O problema, ali, quase nunca é a má-fé. É um circuito de pagamento que o prestador desconhece.
Os meios de pagamento realmente usados
Três, e não valem o mesmo.
A transferência domina nas empresas. Sai quase sempre em data fixa, o que significa que uma fatura chegada logo depois desse dia espera o ciclo seguinte.
O pagamento instantâneo entre particulares serve para as encomendas pequenas, os comércios de proximidade e os adiantamentos. É rápido e prático, mas não substitui uma fatura: o documento continua obrigatório, e a sua forma depende da sua situação, a verificar com um contabilista.
E as plataformas de pagamento, usadas pelos clientes estrangeiros, com comissões e prazos de levantamento que é preciso conhecer antes de fixar um preço.
Os prazos que vai encontrar
Variam com a dimensão do cliente, não com a simpatia dele.
Um comércio ou um independente paga depressa, muitas vezes no momento da entrega.
Uma empresa estruturada aplica o seu ciclo interno, com um dia de pagamento fixo no mês.
Uma grande empresa ou uma administração acrescenta uma validação, uma ordem de compra e por vezes um portal de fornecedores. O prazo não é negociável, mas é previsível.
Daí a regra: peça o prazo real antes de aceitar, e sobretudo peça o dia de pagamento no mês. Essas duas informações valem mais do que uma promessa de rapidez.
O adiantamento, a sua melhor proteção
É a medida mais eficaz, e a menos pedida.
Um adiantamento na encomenda faz três coisas: prova que o cliente decidiu, cobre o seu tempo se o projeto for cancelado, e evita-lhe adiantar despesas.
Uma proporção razoável para um primeiro cliente, o saldo na entrega. Nos lotes grandes, um pagamento por etapas.
Um cliente que recusa qualquer adiantamento sem explicação é uma informação, não um incidente.
O que deve estar escrito
Cinco linhas, no orçamento, antes de começar.
O que é entregue: número de ficheiros, formatos, retoques incluídos.
A data de entrega.
O preço, e o que inclui em direitos: duração, território, suportes.
O calendário de pagamento, com datas e não com prazos.
E os dados exatos de faturação: denominação social, morada, número de identificação, referência de encomenda se existir.
Este último ponto evita metade dos atrasos, porque uma fatura dirigida à entidade errada volta ao ponto de partida.
O que faz descarrilar uma encomenda
| Sinal | O que anuncia | A resposta |
|---|---|---|
| Um acréscimo pedido depois do orçamento | Um trabalho não pago | Uma adenda escrita |
| Uma validação que se arrasta | Um pagamento adiado | Uma data limite no contrato |
| Um interlocutor que muda | Um acordo esquecido | Reenviar o orçamento assinado |
O que se diz quando o pedido sai do âmbito
Aceitar, mas orçamentar. Basta uma frase: este ponto não estava no orçamento, isto é o que acrescenta ao preço e ao prazo. A marca decide a seguir.
O que se prepara antes mesmo do primeiro cliente
Um modelo de orçamento, um modelo de fatura e uma frase de insistência já escrita. Os três reutilizam-se dezenas de vezes.
Quando o cliente se atrasa
Uma sequência calma, em quatro tempos.
Primeiro, verifique que a fatura chegou ao sítio certo e foi registada. É a causa mais frequente, e resolve-se com uma mensagem.
Depois, escreva a quem encomendou, com o documento e a data de vencimento, sem reproches. Vai transmitir, porque é o fornecedor dele que arrisca perder.
A seguir peça o contacto direto da contabilidade, com a referência da encomenda.
Por fim, suspenda os trabalhos em curso, dizendo-o com clareza. Uma suspensão anunciada resolve mais situações do que mais uma insistência.
Para além disso, os recursos, os juros aplicáveis e o procedimento dependem da sua situação e verificam-se com um jurista. Guarde cada troca por escrito desde o início: é esse processo que conta, não a memória.
