Un ritardo di pagamento sembra personale e quasi mai lo è. Ha tre cause distinte, e il messaggio che sblocca cambia in ciascun caso.
Perché si blocca, secondo chi sollecitate
Sei situazioni, con ciò che le distingue.
Chi ha ordinato non ha trasmesso la fattura.
L'ufficio contabile attende un riferimento mancante.
Chi deve approvare è assente o ha cambiato ruolo.
Il pagamento è raggruppato in una data fissa del mese.
L'intermediario attende a sua volta di essere pagato dal cliente.
E la struttura ha cambiato nome o indirizzo di fatturazione.
Come individuare la tappa bloccata
Sei domande da porre, in un solo messaggio.
La fattura è stata effettivamente ricevuta.
A quale indirizzo è stata trasmessa.
Quale riferimento manca, se manca.
Chi deve approvarla, ed entro quanto.
In che data partono i pagamenti raggruppati.
E a chi scrivere se nulla si muove.
Scrivere all'interlocutore giusto
Sei regole semplici.
Scrivere sempre prima a chi ha ordinato.
Mettere la contabilità in copia, mai da sola.
Richiamare il riferimento d'ordine nell'oggetto.
Allegare di nuovo la fattura, senza rimproveri.
Chiedere un'informazione, non un pagamento.
E proporre una data di risposta, non una minaccia.
Cosa fissare prima del lavoro
Sette elementi, scritti prima delle prime riprese.
Il nome esatto della struttura che pagherà.
L'indirizzo di fatturazione.
Il riferimento d'ordine, se esiste.
Il nome della persona che approva.
La data di pagamento, non un termine.
Il canale con cui inviare la fattura.
E cosa succede se l'approvazione ritarda.
Le due righe che fanno il lavoro
Bastano due frasi, scritte appena il preventivo è accettato. La prima: la fattura sarà inviata il giorno della consegna, a quell'indirizzo, con quel riferimento. La seconda: il pagamento è atteso in quella data, scritta per esteso. Quelle due righe eliminano metà dei ritardi, perché eliminano metà delle domande interne.
Il calendario dei solleciti
Sei tappe, senza mai alzare il tono.
Il giorno della scadenza, un promemoria neutro.
Sette giorni dopo, un messaggio con la fattura allegata.
Quattordici giorni dopo, una telefonata breve se il contatto esiste.
Ventuno giorni dopo, un messaggio scritto a chi ha ordinato e alla contabilità.
Trenta giorni dopo, un richiamo delle condizioni concordate.
E oltre, una diffida, la cui forma si verifica con un legale.
Vanno fatturati interessi di mora
Le regole su penali e indennizzi fra professionisti dipendono dal contratto e dalla normativa vigente: questi elementi restano informazioni generali e si verificano con un legale. Ciò che è costante è che una dicitura prevista nel preventivo pesa più di una richiesta improvvisata dopo, e che spesso è più utile come promemoria che come somma realmente pretesa.
Quando la marca contesta il lavoro
Sei reazioni possibili, in ordine.
Chiedere con precisione cosa non va, al secondo.
Verificare se la richiesta figurava nel brief.
Correggere ciò che rientra nel brief, senza discutere.
Fatturare ciò che non c'era, con calma.
Proporre una sola tornata di correzioni, non più.
E consegnare la versione corretta con l'elenco delle modifiche.
Si può sospendere un secondo incarico
Sei riferimenti per decidere senza mettersi in torto.
Verificare cosa prevede l'accordo scritto.
Avvisare prima di sospendere, mai dopo.
Distinguere sospensione e annullamento.
Proporre una ripresa condizionata al saldo.
Evitare di trattenere un file già pagato.
E far verificare il caso preciso con un legale se l'importo è rilevante.
Cosa deve contenere un sollecito
Sette elementi, in un messaggio di sei righe.
Il numero di fattura, nell'oggetto.
Il riferimento d'ordine.
La data di scadenza, richiamata.
L'importo, in cifre.
La fattura, di nuovo allegata.
Una domanda precisa, non una richiesta.
E una data di risposta proposta.
L'acconto, e quando continuare con un cliente
Sei riferimenti, secondo il cliente.
Cliente nuovo: acconto sempre.
Importo rilevante: acconto più alto.
Tempo lungo fra ordine e consegna: acconto all'ordine.
Cliente abituale che paga bene: nessun acconto.
Urgenza accettata: acconto più maggiorazione.
E acconto incassato prima di ogni ripresa, senza eccezioni.
Come decidere se proseguire con un cliente
Sei criteri, da rilevare dopo ogni incarico.
I tempi di pagamento reali, non quelli annunciati.
Il numero di solleciti necessari.
La chiarezza del brief fornito.
Il numero di modifiche fuori perimetro richieste.
La rapidità dei ritorni.
E il comportamento quando sorge un problema.
Cosa protegge davvero
Sette abitudini, tutte a monte.
Un preventivo accettato per iscritto, prima di ogni ripresa.
Una data di pagamento, non un termine.
Una fattura completa fin dal primo invio.
Un acconto per ogni nuovo cliente.
Il passaggio da una piattaforma quando l'importo è alto.
Una traccia datata di ogni tappa.
E un tetto di esposizione per cliente, deciso in anticipo.
Le domande da porre al primo scambio
Cinque informazioni, ottenute prima di accettare.
Il nome esatto della struttura che pagherà.
L'indirizzo a cui inviare la fattura.
La persona che approva internamente.
La data in cui partono i pagamenti.
E il riferimento d'ordine da richiamare.
Cosa cambia una piattaforma, e cosa conviene conservare
Su UGC MATCH la marca paga all'ordine, i fondi non sono subito rilasciati, il video viene consegnato in uno spazio privato, e il pagamento parte all'approvazione. Il percorso interno del cliente sparisce dal problema, il che elimina la causa più frequente dei ritardi.
Cosa conservare nel fascicolo cliente
Sette documenti, archiviati man mano.
Il preventivo accettato per iscritto.
Il brief inviato prima delle riprese.
La prova di consegna, datata.
La fattura emessa.
Gli scambi che modificano il perimetro.
I solleciti inviati, con la data.
E la prova di pagamento, quando arriva.
Cosa si fissa prima di iniziare
| Il punto | Cosa si scrive | Dove |
|---|---|---|
| Cosa attiva il pagamento | All'ordine o alla convalida | Il preventivo |
| Il termine | Un numero preciso di giorni | Le condizioni |
| La lingua della fattura | Quella ammessa dal cliente | Il preventivo |
| Il ritardo | Una penale annunciata | Le condizioni |
Cosa protegge davvero
La prova di consegna dei file e la convalida scritta. Questi due documenti trasformano un disaccordo in un fascicolo leggibile, mentre uno scambio verbale non prova nulla.
Cosa si chiede su un primo incarico
Un acconto. Presentato come una regola e non come una diffidenza, non offende nessuno ed elimina quasi tutti gli insoluti con i clienti nuovi.
La parte che nessuno dice
Sei verità utili, raramente scritte.
La maggior parte dei ritardi nasce da un documento incompleto, non da malafede.
Un sollecito cortese funziona meglio di uno duro.
Una telefonata breve spesso sblocca ciò che tre messaggi non hanno sbloccato.
Il silenzio prolungato viene quasi sempre da una persona assente.
Un cliente che paga tardi una volta non è un cattivo cliente.
E un cliente che non risponde mai lo è.
Un ultimo riferimento: non chiedete i vostri soldi, chiedete a che punto è il documento. La differenza di formulazione cambia la velocità della risposta.
