Un cliente fiammingo, quindi mandi la fattura in neerlandese. Buon riflesso, oggetto sbagliato: la lingua dei tuoi documenti segue la tua sede operativa.
Il principio che nessuno spiega
Tre elementi che decidono, e uno che non decide.
Il luogo della tua sede operativa, che determina il regime linguistico applicabile ai tuoi documenti.
La natura del documento: fattura, contratto di lavoro, documento previdenziale, ciascuno con regole proprie.
E la lingua ufficiale della regione interessata.
Cosa non decide: la lingua del cliente, la sua preferenza, o quella della conversazione che avete avuto.
Segue te, non il cliente
Tre conseguenze pratiche.
Non devi cambiare lingua di fatturazione a seconda dei clienti: un creator stabilito in una regione emette sempre nella stessa lingua, chiunque siano i suoi interlocutori.
Un cliente stabilito altrove nel paese riceve quindi un documento in una lingua che non è la sua, ed è normale.
E un trasferimento della tua sede cambia i tuoi obblighi, il che comporta aggiornare i modelli.
La domanda da porre una volta
Quattro domande da porre a un commercialista, in una sola volta, al momento dell'iscrizione.
Quale regime linguistico si applica alla mia sede operativa.
Quali documenti sono interessati e quali no.
Come trattare i clienti situati fuori dal paese.
E che forma deve avere un'eventuale traduzione allegata.
Una nota: quelle quattro risposte stanno in una pagina e servono per anni. È il miglior rapporto tra tempo speso e problemi evitati di tutta la vita amministrativa di un creator.
A cosa serve la versione di cortesia
Quattro usi legittimi di una traduzione.
Facilitare la lettura a un interlocutore che non parla la lingua del documento.
Accelerare l'approvazione interna dal cliente, che deve capire ciò che approva.
Evitare domande inutili sul dettaglio delle righe.
E mostrare un'attenzione commerciale, che conta in un rapporto duraturo.
Tre regole perché quella versione non crei problemi.
È allegata, mai sostituita all'originale.
Riporta una dicitura che indica che si tratta di una traduzione non ufficiale.
E riprende esattamente gli stessi importi e le stesse righe, senza arrotondamenti né semplificazioni.
Cosa decide la lingua di ogni documento
| Documento | Lingua da usare | Perché |
|---|---|---|
| Il preventivo e il contratto | Quella del cliente | È lui che deve capire cosa firma |
| La fattura | Quella ammessa dalla sua amministrazione | Vale come documento contabile |
| La voce del video | Quella del pubblico puntato | Non c'entra con le altre due |
Cosa si risolve con una frase nel preventivo
Precisare la lingua dei file consegnati e quella degli scambi. Un incarico in cui la marca scrive in una lingua e attende una voce in un'altra si ripara male dopo le riprese.
Cosa si verifica prima di emettere
Le diciture obbligatorie, la lingua ammessa e le regole di conservazione applicabili alla tua situazione. Questi punti si confermano con un commercialista, variano secondo il luogo di stabilimento.
Cosa non cambia
Cinque cose che restano identiche qualunque sia la lingua.
Le indicazioni obbligatorie della fattura, che devono comparire tutte.
La numerazione continua, senza buchi nella serie.
I termini di pagamento e le condizioni concordate.
Il trattamento dell'imposta, che dipende dalla posizione del cliente e non dalla lingua.
E i tuoi obblighi di conservazione dei documenti.
Un ultimo riferimento: la lingua dei tuoi documenti non è un segno di attenzione, è una caratteristica della tua impresa. Ciò che fa piacere a un cliente è una fattura corretta che passa al primo colpo in amministrazione, non un documento tradotto che andrà rifatto.
