Der fakturierte Betrag ist fast nie der erhaltene. Zwei Mechanismen greifen zugleich und ziehen in entgegengesetzte Richtungen, was den Creator ebenso überrascht wie die Kundschaft.
Die zwei Mechanismen
Sie gleichen einander nicht aus und werden nicht zusammen gerechnet.
Auf der einen Seite die Steuer, die auf den Betrag kommt: sie erhöht, was der Kunde zahlt, und sie gehört nicht dir. Du vereinnahmst sie und führst sie ab.
Auf der anderen der Steuerabzug an der Quelle, wo er gilt: er mindert, was du bekommst, ist aber eine Vorauszahlung auf deine Steuer, kein Verlust.
Die Sätze, die Anwendungsfälle, die Befreiungen und die Meldepflichten hängen von deiner Lage, der des Kunden und der Art der Leistung ab. Sie werden vor der ersten Rechnung bei der zuständigen Verwaltung und mit einer Steuerberatung geprüft.
Wie man beziffert, ohne die Kundschaft zu verwirren
Eine einfache Regel: nenn immer einen Nettopreis, und sag es dazu.
Geschäftskunden denken netto, und ein Bruttobetrag lässt sie dein Angebot mit Angeboten vergleichen, die nicht dasselbe enthalten. Eine Zeile genügt: Betrag der Leistung, danach die steuerlichen Zeilen getrennt.
Und weis sowohl im Angebot als auch auf der Rechnung den Betrag aus, den du tatsächlich erhältst. Das erspart das mühsamste Gespräch des Fachs, jenes, in dem beide Seiten von Verschiedenem sprachen.
Was auf der Rechnung stehen muss
Die Pflichtangaben hängen von deinem Status und von der Art der Kundschaft ab und werden bei der zuständigen Verwaltung geprüft.
Von keiner Regel abhängig sind dagegen die Bestandteile, die schneller zu Geld führen: die interne Referenz der Kundschaft, der genaue Name der zahlenden Einheit, das ausgeschriebene Fälligkeitsdatum, der Zahlungsweg und eine Zeile zur Leistung, verständlich für eine Person in der Buchhaltung, die vom Projekt nie gehört hat.
Nummerier deine Rechnungen lückenlos und bewahr eine Kopie außerhalb deines Rechners auf.
Der teuerste Fehler
Nach der Lieferung zu fakturieren, ohne Anzahlung.
In diesem Markt wie anderswo kippt das Kräfteverhältnis in der Sekunde, in der die Datei verschickt ist. Eine Anzahlung bei Beauftragung ist kein Misstrauensbeweis: sie finanziert den Dreh und siebt die Kundschaft aus, die nie zahlen wird.
Schreib also drei Dinge ins Angebot: den Prozentsatz bei Beauftragung, den Rest bei Lieferung, und die Zahlungsfrist in Tagen. Die Regeln zu Fristen und Verzugsfolgen hängen von deiner Lage ab und werden mit einer Rechtsberatung geprüft.
Was vor der ersten Rechnung geklärt wird
Sechs Fragen an eine Steuerberatung.
Unter welchem Status ihr arbeitet.
Ob die Umsatzsteuer auszuweisen ist.
Ob ein Einbehalt vorgesehen ist.
Welche Pflichtangaben auf die Rechnung gehören.
Wie oft erklärt werden muss.
Und was bei ausländischer Kundschaft gilt.
Was sich je nach Status ändert
| Fall | Was auf der Rechnung steht | Zu bestätigen mit |
|---|---|---|
| Gewerbliche Kundschaft im Land | Der geltende Satz und ein möglicher Einbehalt | Einer Steuerberatung |
| Privatkundschaft | Der geltende Satz | Einer Steuerberatung |
| Kundschaft im Ausland | Das Exportregime | Einer Steuerberatung |
Was immer erscheint
Der genaue Name der Kundschaft, die Beschreibung der Leistung, die Rechtezeile, das Datum, die Nummer und die Zahlungsfrist.
Was aufbewahrt wird
Das angenommene Angebot, die Empfangsbestätigung, die Rechnung und der Zahlungsnachweis, nach Kundschaft und Jahr abgelegt.
Wenn die Kundschaft im Ausland sitzt
Die Behandlung ändert sich, und sie wird nicht improvisiert.
Die Regeln für eine Leistung an eine in einem anderen Land ansässige Kundschaft, die aufzunehmenden Angaben und die Behandlung der Steuer hängen von der Art der Kundschaft und vom Leistungsort ab. Sie werden vor dem Ausstellen mit einer Steuerberatung geprüft, nie danach.
Nimm die Währungsfrage dazu: in einer anderen Währung zu fakturieren macht aus deiner Zahlungsfrist ein Risiko, und je länger sie ist, desto weiter entfernt sich der tatsächlich erhaltene Betrag vom fakturierten.
Quellen
- Agencia Tributaria, Spanish tax authority
- Spanish Social Security, self-employed registration (RETA)
Geprüft am 4. September 2026. Grenzen und Sätze ändern sich: Weichen dieser Leitfaden und die offizielle Quelle voneinander ab, gilt die offizielle Quelle.
