Lavorare per marche all'estero cambia cosa fatturi, come vieni pagato e cosa scrivere per primo.
Cosa cambia un cliente estero
Quattro differenze rispetto a un cliente locale.
Il tipo di documento e il regime applicabile, trattati sopra.
La valuta, che non è quasi mai la tua.
Il termine di pagamento, spesso più lungo, e il percorso con cui il denaro arriva.
E il livello di esigenza sulla descrizione della prestazione, più alto, perché l'amministrazione che riceve la fattura non ti conosce.
Cosa deve riportare il documento
Sette indicazioni, nessuna facoltativa.
I tuoi dati completi e il tuo identificativo fiscale.
I dati completi del cliente, con il suo paese e il suo identificativo locale.
Un numero di documento progressivo.
La data di emissione e il periodo della prestazione.
Una descrizione precisa del servizio, compresi i diritti ceduti, la loro durata e il loro territorio.
L'importo, la valuta, e il trattamento fiscale applicabile.
E le condizioni di pagamento, con il termine, le coordinate bancarie complete e la ripartizione delle spese.
Quello che ricevi non è quello che fatturi
Quattro scarti tra l'importo emesso e l'importo ricevuto.
Le spese della banca emittente, di quella intermediaria e di quella ricevente, che si sommano.
Il margine applicato alla conversione, spesso più pesante delle spese dichiarate.
Le eventuali ritenute operate dal cliente secondo le regole del suo paese, che vanno documentate e recuperate presso la tua amministrazione.
E il tempo tra il pagamento e l'effettiva disponibilità dei fondi.
Una conseguenza sui prezzi: incorpora quegli scarti nel prezzo già nel preventivo, e scrivi sul documento chi paga le spese di bonifico. Un reclamo dopo l'incasso non porta mai a nulla.
Il circuito del grande cliente
Cinque tappe che una fattura segue in un'azienda di dimensioni rilevanti.
L'apertura di un'anagrafica fornitore, che richiede documenti e talvolta due settimane.
Un numero d'ordine interno, senza il quale nessuna fattura viene lavorata.
L'approvazione da parte di chi ha ordinato.
Il passaggio in amministrazione, dove conta solo il documento.
E il pagamento, raggruppato a data fissa, spesso una o due volte al mese.
Una nota pratica: sollecita l'amministrazione, con il numero d'ordine, non il tuo interlocutore creativo. Non ha alcun potere su quella catena.
Cosa conservare
Quattro documenti, per il periodo di legge.
Le fatture emesse, in ordine.
I contratti o gli scambi scritti che descrivono la prestazione e i diritti.
Le prove di incasso, che fanno il collegamento con la fattura.
E i documenti relativi alle eventuali ritenute operate all'estero.
Cosa si fissa prima di emettere la prima fattura
| Punto | Cosa si decide | Dove scriverlo |
|---|---|---|
| La valuta di fatturazione | Quella del cliente o la propria | Il preventivo |
| Chi sostiene le spese di bonifico | Il cliente, di norma | La riga delle condizioni |
| Il cambio applicato | Quello del giorno di emissione | La fattura stessa |
Cosa costa più di quanto si creda
Un bonifico internazionale mal instradato, una conversione fatta due volte, e un ritardo bancario che sposta la cassa di una settimana. Queste tre voci si anticipano, non si recuperano.
Cosa si conferma prima di impegnarsi
Il regime dichiarativo applicabile alle prestazioni fatturate all'estero, gli obblighi valutari e i giustificativi da conservare. Queste regole cambiano e si confermano con un commercialista locale.
Quando vedere un commercialista
Tre momenti.
Prima della prima fattura all'esportazione, per convalidare il tipo di documento e l'iscrizione richiesta.
Quando un cliente chiede un trattamento particolare, ritenuta o modulo.
E a ogni cambio di volume, perché il regime applicabile dipende anche dal tuo livello di attività.
Un ultimo riferimento: un cliente estero non giudica la tua fattura dalla sua bellezza, la giudica dalla capacità di passare in un sistema contabile che nemmeno lui controlla. Una fattura che passa al primo colpo vale un rapporto che dura.
