Aziende europee, aziende americane, e le due domande che cambiano la tua fattura: dov'è il cliente, e ha una partita IVA.
Le due domande che cambiano tutto
Due informazioni decidono il trattamento, e nient'altro.
Dove è stabilito il cliente: nello stesso paese, in un altro paese dell'Unione, o fuori dall'Unione.
E se si tratta di un'azienda identificata ai fini dell'imposta o di un privato.
Una nota di metodo: poni quelle due domande nel primo messaggio, prima ancora di parlare di prezzo. Cambiano l'importo che il cliente vedrà, e una fattura rettificata fa cattiva impressione.
I tre casi
Tre situazioni, tre trattamenti.
Il cliente è stabilito nel tuo paese: la fattura segue le regole interne, con l'imposta applicabile o la dicitura di esenzione se sei sotto la soglia.
Il cliente è un'azienda identificata in un altro paese dell'Unione: l'imposta in linea di principio non si addebita, la responsabilità passando al cliente, purché il numero sia valido, punto trattato sopra, e purché tu stesso sia iscritto al registro degli operatori intracomunitari.
Il cliente è stabilito fuori dall'Unione: l'operazione in linea di principio esce dal campo, ma la regola dipende dalla natura del servizio e dal paese, e si verifica caso per caso.
Una precauzione generale: quei tre casi descrivono il principio, non la tua situazione. Il regime esatto dipende dal tuo statuto e dal servizio reso, e si decide con un commercialista prima della prima fattura, non al momento della dichiarazione.
Cosa scrivere sul documento
Sette indicazioni, nessuna facoltativa.
I tuoi dati completi e il tuo codice identificativo fiscale.
I dati del cliente e la sua partita IVA se ne ha una.
Un numero di fattura progressivo, senza buchi nella serie.
La data di emissione e la data della prestazione.
La descrizione del servizio reso, abbastanza precisa perché un terzo capisca.
L'importo, la valuta, e l'aliquota applicata o la dicitura di legge sull'esenzione corrispondente.
E le condizioni di pagamento, con il termine e le coordinate bancarie.
Come incassare senza perdere denaro
Quattro punti da sistemare prima della prima fattura.
Scegli la valuta di fatturazione e tienila: fatturare nella tua moneta trasferisce il rischio al cliente.
Confronta il costo reale di incasso, spese fisse e margine di conversione inclusi, che varia molto secondo il canale.
Stabilisci chi paga le spese di bonifico internazionale, indicazione da riportare sul documento.
E fissa un termine di pagamento breve per un primo cliente, quindici giorni anziché trenta.
Cosa conservare
Quattro documenti, da tenere per il periodo di legge.
Le fatture emesse, in ordine.
La prova di validità della partita IVA del cliente, datata.
I contratti o gli scambi scritti che descrivono la prestazione e i diritti ceduti.
E le ricevute di incasso, che collegano la fattura al bonifico ricevuto.
Cosa cambia in base a dove si trova il cliente
| Il cliente | Cosa compare in fattura | Punto da verificare |
|---|---|---|
| Un'impresa dello stesso paese | L'imposta locale abituale | Il suo numero d'impresa |
| Un'impresa altrove nell'unione | Una dicitura di inversione contabile | Il numero intracomunitario valido |
| Un'impresa fuori dall'unione | Una prestazione fuori campo | Una prova del suo stabilimento |
Cosa si conserva nel fascicolo
Il preventivo accettato, il contratto, la prova di consegna dei file, l'estratto del bonifico e il cambio del giorno. Un controllo chiede questi cinque documenti, non la sola fattura.
Cosa si conferma con un commercialista
Il regime applicabile alla tua situazione, il trattamento del cambio e la soglia oltre la quale la dichiarazione cambia forma. Questi punti variano e non si copiano da un collega.
Quando vedere un commercialista
Tre momenti, e non solo il primo.
Prima della prima fattura estera, per convalidare il regime applicabile.
Quando il tuo fatturato si avvicina a una soglia, perché il passaggio cambia i tuoi obblighi.
E appena un cliente chiede un trattamento particolare, una ritenuta alla fonte per esempio, situazione frequente con certi paesi.
Un ultimo riferimento: fatturare all'estero non è più complicato, è semplicemente meno indulgente. Due verifiche fatte prima dell'invio costano pochi minuti; lo stesso errore scoperto in un controllo costa l'imposta e la sanzione.
