Una fattura chiara vi fa pagare e vi rende credibili. Ecco cosa deve contenere, un modello da copiare, le basi dell'imposta e la questione del pagamento tramite piattaforma.
Perché fatturare bene cambia tutto
Perché la fattura è l'unico documento che l'ufficio contabile legge, e non conosce né il vostro lavoro, né il vostro interlocutore, né il contesto. Se manca una voce, la fattura finisce in una pila in attesa e nessuno vi avvisa. Una fattura completa è dunque meno una formalità che una scorciatoia verso il pagamento.
Cosa deve contenere una fattura
Sette blocchi, tutti obbligatori nella maggior parte dei casi.
I vostri dati completi e il vostro identificativo professionale.
I dati della marca, con la ragione sociale esatta.
Il numero di fattura e la data di emissione.
Il dettaglio delle prestazioni, riga per riga.
I diritti d'uso ceduti, con la loro durata.
L'importo al netto d'imposta, l'imposta applicabile e il totale.
E la data di scadenza, trattata sopra.
Un modello da copiare
Intestazione
Il vostro nome o quello della vostra struttura, indirizzo, identificativo, contatto.
Destinatario
Ragione sociale della marca, indirizzo di fatturazione, riferimento d'ordine se esiste.
Righe di prestazione
Produzione video, con il numero di video e la loro durata.
Licenza d'uso, con i supporti e la durata in mesi.
Pubblicità a pagamento, se ceduta, su una riga distinta.
Esclusiva di categoria, se concessa.
Piede di fattura
Totale al netto d'imposta, imposta applicabile, totale da pagare, coordinate bancarie, data di scadenza ed eventuali interessi di mora previsti.
Va fatturata l'imposta
Dipende dal vostro inquadramento, dal vostro paese e da quello della marca, e questi elementi restano informazioni generali: la regola applicabile si verifica con un commercialista, e una fattura transfrontaliera segue diciture particolari. Ciò che è costante è che una fattura deve indicare chiaramente se l'imposta si applica o meno, e su quale base.
Come organizzare la contabilità
Sette abitudini che bastano, senza software complicati.
Una cartella per anno, una sottocartella per mese.
Una numerazione continua, mai azzerata a metà anno.
Una tabella con data, cliente, importo, scadenza e stato.
Una copia di ogni preventivo accettato, accanto alla fattura.
Un accantonamento sistematico per le imposte.
Un punto mensile di trenta minuti.
E la conservazione dei giustificativi per il periodo di legge, da verificare con un commercialista.
Fatturare prima o dopo la consegna
Sei riferimenti per decidere secondo il cliente.
Cliente nuovo e ordine importante: acconto all'ordine.
Cliente nuovo e ordine piccolo: fattura alla consegna.
Cliente abituale: fattura alla consegna, senza acconto.
Ordine lungo con più video: fatturazione a lotti.
Licenza rinnovata: fattura alla data di rinnovo.
E urgenza accettata: acconto sempre, senza eccezioni.
Cosa aggiungere quando la licenza è limitata
Sei voci che vi proteggono un anno dopo.
I supporti autorizzati, nominati uno per uno.
La durata esatta, con la data di fine.
Il territorio, se limitato.
L'esclusiva, se esiste, con il suo termine.
La frase che indica che ogni uso fuori perimetro comporta una nuova fattura.
E la menzione dei file grezzi, ceduti o no.
Come inviare una fattura perché venga letta
Sette accortezze di invio, spesso più decisive del contenuto.
Inviare all'ufficio contabile e a chi ha ordinato.
Allegare la fattura, mai incollarla nel corpo del messaggio.
Usare un formato universale, leggibile senza software particolari.
Nominare il file con il nome della marca e il numero.
Richiamare il riferimento d'ordine nel messaggio.
Indicare la data di scadenza per esteso.
E chiedere una conferma di ricezione, con cortesia.
Cosa mettere nell'oggetto del messaggio
Cinque elementi, in quest'ordine.
La parola fattura, per prima.
Il numero di fattura.
Il nome della vostra struttura.
Il riferimento d'ordine.
E la data di scadenza.
Cosa fare di fronte a un ritardo di pagamento
Sette tappe, in ordine, senza mai alzare il tono.
Verificare che la fattura sia arrivata all'ufficio giusto.
Inviare un promemoria neutro alla scadenza, lo stesso giorno.
Sollecitare a sette giorni, allegando la fattura.
Contattare chi ha ordinato, non solo la contabilità.
Ricordare per iscritto gli interessi previsti.
Sospendere i nuovi ordini nel frattempo.
E, come ultima risorsa, inviare una diffida, la cui forma si verifica con un legale.
Gli errori che ritardano un pagamento
Sei dettagli che fanno tornare indietro una fattura.
Una ragione sociale approssimativa.
Un numero d'ordine mancante.
Una descrizione della prestazione troppo vaga.
Un indirizzo di fatturazione diverso da quello di consegna.
Un file inviato in un formato che la contabilità non riesce ad aprire.
E una fattura inviata a una sola persona, in ferie.
Cosa cambia passando da una piattaforma
Su UGC MATCH la marca paga all'ordine, i fondi non sono subito rilasciati, e il pagamento parte all'approvazione. La piattaforma è gratuita all'iscrizione e senza abbonamento: trattiene il 10% del prezzo lato creator, che quindi tiene il 90%, e addebita alla marca una commissione di servizio del 6%, con un minimo di 1,50 EUR. I vostri obblighi dichiarativi personali restano vostri e si verificano con un commercialista.
Cosa compare su una fattura corretta
| Riga | Cosa contiene | Perché |
|---|---|---|
| L'identità delle due parti | Nome, indirizzo, numero d'impresa | Senza, la fattura non è valida |
| La prestazione | Numero di video, formati, diritti ceduti | Definisce cosa si paga |
| L'importo | Imponibile, imposta, totale | Deve essere scomposto |
| Le condizioni | Scadenza e penale di ritardo | Rendono difendibile un credito |
Cosa si conserva con ogni fattura
Il preventivo accettato, la prova di consegna dei file e la convalida scritta. Questo trio trasforma un disaccordo in un fascicolo, e la sua assenza trasforma un fascicolo in parola contro parola.
Cosa si conferma con un commercialista
Le diciture obbligatorie, il regime fiscale applicabile e la durata di conservazione. Queste regole dipendono dal luogo di stabilimento e dal tipo di cliente, non si copiano.
Cosa conservare anche con una piattaforma
Sei documenti da tenere dalla vostra parte.
Il riepilogo di ogni ordine.
Il dettaglio dei diritti ceduti.
Gli importi percepiti, mese per mese.
Gli scambi che modificano il perimetro.
Le prove di consegna.
E le date di fine licenza, per i vostri solleciti di rinnovo.
Un ultimo riferimento: una fattura non deve essere bella, deve essere completa e datata. Sono le due sole cose che la contabilità guarda.
Fonti
- Portal do Empreendedor (MEI), Brazilian government
- Receita Federal, Brazilian tax authority
- Simples Nacional, official portal
- Urssaf, portale ufficiale auto-entrepreneur
- Service Public, come diventare micro-entrepreneur
- Service Public, superamento delle soglie di fatturato
- Agencia Tributaria, Spanish tax authority
- Spanish Social Security, self-employed registration (RETA)
- SPF Economie, apertura d'impresa in Belgio
- SPF Finances, amministrazione fiscale belga
- Portale della sicurezza sociale belga
- Ministry of Finance, Costa Rica
Verificato il 4 settembre 2026. Soglie e aliquote cambiano: se questa guida e la fonte ufficiale divergono, fa fede la fonte ufficiale.
