Dos años de pedidos dejan una carpeta que nadie puede auditar. Acá va cómo llevar un inventario usable, y por qué renovar suele costar menos que volver a filmar.
Por qué se rompe a los dos años
Los primeros seis meses, todo el mundo se acuerda de todo. Pasado un año, las personas que pidieron los vídeos cambiaron de puesto o de empresa. Pasados dos años, quedan archivos cuya fecha de fin de licencia ya nadie conoce, y es exactamente el momento en que el volumen se vuelve lo bastante grande como para recomprar sin darse cuenta.
Los cuatro estados de un activo
Cuatro estados, escritos con todas las letras.
Difundible, licencia vigente.
Difundible con condiciones, uso limitado.
Vencido, a retirar de toda difusión.
Retirado a pedido de la persona filmada.
Un activo sin estado se trata como vencido.
Y un estado sin fecha no es un estado.
Lo que debe contener el registro
Siete columnas, ni una más.
El nombre del archivo.
El creador y su contacto.
La fecha de entrega.
La fecha de fin de licencia.
Los territorios autorizados.
Los usos autorizados, publicidad incluida.
Y el enlace al acuerdo escrito.
Cómo nombrar un archivo
Siete elementos, separados por guiones simples.
El año y el mes de entrega.
El código de producto.
El nombre del creador.
El formato.
El idioma.
El mes de fin de licencia.
Y el número de versión.
Los errores de nombrado más caros
Seis costumbres que vuelven inutilizable una carpeta.
Nombrar un archivo final y después final2.
Usar acentos y espacios.
Cambiar de convención a mitad de año.
Renombrar un archivo después de difundirlo.
Guardar dos versiones bajo el mismo nombre.
Y conservar el nombre de exportación del software.
Cuándo renovar cuesta menos que volver a filmar
Seis situaciones.
El vídeo todavía rinde después de seis meses.
El producto no cambió.
El creador sigue localizable.
La audiencia no vio el vídeo en bucle.
La temporada vuelve idéntica.
Y rehacerlo pediría un rodaje completo.
Cuándo conviene volver a filmar
Seis señales.
El producto cambió de envase.
La promesa comercial cambió.
El creador ya no responde.
El vídeo muestra una mención vencida.
El rendimiento baja hace tres semanas.
Y el formato ya no es el de la plataforma.
Retomar dos años de desorden, en orden
Siete etapas.
Listar todos los archivos, sin ordenarlos.
Apartar los duplicados evidentes.
Encontrar el acuerdo escrito de cada vídeo.
Marcar como vencido todo lo que no tenga acuerdo.
Renombrar según la nueva convención.
Completar el registro.
Y fijar una revisión cada tres meses.
Qué hay que pedirle al creador antes de archivar
Seis informaciones.
La confirmación de la duración de la licencia.
La autorización para publicidad paga.
Los territorios aceptados.
La presencia de otras personas en imagen.
La música usada y su procedencia.
Y el procedimiento para una renovación.
Las personas filmadas, un tema aparte
Un vídeo no es sólo un archivo: contiene personas, a veces menores, a veces transeúntes. Lo que podés conservar y difundir, y por cuánto tiempo, depende de las autorizaciones obtenidas y del derecho aplicable. Es el punto a hacer verificar por un abogado más que a decidir internamente.
Qué dispara un retiro
Seis casos.
Un pedido escrito de la persona filmada.
El fin de la licencia.
Una afirmación que se volvió falsa.
Un producto retirado de la venta.
Una música cuyos derechos vencieron.
Y una duda no resuelta sobre una autorización.
Los puntos británicos a hacer verificar
Siete preguntas, para un abogado local.
La redacción de la autorización de imagen.
El tratamiento de los datos personales de los creadores.
Las reglas de publicidad aplicables a tu sector.
La mención de las colaboraciones pagas.
Las afirmaciones reguladas de tu categoría.
La conservación de los acuerdos escritos.
Y el procedimiento en caso de retiro pedido.
Qué hay que verificar antes de cada nueva difusión
Siete verificaciones, dos minutos por vídeo.
¿La licencia sigue corriendo en la fecha de lanzamiento?
¿El territorio buscado figura en el acuerdo?
¿El uso publicitario está autorizado?
¿El producto mostrado sigue a la venta?
¿Las menciones en pantalla están al día?
¿La música sigue cubierta?
¿Y la persona filmada pidió un retiro?
Las preguntas de la revisión trimestral
Siete preguntas, siempre las mismas.
Qué licencias vencen en los próximos tres meses.
Qué vídeos siguen andando en publicidad.
Qué vídeos nunca se difundieron.
Qué archivos no tienen acuerdo encontrado.
Qué creadores hay que volver a contactar.
Qué duplicados se pueden borrar.
Y qué presupuesto de renovación prever.
Lo que vuelve realmente consultable una biblioteca
Seis cualidades, en este orden.
Una sola fuente, no tres planillas en competencia.
Un vocabulario fijo para las categorías.
Una búsqueda posible por producto y por creador.
Una miniatura visible sin abrir el archivo.
Una columna de estado legible de un vistazo.
Y una fecha de última actualización a la vista.
Quién debe llevar la biblioteca
Seis reglas de organización.
Una persona nombrada, no un equipo.
Una revisión trimestral en la agenda.
Un acceso de lectura para los equipos creativos.
Un acceso de escritura limitado.
Un respaldo fuera del servicio principal.
Y un traspaso escrito en caso de salida.
Qué pedir en el brief para simplificar el archivo
Seis exigencias, puestas antes del rodaje.
El nombre de archivo esperado.
El formato y la definición.
El idioma hablado y la presencia de subtítulos.
La duración de licencia buscada.
Los territorios previstos.
Y una versión sin texto incrustado.
Las herramientas, de la más simple a la más pesada
Seis niveles.
Una planilla compartida, suficiente bajo cien vídeos.
Una carpeta estructurada, con la convención de nombres.
Un espacio de almacenamiento de empresa.
Una herramienta de gestión de activos, desde varios cientos.
Un enlace hacia la cuenta publicitaria.
Y un recordatorio automático de los fines de licencia.
Lo que se gana llevando el registro
Seis efectos medibles.
Menos vídeos comprados dos veces.
Menos tiempo perdido buscando.
Menos riesgo de difusión fuera de licencia.
Renovaciones negociadas por adelantado.
Un presupuesto de producción previsible.
Y creadores que responden más rápido.
Cómo se ordena una biblioteca utilizable
| Criterio de clasificación | Lo que permite | El error corriente |
|---|---|---|
| El producto afectado | Encontrarlo en diez segundos | Clasificar por fecha |
| El formato y las proporciones | Entregar sin reconversión | Una carpeta cajón de sastre |
| La fecha de fin de los derechos | Evitar una difusión ilegal | No anotarla en absoluto |
Lo que vuelve inutilizable una biblioteca
La ausencia de fechas de derechos. Un vídeo del que nadie sabe hasta cuándo puede difundirse acaba sin usarse o difundido fuera de periodo, y ambas cosas cuestan caro.
Lo que se archiva con cada archivo
El presupuesto, la validación, los derechos comprados y la fecha de fin. Esos cuatro documentos transforman una carpeta de vídeos en un activo realmente explotable por todo el equipo.
Lo que la plataforma conserva
En UGC MATCH, cada pedido guarda su rastro: el brief, la fecha de entrega, el archivo entregado en un espacio privado, y las condiciones aceptadas. La marca paga al hacer el pedido, los fondos no se liberan enseguida, y el pago sale al validar. La plataforma retiene el 10% del precio del lado del creador, que se queda con el 90%, y le factura a la marca gastos de servicio del 6%, con un mínimo de 1,50 EUR. Eso no reemplaza tu registro, pero te da una fuente para copiar en lugar de una memoria para reconstruir.
Una última referencia: tu biblioteca no vale lo que contiene, vale lo que podés difundir mañana sin verificar nada.
