Factura electrónica para hacer UGC en Costa Rica

La factura electrónica es el trámite que separa a un creador que trabaja con hoteles, empresas y agencias de uno que solo trabaja con conocidos. En Costa Rica no es un detalle contable: es la puerta de entrada a los clientes que pagan bien.

Por qué decide tu cartera de clientes

Una empresa formal necesita respaldar cada gasto. Si no puede registrar lo que te paga como servicio contratado, sencillamente no te contrata, por muy bueno que sea tu material.

Los hoteles, las compañías de zona franca, las agencias de publicidad y cualquier marca con contabilidad ordenada están en esa situación. Sin comprobante electrónico, esas conversaciones terminan en el primer correo.

Qué implica inscribirse

Hay que inscribirse ante Hacienda como contribuyente, declarar la actividad económica que vas a ejercer y habilitarte para emitir comprobantes electrónicos.

Después necesitas un medio para emitirlos: existen soluciones gratuitas y de pago, y la mayoría de contadores te configuran el proceso en una sola sesión. La inversión inicial es baja comparada con el primer cliente formal que desbloquea.

Qué debe llevar tu factura

Tus datos como emisor y los del cliente como receptor, con identificación.
Descripción real del servicio: producción de piezas de video y, en línea aparte, la licencia de uso.
Cantidad, precio unitario y subtotal.
El impuesto sobre el valor agregado que corresponda al servicio.
Total y condiciones de pago.

Separar producción y licencia en dos líneas deja por escrito que el uso publicitario es un concepto propio, y facilita cobrar su ampliación más adelante.

Clientes del exterior

Facturar a un cliente fuera de Costa Rica tiene un tratamiento distinto al de un cliente local. Es la parte donde más se equivoca la gente y donde un contador se paga solo.

No improvises: pregunta antes de emitir la primera factura internacional, sobre todo si vas a recibir el pago en una cuenta en dólares o a través de una plataforma.

Cuándo dar el paso

Cuando veas ingresos que se repiten, no antes ni mucho después. Muchos creadores hacen dos o tres trabajos pequeños, confirman que hay demanda y entonces se formalizan para poder aceptar el primer cliente serio.

Lo que no funciona es pasar un año facturando informalmente. La pregunta sobre la factura llega en el primer correo de cualquier cliente grande.

Por dónde seguir

Formalizarte no te hace mejor creador, pero te abre la puerta de los clientes que pagan bien. Nuestra guía sobre cómo ser creador de UGC cubre el resto del camino.