Ein flämischer Kunde, also schickst du die Rechnung auf Niederländisch. Guter Reflex, falscher Gegenstand: die Sprache deiner Dokumente folgt deinem Betriebssitz.
Das Prinzip, das niemand erklärt
Drei Dinge, die entscheiden, und eines, das nicht entscheidet.
Der Ort deines Betriebssitzes, der über die für deine Dokumente geltende Sprachregelung bestimmt.
Die Art des Dokuments: Rechnung, Arbeitsvertrag, Sozialunterlage, jeweils mit eigenen Regeln.
Und die Amtssprache der betroffenen Region.
Was nicht entscheidet: die Sprache der Kundschaft, ihre Vorliebe oder die Sprache eures Gesprächs.
Sie folgt dir, nicht der Kundschaft
Drei praktische Folgen.
Du musst die Rechnungssprache nicht je nach Kundschaft wechseln: wer in einer Region ansässig ist, stellt immer in derselben Sprache aus, gleich mit wem er zu tun hat.
Eine anderswo im Land ansässige Kundschaft erhält also ein Dokument in einer Sprache, die nicht die ihre ist, und das ist normal.
Und ein Umzug deines Sitzes ändert deine Pflichten, was eine Anpassung deiner Vorlagen bedeutet.
Die Frage, die man einmal stellt
Vier Fragen an eine Steuerberatung, auf einmal, zum Zeitpunkt der Anmeldung.
Welche Sprachregelung gilt für meinen Betriebssitz.
Welche Dokumente sind betroffen und welche nicht.
Wie behandelt man Kundschaft außerhalb des Landes.
Und welche Form soll eine etwaige beigefügte Übersetzung haben.
Eine Anmerkung: diese vier Antworten passen auf eine Seite und tragen jahrelang. Es ist das beste Verhältnis von aufgewendeter Zeit zu vermiedenen Problemen im gesamten Verwaltungsleben eines Creators.
Wozu die Höflichkeitsfassung dient
Vier berechtigte Verwendungen einer Übersetzung.
Das Lesen für jemanden erleichtern, der die Sprache des Dokuments nicht spricht.
Die interne Freigabe beim Kunden beschleunigen, wo man verstehen muss, was man freigibt.
Unnötige Fragen zu den einzelnen Zeilen vermeiden.
Und geschäftliche Aufmerksamkeit zeigen, die in einer dauerhaften Beziehung zählt.
Drei Regeln, damit diese Fassung kein Problem wird.
Sie wird beigelegt, nie an die Stelle des Originals gesetzt.
Sie trägt einen Hinweis, dass es sich um eine nicht amtliche Übersetzung handelt.
Und sie enthält genau dieselben Beträge und Zeilen, ohne Rundung oder Vereinfachung.
Was die Sprache jedes Dokuments bestimmt
| Dokument | Zu wählende Sprache | Warum |
|---|---|---|
| Angebot und Vertrag | Die der Kundschaft | Sie muss verstehen, was sie unterschreibt |
| Die Rechnung | Die von ihrer Verwaltung akzeptierte | Sie dient als Buchungsbeleg |
| Die Stimme im Video | Die des Zielpublikums | Sie hat mit den beiden anderen nichts zu tun |
Was ein Satz im Angebot klärt
Die Sprache der Lieferdateien und die des Schriftverkehrs nennen. Ein Auftrag, bei dem die Marke in einer Sprache schreibt und eine Stimme in einer anderen erwartet, lässt sich nach dem Dreh schlecht heilen.
Was vor dem Ausstellen geprüft wird
Die Pflichtangaben, die zulässige Sprache und die für Ihre Lage geltenden Aufbewahrungsregeln. Das wird mit einer Steuerberatung bestätigt und hängt vom Sitz ab.
Was sich dadurch nicht ändert
Fünf Dinge, die unabhängig von der Sprache gleich bleiben.
Die Pflichtangaben der Rechnung, die alle darauf stehen müssen.
Die fortlaufende Nummerierung, ohne Lücke in der Reihe.
Die Zahlungsfristen und die vereinbarten Bedingungen.
Die Behandlung der Steuer, die vom Status der Kundschaft abhängt und nicht von der Sprache.
Und deine Pflichten zur Aufbewahrung der Unterlagen.
Ein letzter Maßstab: die Sprache deiner Dokumente ist kein Zeichen von Zuvorkommenheit, sie ist ein Merkmal deines Unternehmens. Was Kundschaft freut, ist eine korrekte Rechnung, die in der Buchhaltung auf Anhieb durchgeht, kein übersetztes Dokument, das neu erstellt werden muss.
