Il problema, lì, non è quasi mai la malafede. È un circuito di pagamento che il fornitore non conosce.
I mezzi di pagamento realmente usati
Tre, e non si equivalgono.
Il bonifico domina per le imprese. Parte quasi sempre a data fissa, il che significa che una fattura arrivata subito dopo quel giorno aspetta il ciclo successivo.
Il pagamento istantaneo tra privati serve per gli ordini piccoli, i negozi di prossimità e gli acconti. È rapido e pratico, ma non sostituisce una fattura: il documento resta obbligatorio, e la sua forma dipende dalla tua situazione, da verificare con un commercialista.
E le piattaforme di pagamento, usate dai clienti stranieri, con commissioni e tempi di prelievo da conoscere prima di fissare un prezzo.
I termini che incontrerai
Variano con la dimensione del cliente, non con la sua gentilezza.
Un negozio o un lavoratore autonomo paga in fretta, spesso alla consegna.
Un'impresa strutturata applica il suo ciclo interno, con un giorno di pagamento fisso nel mese.
Una grande impresa o un'amministrazione aggiunge un'approvazione, un ordine d'acquisto e a volte un portale fornitori. Il termine non è negoziabile, ma è prevedibile.
Da qui la regola: chiedi il termine reale prima di accettare, e soprattutto chiedi il giorno di pagamento nel mese. Quelle due informazioni valgono più di una promessa di rapidità.
L'acconto, la tua migliore protezione
È la misura più efficace, e la meno richiesta.
Un acconto all'ordine fa tre cose: dimostra che il cliente ha deciso, copre il tuo tempo se il progetto viene annullato, ed evita che anticipi le spese.
Una proporzione ragionevole per un primo cliente, il saldo alla consegna. Sui lotti grandi, un pagamento a stati di avanzamento.
Un cliente che rifiuta ogni acconto senza spiegazioni è un'informazione, non un incidente.
Cosa deve essere scritto
Cinque righe, nel preventivo, prima di cominciare.
Cosa viene consegnato: numero di file, formati, revisioni comprese.
La data di consegna.
Il prezzo, e cosa comprende in diritti: durata, territorio, canali.
Il calendario di pagamento, con date invece che con termini.
E i dati esatti di fatturazione: ragione sociale, indirizzo, numero di identificazione, riferimento d'ordine se esiste.
Quest'ultimo punto evita metà dei ritardi, perché una fattura indirizzata all'entità sbagliata torna al punto di partenza.
Cosa fa deragliare un ordine
| Segnale | Cosa annuncia | La risposta |
|---|---|---|
| Un'aggiunta chiesta dopo il preventivo | Un lavoro non pagato | Un'integrazione scritta |
| Un'approvazione che si trascina | Un pagamento rinviato | Una data limite nel contratto |
| Un interlocutore che cambia | Un accordo dimenticato | Rinviare il preventivo firmato |
Cosa si dice quando la richiesta esce dal perimetro
Accettare, ma quotare. Basta una frase: questo punto non era nel preventivo, ecco cosa aggiunge al prezzo e al termine. Poi decide la marca.
Cosa si prepara ancora prima del primo cliente
Un modello di preventivo, un modello di fattura e una frase di sollecito già scritta. Tutti e tre si riusano decine di volte.
Quando il cliente è in ritardo
Una sequenza calma, in quattro tempi.
Prima, verifica che la fattura sia arrivata nel posto giusto e sia stata registrata. È la causa più frequente, e si risolve con un messaggio.
Poi scrivi a chi ha ordinato, con il documento e la data di scadenza, senza rimproveri. Trasmetterà, perché è il suo fornitore che rischia di perdere.
Poi chiedi il contatto diretto dell'amministrazione, con il riferimento d'ordine.
Infine sospendi i lavori in corso, dicendolo chiaramente. Una sospensione annunciata risolve più situazioni di un ulteriore sollecito.
Oltre a questo, i rimedi, gli interessi applicabili e la procedura dipendono dalla tua situazione e si verificano con un legale. Conserva ogni scambio per iscritto fin dall'inizio: è quel fascicolo a contare, non la memoria.
