Un cliente flamenco, entonces mandás la factura en neerlandés. Buen reflejo, objeto equivocado: el idioma de tus documentos sigue a tu sede de explotación.
El principio que nadie explica
Tres elementos que deciden, y uno que no decide.
El lugar de tu sede de explotación, que determina el régimen lingüístico aplicable a tus documentos.
La naturaleza del documento: factura, contrato de trabajo, documento social, cada uno con sus propias reglas.
Y el idioma oficial de la región involucrada.
Lo que no decide: el idioma del cliente, su preferencia, o el de la conversación que tuviste con él.
Te sigue a vos, no al cliente
Tres consecuencias prácticas.
No tenés que cambiar de idioma de facturación según tus clientes: un creador establecido en una región emite siempre en el mismo idioma, sean quienes sean sus interlocutores.
Un cliente establecido en otro lado del país recibe entonces un documento en un idioma que no es el suyo, y es normal.
Y una mudanza de tu sede cambia tus obligaciones, lo que supone actualizar tus plantillas.
La pregunta a hacer una vez
Cuatro preguntas a hacerle a un contador, de una sola vez, en el momento del alta.
Qué régimen lingüístico se aplica a mi sede de explotación.
Qué documentos están afectados, y cuáles no.
Cómo tratar a los clientes situados fuera del país.
Y qué forma debe tomar una eventual traducción adjunta.
Una observación: esas cuatro respuestas entran en una página y sirven durante años. Es la mejor relación entre el tiempo dedicado y los problemas evitados de toda la vida administrativa de un creador.
Para qué sirve la versión de cortesía
Cuatro usos legítimos de una traducción.
Facilitar la lectura a un interlocutor que no habla el idioma del documento.
Acelerar la validación interna en el cliente, que tiene que entender lo que valida.
Evitar preguntas inútiles sobre el detalle de las líneas.
Y mostrar una atención comercial, que cuenta en una relación que dura.
Tres reglas para que esa versión no plantee problemas.
Va adjunta, nunca sustituida al original.
Lleva una mención que indique que se trata de una traducción no oficial.
Y retoma exactamente los mismos montos y las mismas líneas, sin redondeo ni simplificación.
Lo que decide el idioma de cada documento
| Documento | Idioma a usar | Por qué |
|---|---|---|
| El presupuesto y el contrato | El del cliente | Es quien debe entender lo que firma |
| La factura | El admitido por su administración | Sirve como pieza contable |
| La voz del vídeo | El del público buscado | No tiene nada que ver con los otros dos |
Lo que se arregla en una frase del presupuesto
Precisar el idioma de los entregables y el de los intercambios. Un encargo en el que la marca escribe en un idioma y espera una voz en otro se repara mal tras el rodaje.
Lo que se verifica antes de emitir
Las menciones obligatorias, el idioma admitido y las reglas de conservación aplicables a tu situación. Estos puntos se confirman con un contable, varían según el lugar de establecimiento.
Qué no cambia con eso
Cinco cosas que quedan idénticas sea cual sea el idioma.
Las menciones obligatorias de la factura, que tienen que figurar todas.
La numeración continua, sin huecos en la serie.
Los plazos de pago y las condiciones acordadas.
El tratamiento del impuesto, que depende del estatuto del cliente y no del idioma.
Y tus obligaciones de conservación de los documentos.
Una última referencia: el idioma de tus documentos no es una marca de atención, es una característica de tu empresa. Lo que le gusta a un cliente es una factura correcta que pasa a la primera por contabilidad, no un documento traducido que habrá que rehacer.
