Uma fatura clara faz com que lhe paguem e torna-o credível. Eis o que deve conter, um modelo a copiar, as bases do imposto e a questão do pagamento por plataforma.
Porque faturar bem muda tudo
Porque uma fatura é o único documento que o departamento de contabilidade lê, e ele não conhece nem o seu trabalho, nem o seu interlocutor, nem o contexto. Se faltar uma menção, a fatura vai para uma pilha em espera, e ninguém o avisa. Uma fatura completa é portanto menos uma formalidade do que um atalho para o pagamento.
O que deve conter uma fatura
Sete blocos, todos obrigatórios na maioria dos casos.
Os seus dados completos e o seu identificador profissional.
Os dados da marca, com a denominação social exata.
O número de fatura e a data de emissão.
O detalhe das prestações, linha a linha.
Os direitos de uso cedidos, com a respetiva duração.
O montante sem imposto, o imposto aplicável e o total.
E a data de vencimento, tratada acima.
Um modelo a copiar
Cabeçalho
O seu nome ou o da sua estrutura, morada, identificador, contacto.
Destinatário
Denominação social da marca, morada de faturação, referência de encomenda se existir.
Linhas de prestação
Produção de vídeo, com o número de vídeos e a duração.
Licença de utilização, com os suportes e a duração em meses.
Publicidade paga, se for cedida, numa linha distinta.
Exclusividade de categoria, se tiver sido concedida.
Rodapé da fatura
Total sem imposto, imposto aplicável, total a pagar, dados bancários, data de vencimento e penalizações de mora previstas.
É preciso faturar o imposto
Depende do seu estatuto, do seu país e do da marca, e estes elementos permanecem informação geral: a regra aplicável verifica-se com um contabilista, e uma fatura transfronteiriça segue menções particulares. O que é constante é que uma fatura deve indicar com clareza se o imposto se aplica ou não, e sobre que base.
Como organizar a contabilidade
Sete hábitos que chegam, sem software complicado.
Uma pasta por ano, uma subpasta por mês.
Uma numeração contínua, nunca reiniciada a meio do ano.
Uma tabela com data, cliente, montante, vencimento e estado.
Uma cópia de cada orçamento aceite, ao lado da fatura.
Uma reserva sistemática para os impostos.
Um ponto mensal de trinta minutos.
E a conservação dos comprovativos durante o prazo legal, a verificar com um contabilista.
Faturar antes ou depois da entrega
Seis referências para decidir consoante o cliente.
Cliente novo e encomenda grande: sinal na encomenda.
Cliente novo e encomenda pequena: fatura na entrega.
Cliente habitual: fatura na entrega, sem sinal.
Encomenda longa com vários vídeos: faturação por lote.
Licença renovada: fatura na data de renovação.
E urgência aceite: sinal sempre, sem exceção.
O que acrescentar quando a licença é limitada
Seis menções que o protegem um ano depois.
Os suportes autorizados, nomeados um a um.
A duração exata, com a data de fim.
O território, se for limitado.
A exclusividade, se existir, com o seu termo.
A frase que indica que qualquer uso fora do âmbito dá origem a nova fatura.
E a menção dos ficheiros em bruto, cedidos ou não.
Como enviar uma fatura para que seja lida
Sete precauções de envio, muitas vezes mais decisivas do que o conteúdo.
Enviar ao departamento de contabilidade e a quem encomendou.
Anexar a fatura, nunca colá-la no corpo da mensagem.
Usar um formato universal, legível sem software particular.
Nomear o ficheiro com o nome da marca e o número.
Recordar a referência de encomenda na mensagem.
Indicar a data de vencimento por extenso.
E pedir um aviso de receção, com cortesia.
O que pôr no assunto da mensagem
Cinco elementos, por esta ordem.
A palavra fatura, em primeiro.
O número de fatura.
O nome da sua estrutura.
A referência de encomenda.
E a data de vencimento.
O que fazer perante um atraso de pagamento
Sete etapas, por ordem, sem nunca levantar o tom.
Verificar que a fatura chegou ao departamento certo.
Enviar um lembrete neutro no vencimento, no próprio dia.
Insistir aos sete dias, anexando a fatura.
Contactar quem encomendou, não só a contabilidade.
Recordar por escrito as penalizações previstas.
Suspender as novas encomendas entretanto.
E, em último recurso, enviar uma interpelação, cuja forma se verifica com um jurista.
Os erros que atrasam um pagamento
Seis pormenores que fazem voltar uma fatura.
Uma denominação social aproximada.
Um número de encomenda em falta.
Uma descrição de prestação demasiado vaga.
Uma morada de faturação diferente da de entrega.
Um ficheiro enviado num formato que a contabilidade não consegue abrir.
E uma fatura enviada a uma só pessoa, que está de férias.
O que muda quando se passa por uma plataforma
Na UGC MATCH, a marca paga na encomenda, os fundos não são libertados de imediato, e o pagamento sai na validação. A plataforma é gratuita na inscrição e sem assinatura: retém 10% do preço do lado do criador, que fica portanto com 90%, e cobra à marca uma taxa de serviço de 6%, com um mínimo de 1,50 EUR. As suas obrigações declarativas pessoais continuam a ser suas e verificam-se com um contabilista.
O que consta de uma fatura correta
| Linha | O que contém | Porquê |
|---|---|---|
| A identidade das duas partes | Nome, morada, número de empresa | Sem ela a fatura não é válida |
| A prestação | Número de vídeos, formatos, direitos cedidos | Define o que é pago |
| O montante | Sem imposto, imposto, total | Tem de estar decomposto |
| As condições | Vencimento e penalização por atraso | Tornam defensável um crédito |
O que se guarda com cada fatura
O orçamento aceite, a prova de entrega dos ficheiros e a validação escrita. Esse trio transforma um desacordo num processo, e a sua ausência transforma um processo em palavra contra palavra.
O que se confirma com um contabilista
As menções obrigatórias, o regime de imposto aplicável e a duração de conservação. Estas regras dependem do local de estabelecimento e do tipo de cliente, não se copiam.
O que guardar mesmo com uma plataforma
Seis documentos a conservar do seu lado.
O resumo de cada encomenda.
O detalhe dos direitos cedidos.
Os montantes recebidos, mês a mês.
As trocas que alteram o âmbito.
As provas de entrega.
E as datas de fim de licença, para as suas insistências de renovação.
Uma última referência: uma fatura não precisa de ser bonita, precisa de ser completa e datada. São as duas únicas coisas que a contabilidade olha.
Fontes
- Portal do Empreendedor (MEI), Governo Federal
- Receita Federal do Brasil
- Simples Nacional, portal oficial
- Urssaf, portal oficial do auto-entrepreneur
- Service Public, como se registrar como micro-entrepreneur
- Service Public, ultrapassar os limites de faturamento
- Agencia Tributaria, administração fiscal da Espanha
- Segurança Social espanhola, filiação de autónomos (RETA)
- SPF Economie, abertura de empresa na Bélgica
- SPF Finances, administração fiscal belga
- Portal da segurança social belga
- Ministério da Fazenda, Costa Rica
Verificado em 4 de setembro de 2026. Limites e alíquotas mudam: se este guia e a fonte oficial divergirem, vale a fonte oficial.
