Das Problem ist dort fast nie Unredlichkeit. Es ist ein Zahlungsweg, den die anbietende Seite nicht kennt.
Die tatsächlich genutzten Zahlungsmittel
Drei, und sie sind nicht gleichwertig.
Die Überweisung dominiert bei Unternehmen. Sie geht meist zu festen Terminen raus, das heißt: eine kurz danach eintreffende Rechnung wartet auf den nächsten Lauf.
Die Sofortzahlung zwischen Privatpersonen dient kleinen Aufträgen, Nachbarschaftsbetrieben und Anzahlungen. Sie ist schnell und praktisch, ersetzt aber keine Rechnung: das Dokument bleibt Pflicht, und seine Form hängt von deiner Lage ab, mit einer Steuerberatung zu prüfen.
Und Zahlungsplattformen, von ausländischer Kundschaft genutzt, mit Gebühren und Auszahlungsfristen, die man vor der Preisbildung kennen muss.
Die Fristen, denen du begegnest
Sie hängen von der Größe der Kundschaft ab, nicht von ihrer Freundlichkeit.
Ein Laden oder eine selbstständige Person zahlt schnell, oft bei Lieferung.
Ein strukturiertes Unternehmen wendet seinen internen Lauf an, mit festem Zahltag im Monat.
Ein Großunternehmen oder eine Verwaltung fügt eine Freigabe, eine Bestellung und manchmal ein Lieferantenportal hinzu. Die Frist ist nicht verhandelbar, aber vorhersehbar.
Daher die Regel: frag vor der Zusage nach der echten Frist, und vor allem nach dem Zahltag im Monat. Diese beiden Angaben wiegen mehr als jedes Schnelligkeitsversprechen.
Die Anzahlung, dein bester Schutz
Die wirksamste Maßnahme, und die am seltensten verlangte.
Eine Anzahlung bei Beauftragung leistet dreierlei: sie belegt die Entscheidung der Kundschaft, sie deckt deine Zeit bei einem Abbruch, und sie erspart dir Vorleistungen.
Ein angemessener Anteil bei neuer Kundschaft, der Rest bei Lieferung. Bei großen Paketen Teilzahlungen.
Eine Kundschaft, die jede Anzahlung ohne Begründung ablehnt, ist eine Information, kein Zwischenfall.
Was schriftlich stehen muss
Fünf Zeilen im Angebot, vor dem Start.
Was geliefert wird: Zahl der Dateien, Formate, enthaltene Korrekturen.
Das Lieferdatum.
Der Preis und was er an Rechten enthält: Dauer, Gebiet, Kanäle.
Der Zahlungsplan, mit Daten statt Fristen.
Und die genauen Rechnungsdaten: Firmenname, Anschrift, Identifikationsnummer, Bestellreferenz, sofern vorhanden.
Der letzte Punkt verhindert die Hälfte der Verzögerungen, denn eine an die falsche Einheit adressierte Rechnung beginnt von vorn.
Was vor der Lieferung geregelt ist
Acht Punkte, die Zahlungen sichern.
Die Anzahlung vor dem Blocken des Termins.
Der Name der zahlenden Gesellschaft.
Die Bestellnummer, falls nötig.
Die Zahlungsfrist im Angebot.
Der Zahlungsweg.
Die Ansichtsfassung vor der Zahlung.
Die Rechtefreigabe nach Zahlungseingang.
Und die schriftliche Abnahme.
Was einen Auftrag entgleisen lässt
| Signal | Was es ankündigt | Die Antwort |
|---|---|---|
| Ein Zusatzwunsch nach dem Angebot | Unbezahlte Arbeit | Ein schriftlicher Nachtrag |
| Eine Freigabe, die sich zieht | Eine verschobene Zahlung | Ein Stichtag im Vertrag |
| Ein wechselnder Ansprechpartner | Eine vergessene Absprache | Das unterschriebene Angebot erneut senden |
Was man sagt, wenn die Anfrage den Rahmen sprengt
Zusagen, aber beziffern. Ein Satz genügt: dieser Punkt stand nicht im Angebot, das kommt an Preis und Frist hinzu. Danach entscheidet die Marke.
Was noch vor dem ersten Kunden vorbereitet wird
Eine Angebotsvorlage, eine Rechnungsvorlage und ein bereits geschriebener Mahnsatz. Alle drei werden Dutzende Male wiederverwendet.
Wenn die Kundschaft spät ist
Eine ruhige Abfolge in vier Schritten.
Zuerst prüfen, ob die Rechnung am richtigen Ort angekommen und erfasst wurde. Häufigste Ursache, mit einer Nachricht geklärt.
Dann der bestellenden Person schreiben, mit Dokument und Fälligkeitsdatum, ohne Vorwurf. Sie leitet weiter, denn sie riskiert ihren Lieferanten.
Dann den direkten Kontakt der Buchhaltung erbitten, mit der Bestellreferenz.
Schließlich laufende Arbeiten aussetzen und das klar sagen. Eine angekündigte Aussetzung löst mehr Fälle als eine weitere Mahnung.
Darüber hinaus hängen Rechtsmittel, Zinsen und Verfahren von deiner Lage ab und werden mit einer Rechtsberatung geprüft. Halt jeden Austausch von Anfang an schriftlich: diese Akte zählt, nicht die Erinnerung.
