Trabajar para marcas en el extranjero cambia qué facturás, cómo te pagan y qué hay que escribir primero.
Qué cambia un cliente extranjero
Cuatro diferencias respecto de un cliente local.
El tipo de documento y el régimen aplicable, tratados más arriba.
La divisa, que casi nunca es la tuya.
El plazo de pago, muchas veces más largo, y el circuito por el que llega la plata.
Y el nivel de exigencia sobre la descripción de la prestación, más alto, porque la contabilidad que recibe la factura no te conoce.
Qué debe llevar el documento
Siete menciones, ninguna facultativa.
Tus datos completos y tu identificador fiscal.
Los datos completos del cliente, con su país y su identificador local.
Un número de documento secuencial.
La fecha de emisión y el período de la prestación.
Una descripción precisa del servicio, incluyendo los derechos cedidos, su duración y su territorio.
El monto, la divisa, y el tratamiento fiscal aplicable.
Y las condiciones de pago, con el plazo, los datos bancarios completos y el reparto de los gastos.
Lo que recibís no es lo que facturás
Cuatro diferencias entre el monto emitido y el monto recibido.
Los gastos del banco emisor, los del banco intermediario y los del banco receptor, que se acumulan.
El margen aplicado a la conversión, muchas veces más pesado que los gastos anunciados.
Las eventuales retenciones hechas por el cliente según las reglas de su propio país, que tienen que estar documentadas y recuperarse ante tu administración.
Y el plazo entre el pago y la disponibilidad efectiva de los fondos.
Una consecuencia de tarificación: integrá esas diferencias en tu precio desde el presupuesto, y escribí en el documento quién paga los gastos de transferencia. Un reclamo después de la recepción nunca prospera.
El circuito del cliente grande
Cinco etapas que sigue una factura en una empresa de tamaño importante.
La apertura de una cuenta de proveedor, que pide documentos y a veces lleva dos semanas.
Un número de orden de compra interno, sin el cual no se procesa ninguna factura.
La validación por la persona que hizo el pedido.
El paso por contabilidad, donde solo cuenta el documento.
Y el pago, agrupado en fecha fija, muchas veces una o dos veces por mes.
Una observación práctica: reclamá a la contabilidad, con el número de orden, no a tu interlocutor creativo. No tiene ningún poder sobre esa cadena.
Qué hay que conservar
Cuatro piezas, durante el plazo legal.
Las facturas emitidas, en orden.
Los contratos o intercambios escritos que describen la prestación y los derechos.
Los comprobantes de recepción de los fondos, que hacen el vínculo con la factura.
Y los documentos relativos a las eventuales retenciones hechas en el extranjero.
Lo que se fija antes de enviar la primera factura
| Punto | Lo que se decide | Dónde escribirlo |
|---|---|---|
| La moneda de facturación | La del cliente o la propia | El presupuesto |
| Quién asume los gastos de transferencia | El cliente, en general | La línea de condiciones |
| El tipo de cambio aplicado | El del día de emisión | La factura misma |
Lo que cuesta más de lo que se cree
Una transferencia internacional mal enrutada, una conversión hecha dos veces, y un plazo bancario que desplaza la tesorería una semana. Estas tres partidas se anticipan, no se recuperan.
Lo que se confirma antes de comprometerse
El régimen declarativo aplicable a las prestaciones facturadas al extranjero, las obligaciones de cambio y los justificantes a conservar. Estas reglas evolucionan y se confirman con un contable local.
Cuándo ver a un contador
Tres momentos.
Antes de la primera factura de exportación, para validar el tipo de documento y la inscripción requerida.
Cuando un cliente pide un tratamiento particular, retención o formulario.
Y en cada cambio de volumen, porque el régimen aplicable depende también de tu nivel de actividad.
Una última referencia: un cliente extranjero no juzga tu factura por su belleza, la juzga por su capacidad de pasar en un sistema contable que él tampoco controla. Una factura que pasa a la primera vale una relación que dura.
