Acredita-se que receber é uma questão de cobrança. É sobretudo uma questão de datas.
Em muitas empresas as faturas não são tratadas conforme chegam: são pagas em lotes, em dias fixos do mês. Uma fatura que chega na véspera desse processamento sai com o lote. A mesma, enviada no dia seguinte, espera o ciclo seguinte.
Pergunte o dia de processamento, isso não custa nada
Uma pergunta, feita uma vez, no momento do pedido: "em que dia do mês os pagamentos de vocês são processados?"
Ninguém se recusa a responder, e você acaba de ganhar várias semanas de caixa sem negociar nada.
Depois emita sempre alguns dias antes dessa data, nunca depois. É a ação mais rentável de toda a relação comercial, e leva trinta segundos.
O sinal não é uma marca de desconfiança
Ele é comum, aceito, e resolve duas coisas ao mesmo tempo: protege você e compromete o cliente.
Um sinal no pedido, o saldo na entrega, escrito na própria oferta. Um trabalho que começa sem nada pago é um trabalho que pode ser cancelado sem consequência para o outro lado.
Para uma primeira colaboração é também um teste: um cliente que paga o sinal sem discutir vai pagar o saldo.
O que a fatura precisa trazer
As menções obrigatórias dependem da sua situação, e a administração competente continua sendo a referência para a lista exata. Verifique uma vez, direito, em vez de copiar o modelo de outro criador cujo estatuto não é o seu.
Acrescente depois o que lhe diz respeito: a referência de pedido dada pelo cliente, o detalhe do que é entregue, e a data de vencimento por extenso.
Uma fatura clara é paga mais rápido, não por boa vontade, mas porque não obriga ninguém a procurar uma informação que falta.
A cobrança em três tempos
No vencimento, uma mensagem curta e neutra, com a fatura em anexo. Sem reproche: na maioria dos casos ninguém decidiu nada, o processo simplesmente ficou parado.
Uma semana depois, uma mensagem perguntando para quem encaminhar. Você procura uma pessoa, não um pagamento.
Duas semanas depois, uma ligação. É o único momento em que o telefone é mais eficaz que o escrito, porque permite identificar o ponto de travamento em dois minutos.
Quando não começar
Quando o cliente se recusa a dar uma referência de pedido embora a empresa dele use.
Quando ninguém consegue dizer quem aprova a despesa.
E quando pedem que você comece "enquanto o pedido de compra é assinado". É a situação que mais produz inadimplência, e se resolve numa frase: você reserva as datas, começa ao receber o documento.
O cliente que não paga
Pare de entregar, imediatamente, inclusive os arquivos originais. Não é punição, é a única pressão de que você dispõe.
Escreva uma notificação clara e datada. Para a forma exata e os recursos, um assessor ou o órgão competente vai dizer o que se aplica ao seu caso.
E anote esse cliente no seu registro. O custo real de uma inadimplência não é a soma perdida, é a segunda inadimplência com o mesmo cliente porque ninguém guardou o rastro da primeira.
O que decide a data de pagamento
| Elemento | Efeito | Onde o fixar |
|---|---|---|
| Sinal | Bloqueia a data | Orçamento |
| Número de encomenda | Desencadeia o circuito interno | Primeira troca |
| Receção escrita | Abre o prazo | Mensagem de entrega |
O que se prepara antes da entrega
A fatura, a menção dos direitos cedidos, o lembrete do prazo e uma versão em qualidade de visionamento.
O que se faz ao primeiro atraso
Verificar as menções, confirmar a receção, recordar o prazo por escrito e suspender a cessão até ao pagamento.
O que protege ao longo do tempo
Um sinal sistemático acima de certo valor. Um vencimento escrito na oferta. Uma referência de pedido obtida antes da gravação.
Três hábitos, nenhuma negociação, e quase todos os problemas de pagamento desaparecem.
