Il ritardo di pagamento più comune qui non è un rifiuto di pagare. È una fattura che non è mai entrata nel sistema del cliente.
Come pagano i clienti italiani
Tre abitudini, da conoscere prima di trattare.
Il bonifico domina, e parte quasi sempre a data fissa: le imprese raggruppano i pagamenti in uno o due giorni al mese. Una fattura che arriva subito dopo quella data aspetta il ciclo successivo, il che aggiunge un mese senza che nessuno sia in malafede.
I termini dichiarati sono spesso lunghi, e si trattano più facilmente di quanto si creda quando si offre una contropartita: un pagamento rapido contro un piccolo sconto, o una rateizzazione.
Infine, chi ordina non è quasi mai chi paga. Il tuo interlocutore è nel marketing, la tua fattura è trattata dall'amministrazione, e quei due mondi si parlano una volta al mese.
Le tre protezioni minime
Bastano nella grande maggioranza dei casi.
Un acconto all'ordine per ogni nuovo cliente, o per ogni incarico sopra un importo che fissi in anticipo.
Un documento scritto, anche breve, che dica cosa viene consegnato, a quale data, a quale prezzo, con quale durata dei diritti, e con quale termine di pagamento.
E la consegna in due tempi: una versione filigranata o a bassa definizione per l'approvazione, i file definitivi alla ricezione del pagamento o del saldo.
Questi tre elementi non proteggono dalla malafede, proteggono dalla dimenticanza, che è la causa reale della maggior parte degli insoluti.
Cosa fare quando il pagamento non arriva
Una sequenza, calma e documentata.
Primo tempo: verifica che la fattura sia davvero arrivata nel loro sistema, per la ragione descritta nel riquadro. È il caso più frequente, e si risolve in un giorno.
Secondo tempo: scrivi a chi ha ordinato, allegando il documento e la data di scadenza, senza rimproveri. Trasmetterà, perché è il suo fornitore che rischia di perdere.
Terzo tempo: chiedi il contatto diretto dell'amministrazione e rivolgiti a lei, con il riferimento d'ordine.
Quarto tempo: sospendi i lavori in corso, dicendolo chiaramente e senza aggressività. Una sospensione annunciata risolve più situazioni di un ulteriore sollecito.
Oltre a questo, i rimedi possibili, gli interessi applicabili e la procedura dipendono dalla tua situazione e si verificano con un legale. L'importante è conservare ogni scambio per iscritto fin dall'inizio.
Cosa protegge a ogni fase
| Fase | La garanzia | Cosa evita |
|---|---|---|
| Prima delle riprese | Un acconto o un pagamento depositato | Un lavoro interamente a credito |
| Alla consegna | Prima un file in qualità ridotta | Una diffusione senza saldo |
| Dopo la fattura | Un sollecito datato a sette giorni | Una dimenticanza che si radica |
Cosa si mette per iscritto prima di iniziare
L'importo, la data di scadenza, il mezzo di pagamento e cosa succede in caso di ritardo: bastano tre righe.
Cosa si fa quando la fattura non viene saldata
Un sollecito scritto, poi un richiamo formale con data limite, poi lo stop a ogni nuovo ordine. I passi successivi sono da confermare con un legale.
La soluzione strutturale
Sta in una frase: fai in modo che il pagamento non dipenda dalla buona volontà.
Vuol dire un acconto sistematico, consegne trattenute fino al saldo, e clienti ricorrenti di cui conosci il ciclo di pagamento.
Vuol dire anche rifiutare, una volta, un cliente che rifiuta ogni anticipo e impone un termine lunghissimo senza ordine scritto. Quel rifiuto costa un incarico; accettarlo costa spesso tre mesi di cassa e molta energia.
Il miglior indicatore di salute della tua attività non è il fatturato, è il numero di giorni tra la consegna e il denaro disponibile.
