Transferências, prazos, insistências eficazes e condições escritas: eis como receber sem passar os dias nisso.
Três pessoas mexem na sua fatura
É isso que explica quase todos os atrasos, e nada tem de pessoal.
A pessoa que lhe encomendou o vídeo, que tem de confirmar que o trabalho foi entregue.
O departamento que regista o documento e verifica a conformidade.
E a contabilidade, que desencadeia o pagamento segundo o seu próprio calendário.
Consequência prática: o seu interlocutor não pode acelerar o pagamento, só pode desbloquear a primeira etapa. Uma insistência eficaz dirige-se portanto a ele para a validação, nunca para a transferência.
O que faz sair uma fatura do circuito
Cinco motivos, todos formais, e todos evitáveis.
Uma menção obrigatória em falta.
Um número de encomenda ausente quando o cliente usa um.
Uma descrição de prestação demasiado vaga, do tipo serviços de comunicação.
Um valor que não corresponde ao orçamento aprovado.
E um envio para a morada errada, muitas vezes porque a fatura deve seguir para uma caixa dedicada e não para o seu interlocutor.
Uma fatura posta de lado por um desses motivos não está atrasada: não existe no sistema, e ninguém o avisará.
O lembrete escrito
Três etapas, curtas, e não mais.
No dia seguinte ao prazo, uma mensagem de duas linhas, sem censura, com a fatura de novo em anexo e a data de entrega recordada.
Aos sete dias, uma mensagem que pede uma data precisa e o estado do processo: validado, registado, ou à espera de algo.
Aos quinze dias, um lembrete formal, enviado por escrito, que menciona o prazo ultrapassado e anuncia a paragem dos trabalhos em curso.
Esse tom neutro é ali mais eficaz do que uma insistência: o atraso vem quase sempre de um campo por preencher, não de uma recusa de pagar.
O calendário bancário
É o pormenor que faz ganhar uma semana, e basta perguntar.
Muitas empresas pagam por lotes, em dia fixo, uma ou duas vezes por semana. Uma fatura que chega na véspera do lote segue com ele; uma que chega no dia seguinte espera pelo próximo.
Faça portanto a pergunta logo na primeira encomenda: em que dia sai o pagamento, e qual é a data-limite de receção para entrar.
O que torna uma fatura pagável sem insistência
| Elemento | O que evita | Onde o pôr |
|---|---|---|
| Um número e uma data | Um arquivo impossível | No topo |
| Uma data de vencimento precisa | Um pagamento adiado | Sob o montante |
| O detalhe das prestações | Uma consulta interna | Ao centro |
| Os dados bancários completos | Uma transferência bloqueada | Em baixo |
O que se resolve antes de começar
O prazo de pagamento, o nome de quem valida e o endereço para onde enviar a fatura. Em estruturas organizadas, uma fatura mal dirigida espera um mês inteiro.
O que se faz quando o vencimento passa
Uma insistência escrita no dia seguinte, factual, com o número e o montante. Depois um aviso formal com prazo, e por fim o exame dos recursos, a confirmar com um jurista.
O que tem de estar escrito antes de começar
Cinco linhas, e evitam quase todos os litígios.
O valor total e o que cobre exatamente, em número de vídeos, de formatos e de retoques.
Os dois prazos de faturação, com as suas datas.
A duração e os canais de utilização concedidos.
O que desencadeia um suplemento: formato a mais, retoque acima do previsto, extensão de direitos.
E o nome da pessoa que valida a entrega. É essa última linha, a mais banal, que resolve mais atrasos: sem ela, a sua fatura espera por uma assinatura que ninguém se sente encarregado de dar.
