPF Economie, alta de empresa en Bélgica
- SPF Finances, administración fiscal belga
- Portal de la seguridad social belga
- Ministerio de Hacienda, Costa Rica
Comprobado el 4 de septiembre de 2026. Los umbrales y los tipos cambian: si esta guía y la fuente oficial no coinciden, manda la fuente oficial.
