Non è una formalità di fine mese. Il documento che sai emettere decide la taglia dei clienti che possono lavorare con te.
Cosa deve riportare il documento
Sempre gli stessi elementi, qualunque sia il regime.
La tua identificazione, quella del cliente così com'è registrata, la data, un numero progressivo, una descrizione del servizio, l'importo, e le diciture proprie della tua situazione fiscale.
Il punto che si inceppa più spesso è il nome del cliente: quello della marca non è sempre quello dell'entità che paga. Chiedilo per iscritto prima di girare, non al momento di emettere.
La descrizione conta più di quanto si creda
Scrivi cosa hai fatto, non cosa sei.
Produzione di contenuto video, cessione di diritti d'uso per una durata determinata, montaggio, adattamento: quelle diciture non si trattano allo stesso modo in ogni caso, e un titolo vago rallenta il circuito di approvazione dal lato del cliente.
Se il servizio comprende una parte di produzione e una parte di licenza, dillo in due righe distinte e non in una sola.
Emettere prima o dopo l'incasso
Dipende dal regime e dal tipo di operazione, e non è un dettaglio di preferenza personale.
La regola applicabile si verifica con un commercialista una volta per tutte, poi si scrive nella tua procedura. Certo è che il cliente non pagherà senza documento, e che molti pretendono di riceverlo prima di programmare il bonifico.
Il cliente grande ha il suo circuito
Non paga quando invii, paga quando il suo sistema accetta.
Questo comporta spesso l'iscrizione come fornitore, la consegna di documenti di identificazione, a volte coordinate bancarie validate a parte, e il rispetto di un calendario di pagamento fisso.
Chiedi di quel circuito fin dal primo scambio. Bastano due domande: cosa ti serve da parte mia per registrarmi, e quali sono i tuoi giorni di pagamento.
Il cliente straniero non ha le stesse esigenze
Chiederà a volte un documento in inglese, una descrizione diversa, o dati che il tuo formato abituale non riporta.
Le regole applicabili alle prestazioni verso l'estero, le eventuali ritenute e i giustificativi da conservare dipendono dai due paesi: si verificano con un commercialista prima del primo ordine internazionale, non dopo.
Conservare tutto
I documenti emessi, i contratti, gli scambi che confermano un ordine, le prove di pagamento.
Il termine di conservazione applicabile va verificato, ma l'abitudine è semplice: una cartella per cliente, un file al mese, e una copia che non sia sul tuo telefono.
Cosa si fissa prima della prima fattura
| Punto | Cosa si decide | Dove scriverlo |
|---|---|---|
| La valuta | Locale o estera | Il preventivo |
| Il cambio applicato | Quello del giorno di emissione | La fattura |
| Le spese di bonifico | Chi le sostiene | Le condizioni |
| Il termine | Un numero preciso di giorni | Le condizioni |
Cosa costa più di quanto si creda
Una conversione fatta due volte, un bonifico mal instradato, e un ritardo bancario che sposta la cassa di una settimana. Queste tre voci si anticipano, non si recuperano mai dopo.
Cosa si conferma con un commercialista locale
Il regime dichiarativo per le prestazioni fatturate all'estero, gli obblighi valutari e i giustificativi da conservare. Queste regole cambiano e non si copiano da un collega.
Quando rivolgersi a un commercialista
Prima di quanto pensi, e non quando arriva un problema.
Una consulenza all'avvio ti fa scegliere il regime giusto, conoscere le tue scadenze ed evitare recuperi costosi. È la spesa che rende di più nel primo anno di attività.
