Die erste Rechnung, die UGC-Creator in Spanien schicken, bringt fast immer dieselbe Überraschung: Der Betrag, den du schreibst, ist nicht der Betrag, der auf dem Konto ankommt. Das ist kein Fehler der Kundschaft und keine versteckte Gebühr, so funktioniert eine Rechnung von angemeldeten Selbstständigen an ein Unternehmen.
Die zwei beweglichen Teile
Die Umsatzsteuer kommt hinzu. Du schlägst deinem Honorar die geltende Umsatzsteuer auf. Dieses Geld gehört dir nicht: Du vereinnahmst es und erklärst es später.
Der Einkommensteuereinbehalt wird abgezogen. Wenn du in Spanien an ein Unternehmen oder an eine andere selbstständige Person fakturierst, behält das Unternehmen einen Prozentsatz als Vorauszahlung auf deine Einkommensteuer ein und führt ihn in deinem Namen an die Steuerbehörde ab.
Das Ergebnis: Beträgt dein Honorar 500 Euro, addiert die Rechnung die Umsatzsteuer und zieht den Einbehalt ab, und die eingehende Überweisung ist eine andere Zahl als beide. Das einbehaltene Geld ist nicht verloren: Es zählt in der Jahreserklärung zu deinen Gunsten.
Wie du anbietest, ohne die Kundschaft zu verwirren
Nenn immer den Grundpreis und sag ausdrücklich, dass er ohne Umsatzsteuer ist. Füg eine Zeile mit dem Bruttobetrag hinzu und eine weitere mit dem ungefähren Überweisungsbetrag, falls die Kundschaft den Einbehalt anwendet.
Unternehmenskundschaft versteht dieses Format sofort, denn so bekommt sie jede Rechnung. Privatpersonen wenden keinen Einbehalt an, ihre Rechnung ist also einfacher, und das lohnt sich zu sagen, damit sie nicht denken, du berechnest ihnen anders.
Was auf die Rechnung gehört
Dein Name und deine Steuernummer, die Steuerdaten der Kundschaft, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Datum, eine Beschreibung der Leistung, die Bemessungsgrundlage, Satz und Betrag der Umsatzsteuer, der Einbehalt, falls anwendbar, und die Summe. Ohne diese Angaben schickt eine Buchhaltung sie zurück, und die Zahlung verschiebt sich um einen Monat.
Bewahr jede Rechnung auf, die du stellst und erhältst. Ausgaben, die zu deiner Tätigkeit gehören, Ausrüstung, Software, ein Teil von Telefon oder Internet, sind absetzbar, wenn sie belegt und tatsächlich für die Arbeit genutzt sind. Das ist der Teil, den man einmal mit einer Steuerberatung bespricht und von Anfang an sauber aufsetzt.
Der teuerste Fehler
Ohne Rechnung zu arbeiten, weil die Kundschaft es vorgeschlagen hat. Neben dem rechtlichen Problem lässt es dich ohne jeden Hebel dastehen, wenn nicht gezahlt wird, und ohne absetzbare Ausgaben. Und die Marken und Agenturen, die gut zahlen, arbeiten nicht so.
