O atraso de pagamento mais comum por lá não é uma recusa de pagar. É uma fatura que nunca entrou no sistema do cliente.
Como pagam os clientes italianos
Três hábitos, a conhecer antes de negociar.
A transferência domina, e sai quase sempre em data fixa: as empresas agrupam os pagamentos num ou dois dias por mês. Uma fatura que chega logo depois dessa data espera o ciclo seguinte, o que acrescenta um mês sem que ninguém esteja de má-fé.
Os prazos anunciados são muitas vezes longos, e negoceiam-se mais facilmente do que se julga quando se propõe uma contrapartida: um pagamento rápido contra um pequeno desconto, ou um fracionamento.
Por fim, quem encomenda quase nunca é quem paga. O seu interlocutor está no marketing, a sua fatura é tratada pela administração, e esses dois mundos falam uma vez por mês.
As três proteções mínimas
Chegam na grande maioria dos casos.
Um adiantamento na encomenda para qualquer cliente novo, ou para qualquer trabalho acima de um montante que fixa de antemão.
Um documento escrito, ainda que curto, que diga o que é entregue, em que data, por que preço, com que duração de direitos, e sob que prazo de pagamento.
E a entrega em dois tempos: uma versão com marca de água ou em baixa definição para validação, os ficheiros definitivos após receção do pagamento ou do saldo.
Estes três elementos não protegem contra a má-fé, protegem contra o esquecimento, que é a causa real da maioria das faturas por pagar.
O que fazer quando o pagamento não chega
Uma sequência, calma e documentada.
Primeiro tempo: verifique se a fatura chegou mesmo ao sistema deles, pela razão descrita na caixa. É o caso mais frequente, e resolve-se num dia.
Segundo tempo: escreva a quem encomendou, juntando o documento e a data de vencimento, sem reproches. Vai transmitir, porque é o fornecedor dele que arrisca perder.
Terceiro tempo: peça o contacto direto da contabilidade e dirija-se a ela, com a referência da encomenda.
Quarto tempo: suspenda os trabalhos em curso, dizendo-o com clareza e sem agressividade. Uma suspensão anunciada resolve mais situações do que mais uma insistência.
Para além disso, os recursos possíveis, os juros aplicáveis e o procedimento dependem da sua situação e verificam-se com um jurista. O importante é guardar cada troca por escrito desde o início.
O que protege em cada etapa
| Etapa | A salvaguarda | O que evita |
|---|---|---|
| Antes da filmagem | Um adiantamento ou um pagamento colocado | Um trabalho inteiramente a crédito |
| Na entrega | Um ficheiro em qualidade reduzida primeiro | Uma difusão sem liquidação |
| Depois da fatura | Uma insistência datada a sete dias | Um esquecimento que se instala |
O que se põe por escrito antes de começar
O montante, a data de vencimento, o meio de pagamento e o que acontece em caso de atraso: três linhas chegam.
O que se faz quando a fatura não é paga
Uma insistência escrita, depois um aviso formal com data limite, depois a paragem de qualquer nova encomenda. Os recursos seguintes são a confirmar com um jurista.
A solução estrutural
Cabe numa frase: faça com que o pagamento não dependa da boa vontade.
Isso quer dizer um adiantamento sistemático, entregas retidas até ao pagamento, e clientes recorrentes cujo ciclo de pagamento conhece.
Quer dizer também recusar, uma vez, um cliente que recusa qualquer adiantamento e impõe um prazo muito longo sem encomenda escrita. Essa recusa custa um trabalho; aceitá-la custa muitas vezes três meses de tesouraria e muita energia.
O melhor indicador de saúde da sua atividade não é o volume de negócios, é o número de dias entre a entrega e o dinheiro disponível.
