Das ist keine Formsache zum Monatsende. Das Dokument, das du ausstellen kannst, entscheidet über die Größe der Kunden, die mit dir arbeiten können.
Was der Beleg enthalten muss
Immer dieselben Angaben, gleich welches Regime.
Deine Kennzeichnung, die des Kunden wie eingetragen, das Datum, eine fortlaufende Nummer, eine Leistungsbeschreibung, den Betrag und die für deine steuerliche Lage vorgeschriebenen Hinweise.
Am häufigsten hakt es beim Namen des Kunden: der Markenname ist nicht immer der der zahlenden Einheit. Erfrag ihn schriftlich vor dem Dreh, nicht beim Ausstellen.
Die Beschreibung zählt mehr, als man denkt
Schreib, was du getan hast, nicht was du bist.
Produktion von Videoinhalten, Einräumung von Nutzungsrechten für eine bestimmte Dauer, Schnitt, Anpassung: diese Bezeichnungen werden nicht in jedem Fall gleich behandelt, und ein vager Titel bremst den Freigabeweg beim Kunden.
Umfasst die Leistung einen Produktions- und einen Lizenzteil, schreib das in zwei getrennten Zeilen statt in einer.
Vor oder nach dem Zahlungseingang ausstellen
Das hängt vom Regime und der Art des Vorgangs ab und ist keine Frage persönlicher Vorliebe.
Die geltende Regel wird einmalig mit einer Buchhaltung geprüft und dann in deinen Ablauf geschrieben. Sicher ist, dass der Kunde ohne Beleg nicht zahlt und viele ihn verlangen, bevor sie die Überweisung terminieren.
Der große Kunde hat seinen eigenen Weg
Er zahlt nicht, wenn du sendest, er zahlt, wenn sein System annimmt.
Das setzt oft voraus, als Lieferant angelegt zu sein, Ausweisunterlagen zu liefern, mitunter gesondert bestätigte Bankdaten, und einen festen Zahlungskalender einzuhalten.
Frag nach diesem Weg schon beim ersten Austausch. Zwei Fragen genügen: was brauchst du von mir zur Anlage, und welches sind deine Zahltage.
Der ausländische Kunde stellt andere Anforderungen
Er verlangt manchmal ein Dokument auf Englisch, eine andere Beschreibung oder Angaben, die dein übliches Format nicht enthält.
Die Regeln für Leistungen ins Ausland, mögliche Einbehalte und die aufzubewahrenden Belege hängen von beiden Ländern ab: sie werden vor dem ersten internationalen Auftrag mit einer Buchhaltung geprüft, nicht danach.
Alles aufbewahren
Die ausgestellten Belege, die Verträge, die Nachrichten, die einen Auftrag bestätigen, die Zahlungsnachweise.
Die geltende Aufbewahrungsfrist ist zu prüfen, aber die Gewohnheit ist einfach: ein Ordner je Kunde, eine Datei je Monat, und eine Sicherung, die nicht auf deinem Telefon liegt.
Was auf jeder Rechnung stehen muss
Acht Angaben, ohne die sie zurückkommt.
Die Steuernummer beider Seiten.
Der genaue Firmenname der Kundschaft.
Die Beschreibung der Leistung.
Der Betrag und der Steuersatz.
Die fortlaufende Nummer.
Das Ausstellungsdatum.
Die Zahlungsfrist.
Und der Zahlungsweg.
Was vor der ersten Rechnung feststeht
| Punkt | Was entschieden wird | Wo es steht |
|---|---|---|
| Die Währung | Lokal oder fremd | Das Angebot |
| Der angesetzte Wechselkurs | Der des Ausstellungstags | Die Rechnung |
| Die Überweisungsgebühren | Wer sie trägt | Die Bedingungen |
| Die Frist | Eine genaue Anzahl Tage | Die Bedingungen |
Was mehr kostet als gedacht
Eine doppelt vorgenommene Umrechnung, eine falsch geleitete Überweisung, und eine Bankfrist, die die Liquidität um eine Woche verschiebt. Diese drei plant man ein, nachträglich holt man sie nie auf.
Was mit einer lokalen Steuerberatung bestätigt wird
Das Meldeverfahren für ins Ausland fakturierte Leistungen, die Devisenpflichten und die aufzubewahrenden Belege. Diese Regeln ändern sich und werden nicht abgeschrieben.
Wann eine Buchhaltung hinzuziehen
Früher, als du denkst, und nicht erst, wenn ein Problem auftaucht.
Eine Beratung zu Beginn lässt dich das richtige Regime wählen, deine Fristen kennen und teure Nachholungen vermeiden. Das ist die Ausgabe, die sich im ersten Jahr am stärksten rentiert.
