Ein flämischer Kunde bucht dich, also schreibst du die Rechnung auf Niederländisch. Es fühlt sich professionell an, und es ist der richtige Instinkt am falschen Objekt.
Geschäftliche Höflichkeit gehört ins Gespräch. Die Rechnung ist kein Gespräch, sie ist ein Verwaltungsdokument, und in Belgien folgen Verwaltungsdokumente dir und nicht deinem Kunden.
Das Prinzip, das niemand erklärt
Es folgt dir, nicht dem Kunden
Ein belgisches Unternehmen hat Sprachpflichten, die an den Ort seiner Niederlassung geknüpft sind, nicht daran, an wen es verkauft.
Wer in Flandern niedergelassen ist, führt niederländische Papiere, ob der Kunde in Namur oder in Gent sitzt. Wer in Wallonien niedergelassen ist, führt französische Papiere, ob der Kunde in Brügge oder in Lüttich sitzt. Die Sprache des Kunden spielt keine Rolle, und genau das überrascht, weil sich in diesem Land sonst alles an das Gegenüber anpasst.
Die Frage, die man einmal stellt
Wo genau deine Pflichten liegen und wie Brüssel in deinem Fall funktioniert, ist eine Viertelstundenfrage für deinen Buchhalter oder den Unternehmensschalter. Stell sie einmal, bei der Anmeldung, und denk nie wieder daran.
Wozu die Höflichkeitskopie dient
Nichts davon macht den höflichen Instinkt falsch. Es macht ihn zu einem zweiten Dokument.
Schick die Rechnung so, wie sie sein muss, und leg in die Mail eine schlichte Übersetzung der Leistungsbeschreibung oder eine klar als solche gekennzeichnete Höflichkeitskopie. Der Kunde liest, was er braucht, in seiner Sprache, das Dokument bleibt, was es sein muss, und niemand muss zwischen korrekt und angenehm wählen.
| Situation | Der Reflex | Worauf es wirklich ankommt |
|---|---|---|
| Flämischer Kunde, du in Wallonien | Auf Niederländisch abrechnen | Deine Niederlassung bestimmt das Dokument |
| Kunde will es in seiner Sprache | Die Rechnung neu machen | Gekennzeichnete Höflichkeitskopie schicken |
| Auslandskunde, keine belgische Sprache | Improvisieren | Fragen, was ihr System verlangt |
| Du arbeitest täglich in beiden | Je Kunde wechseln | Eine einzige, gleichbleibende Dokumentsprache |
Die letzte Zeile ist die praktische Falle zweisprachiger Creators. Wechseln wirkt aufmerksam und ergibt ein Jahr Rechnungen in zwei Sprachen, also genau den Stapel, den man keinem Buchhalter reichen möchte, und der die eigene Nummerierung schwerer nachvollziehbar macht.
Was das nicht ändert
Dein Angebot, deine Nachrichten, deine Lieferscheine und das Video selbst sind Verkaufsmaterial. Schreib sie in der Sprache, die den Auftrag gewinnt.
Diese Unterscheidung ist der ganze Text: sei so entgegenkommend, wie du willst, in allem, was überzeugt, und sei gleichbleibend in dem, was abgelegt wird. Wer beides vermischt, macht am Ende Mehrarbeit und wirkt weniger organisiert, also das Gegenteil dessen, worauf der höfliche Instinkt zielte.
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Häufige Fragen
Und wenn ein Kunde die Rechnung in seiner Sprache verlangt?
Schick die Höflichkeitskopie und behalte das Dokument, wie es sein muss. Fast niemand besteht darauf, sobald er etwas Lesbares bekommt, denn gewollt war, die Positionen zu verstehen.
Welche Sprache bei einem Kunden außerhalb Belgiens?
Meist Englisch, und der nützliche Schritt ist zu fragen, was ihre Lieferantenanlage erwartet. Auslandskunden kümmert die Sprache selten, sie kümmern die Referenznummern.
Gilt das auch für ein Angebot?
Nein, und das ist der Punkt, den man behalten sollte. Ein Angebot ist ein Verkaufsdokument, also schreib es in der Sprache, in der sich der Kunde wohlfühlt.