No es un trámite de fin de mes. El documento que sabés emitir decide el tamaño de los clientes que pueden trabajar con vos.
Qué debe llevar el comprobante
Siempre los mismos elementos, sea cual sea el régimen.
Tu identificación, la del cliente tal como está registrada, la fecha, un número correlativo, una descripción del servicio, el monto, y las menciones propias de tu situación fiscal.
El punto que más traba es el nombre del cliente: el de la marca no siempre es el de la entidad que paga. Pedilo por escrito antes de filmar, no en el momento de emitir.
La descripción cuenta más de lo que se cree
Escribí lo que hiciste, no lo que sos.
Producción de contenido audiovisual, cesión de derechos de uso por una duración determinada, montaje, adaptación: esos rótulos no se tratan igual en todos los casos, y un título vago frena el circuito de validación del lado del cliente.
Si el servicio incluye una parte de producción y una parte de licencia, decilo en dos líneas distintas y no en una sola.
Emitir antes o después del cobro
Depende del régimen y del tipo de operación, y no es un detalle de preferencia personal.
La regla aplicable se verifica con un contador una vez y para siempre, y después se escribe en tu procedimiento. Lo seguro es que el cliente no va a pagar sin documento, y que muchos exigen recibirlo antes de programar la transferencia.
El cliente grande tiene su circuito
No paga cuando enviás, paga cuando su sistema acepta.
Eso supone a menudo estar dado de alta como proveedor, aportar documentos de identificación, a veces datos bancarios validados por separado, y respetar un calendario de pago fijo.
Preguntá por ese circuito desde el primer intercambio. Alcanzan dos preguntas: qué necesitás de mi parte para darme de alta, y cuáles son tus días de pago.
El cliente extranjero no tiene las mismas exigencias
A veces pedirá un documento en inglés, una descripción distinta, o datos que tu formato habitual no lleva.
Las reglas aplicables a las prestaciones al exterior, las eventuales retenciones y los respaldos a conservar dependen de los dos países: se verifican con un contador antes del primer encargo internacional, no después.
Conservar todo
Los comprobantes emitidos, los contratos, los intercambios que validan un encargo, las pruebas de pago.
El plazo de conservación aplicable conviene verificarlo, pero el reflejo es simple: una carpeta por cliente, un archivo por mes, y una copia que no esté en tu teléfono.
Lo que se fija antes de la primera factura
| Punto | Lo que se decide | Dónde escribirlo |
|---|---|---|
| La moneda | Local o extranjera | El presupuesto |
| El tipo de cambio aplicado | El del día de emisión | La factura |
| Los gastos de transferencia | Quién los asume | Las condiciones |
| El plazo | Un número de días preciso | Las condiciones |
Lo que cuesta más de lo que se cree
Una conversión hecha dos veces, una transferencia mal enrutada, y un plazo bancario que desplaza la tesorería una semana. Estas tres partidas se anticipan, nunca se recuperan después.
Lo que se confirma con un contable local
El régimen declarativo aplicable a las prestaciones facturadas al extranjero, las obligaciones de cambio y los justificantes a conservar. Estas reglas evolucionan y no se copian de un colega.
Cuándo recurrir a un contador
Antes de lo que pensás, y no cuando llega un problema.
Una consulta al arrancar te hace elegir el régimen correcto, conocer tus vencimientos y evitar regularizaciones caras. Es el gasto que más rinde en el primer año de actividad.
