La facture électronique est la formalité qui sépare un créateur travaillant avec des hôtels, des entreprises et des agences d'un créateur qui ne travaille qu'avec des connaissances. Au Costa Rica, ce n'est pas un détail comptable : c'est la porte d'entrée des clients qui paient bien.

Pourquoi elle décide de votre clientèle

Une entreprise formelle doit justifier chaque dépense. Si elle ne peut pas enregistrer ce qu'elle vous verse comme prestation de service, elle ne vous engage tout simplement pas, aussi bon que soit votre matériel.

Les hôtels, les sociétés de zones franches, les agences de publicité et toute marque à la comptabilité tenue sont dans ce cas. Sans justificatif électronique, ces conversations s'arrêtent au premier courriel.

Ce qu'implique l'enregistrement

Il faut s'enregistrer auprès du fisc comme contribuable, déclarer l'activité économique exercée et s'habiliter à émettre des justificatifs électroniques.

Il faut ensuite un moyen de les émettre : il existe des solutions gratuites et payantes, et la plupart des comptables configurent le processus en une seule séance. L'investissement de départ est faible comparé au premier client formel qu'il débloque.

Ce que doit porter votre facture

  • Vos données comme émetteur et celles du client comme destinataire, avec identifiants.
  • Une description réelle de la prestation : production de pièces vidéo et, sur une ligne à part, la licence d'usage.
  • Quantité, prix unitaire et sous-total.
  • La taxe sur la valeur ajoutée applicable au service.
  • Total et conditions de paiement.

Séparer production et licence sur deux lignes acte par écrit que l'usage publicitaire est un poste à part, et facilite la facturation de son extension plus tard.

Clients à l'étranger

Facturer un client hors du Costa Rica ne suit pas le même traitement qu'un client local. C'est le terrain où l'on se trompe le plus et où un comptable se rembourse tout seul.

N'improvisez pas : posez la question avant d'émettre la première facture internationale, surtout si le paiement arrive sur un compte en dollars ou via une plateforme.

Quand franchir le pas

Quand vous voyez des revenus se répéter, ni avant, ni bien après. Beaucoup de créateurs font deux ou trois petits travaux, confirment qu'il y a de la demande, puis se formalisent pour accepter le premier client sérieux.

Ce qui ne marche pas, c'est passer un an à facturer de façon informelle. La question de la facture arrive dès le premier courriel de n'importe quel gros client.

Pour aller plus loin

Se formaliser ne fait pas de vous un meilleur créateur, mais ouvre la porte des clients qui paient bien. Notre guide sur comment devenir créateur UGC couvre le reste du chemin.