Facturaste 400 euros. La transferencia dice 372. No falló nada, nadie te ha recortado, y el importe que falta no está perdido. Simplemente una factura portuguesa tiene dos piezas móviles que tiran en sentidos opuestos, y ninguna de las dos es la cifra que acordaste con el cliente.
Este es el artículo que conviene leer una vez, con calma, antes de la primera factura y no después.
Las dos piezas móviles
El IVA se suma. Añades el tipo aplicable a tus honorarios. Ese dinero nunca es tuyo. Lo cobras por cuenta del Estado y lo entregas más tarde.
La retención se resta. Cuando facturas a una empresa portuguesa, esa empresa se queda una parte como anticipo de tu impuesto sobre la renta y la ingresa a Hacienda en tu nombre.
Así que la base acordada sube por una y baja por la otra, y la transferencia que llega es una tercera cifra que no aparece en ninguna parte de tu conversación con el cliente. Una vez que lo has visto ocurrir, deja de alarmar.
El IVA, y por qué no es tu dinero
El régimen de exención
Las actividades pequeñas pueden operar en exención, por debajo de un umbral de facturación. Mientras estás exento no añades IVA, y tu factura lleva la mención legal que explica por qué. Esa mención no es un adorno opcional: sin ella, un departamento contable no puede distinguir una factura exenta de una factura equivocada.
El umbral se mueve. Es, sin competencia, el consejo más caducado que circula en los grupos de creadores, donde alguien cita con seguridad una cifra que leyó hace tres años. Comprueba el número vigente en el Portal das Finanças, y vuelve a comprobarlo cada año.
Cruzar el umbral
Pasarse no es una catástrofe, es un cambio de régimen. A partir de ahí repercutes IVA, en general puedes recuperar el que pagas en tus propias compras, y tus obligaciones se hacen más pesadas.
Lo que pilla por sorpresa es comercial, no administrativo. Si tus precios se construyeron estando exento y ahora añades IVA encima, un cliente particular ve subir tu precio. Un cliente empresa ni se inmuta, porque el IVA le resulta neutro. Esa diferencia conviene conocerla antes de que llegue.
La retención, y por qué no está perdida
Quién retiene
Retiene una empresa portuguesa u otro profesional. Un particular, no. Por eso una factura a una sociedad y una factura a una persona no producen la misma transferencia, y por eso vale la pena decirlo al presupuestar, para que nadie piense que manejas dos precios.
El importe retenido se ingresa a Hacienda a tu nombre. En la declaración anual cuenta a tu favor. No lo pierdes, pagas parte de tu impuesto por adelantado, una factura cada vez.
Qué le hace a tu tesorería
Alisa el año y aprieta el mes. Tus ingresos llegan ya parcialmente tributados, lo cual es cómodo en junio. También significa que el dinero que ves no es el dinero que ganaste, y tomar la transferencia por tu margen es como un buen año se convierte en una sorpresa desagradable.
Aparta una parte de cada factura desde la primera. No porque el impuesto vaya a ser brutal, sino porque la costumbre no cuesta nada al empezar y duele instalarla más tarde.
Qué debe llevar el recibo verde
Una factura no es una nota diciendo cuánto te deben. Es un documento contable, y un campo que falta no es un detalle: es un documento que el departamento contable del cliente no tiene permitido registrar. Cuando no puede registrarlo, no lo paga, y un proyecto de tres días se convierte en uno de cinco semanas.
| Qué tiene que aparecer | Qué pasa cuando falta |
|---|---|
| Tu nombre y número fiscal | El gasto no se puede atribuir a ningún proveedor |
| Los datos fiscales completos del cliente | La factura no se puede casar con sus registros |
| Un número secuencial y una fecha | El documento no tiene sitio en la secuencia contable |
| Una descripción real del servicio | "Servicios" a secas genera una pregunta, y las preguntas cuestan semanas |
| La base imponible, indicada aparte | Nadie puede calcular lo que se debe frente a lo que se declara |
| El tipo e importe de IVA, o la mención de exención | El documento se lee como incorrecto y no como exento |
| La retención, cuando aplica | La transferencia no cuadrará con la factura |
Describe el trabajo de forma que lo entienda alguien de fuera: tres vídeos verticales, derechos publicitarios durante seis meses, una ronda de revisiones. Esa línea también te protege si alguna vez hay desacuerdo sobre qué se compró.
Facturar fuera de Portugal
Aquí es donde sube la tarifa y donde se concentran los errores, porque el tratamiento cambia según quién es el cliente y dónde está.
Una empresa en la Unión Europea
Con un número de IVA intracomunitario válido, el servicio va en general sin IVA portugués y lleva la mención de inversión del sujeto pasivo. Tienes que estar registrado para operaciones intracomunitarias, y compruebas que su número es válido antes de emitir, no después.
Un cliente fuera de la Unión Europea
Por regla general el servicio no lleva IVA portugués, pero la operación existe, se declara y se conserva. Pueden pedirte un formulario de su país. Nada de esto hace la factura invisible, que es justo la suposición que reaparece dos años después.
En todos los casos, acuerda la divisa antes de empezar. Si facturas en una moneda y cobras en otra, alguien absorbe la conversión, y por defecto ese alguien eres tú.
Qué puedes deducir
Gastos realmente usados para la actividad: equipo, suscripciones de software, una parte del teléfono y la conexión, el seguro profesional, un asesor. La palabra que trabaja en esa frase es "realmente". Una cámara que usas para encargos es un gasto; la misma comprada para las vacaciones no lo es, y la diferencia importa si alguien pregunta.
Guarda cada factura que emites y cada factura que recibes. No en un cajón: en una carpeta, nombrada de forma coherente, desde el primer mes. Reconstruir un año de justificantes en abril es una miseria particular y perfectamente evitable.
La costumbre que lo hace fácil
Emite la factura el día que entregas, no el día que te acuerdas. Los plazos de pago solo empiezan a contar desde la fecha de factura, así que un recibo escrito con dos semanas de retraso son dos semanas de tu dinero durmiendo en la cuenta de otro.
Y pon las condiciones de pago en el propio documento. Una fecha en la factura convierte una expectativa vaga en algo que puedes señalar, que es toda la diferencia entre reclamar con soltura y reclamar con incomodidad.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué la transferencia es menor que la factura?
Se aplicó la retención. Es un anticipo de tu impuesto sobre la renta y cuenta a tu favor en la declaración anual.
¿Añado IVA desde la primera factura?
Solo si estás fuera del régimen de exención. Comprueba el umbral vigente en el Portal das Finanças en lugar de fiarte de un foro.
¿Un cliente particular retiene?
No. Solo lo hacen las empresas y otros profesionales, y por eso el mismo honorario produce dos transferencias distintas.
¿Cuándo emito la factura?
El día que entregas. Los plazos corren desde la fecha de factura, no desde el día en que se hizo el trabajo.
Fuentes
- Portal das Finanças, administración fiscal de Portugal
- Portal das Finanças, información al contribuyente
Comprobado el 27 de agosto de 2026. Los umbrales y los tipos cambian: si esta guía y la fuente oficial no coinciden, manda la fuente oficial.