Une facture claire vous fait payer et vous rend crédible. Voici ce qu'elle doit contenir, un modèle à copier, les bases de la TVA et la question du paiement par plateforme.
Pourquoi bien facturer change tout
Parce qu'une facture est le seul document que lit le service comptable, et qu'il ne connaît ni votre travail, ni votre interlocuteur, ni le contexte. S'il manque une mention, la facture part dans une pile en attente, et personne ne vous prévient. Une facture complète est donc moins une formalité qu'un raccourci vers le paiement.
Ce que doit contenir une facture
Sept blocs, tous obligatoires dans la plupart des cas.
Vos coordonnées complètes et votre identifiant professionnel.
Les coordonnées de la marque, avec sa raison sociale exacte.
Le numéro de facture et la date d'émission.
Le détail des prestations, ligne par ligne.
Les droits d'usage cédés, avec leur durée.
Le montant hors taxes, la taxe applicable et le total.
Et la date d'échéance, traitée plus haut.
Un modèle à copier
En-tête
Votre nom ou celui de votre structure, adresse, identifiant, contact.
Destinataire
Raison sociale de la marque, adresse de facturation, référence de commande si elle existe.
Lignes de prestation
Production vidéo, avec le nombre de vidéos et leur durée.
Licence d'utilisation, avec les supports et la durée en mois.
Publicité payante, si elle est cédée, sur une ligne distincte.
Exclusivité de catégorie, si elle a été accordée.
Pied de facture
Total hors taxes, taxe applicable, total à payer, coordonnées bancaires, date d'échéance et pénalités de retard prévues.
Faut-il facturer la taxe
Cela dépend de votre statut, de votre pays et de celui de la marque, et ces éléments restent des informations générales : la règle applicable se vérifie avec un comptable, et une facture transfrontalière suit des mentions particulières. Ce qui est constant, en revanche, c'est qu'une facture doit indiquer clairement si la taxe s'applique ou non, et sur quelle base.
Comment organiser sa comptabilité
Sept habitudes qui suffisent, sans logiciel compliqué.
Un dossier par année, un sous-dossier par mois.
Une numérotation continue, jamais réinitialisée en cours d'année.
Un tableau avec date, client, montant, échéance et état.
Une copie de chaque devis accepté, à côté de la facture.
Une mise de côté systématique pour les charges.
Un point mensuel de trente minutes.
Et la conservation des justificatifs pendant la durée légale, à vérifier avec un comptable.
Facturer avant ou après la livraison
Six repères pour trancher selon le client.
Client nouveau et commande importante : acompte à la commande.
Client nouveau et petite commande : facture à la livraison.
Client régulier : facture à la livraison, sans acompte.
Commande longue avec plusieurs vidéos : facturation par lot.
Licence renouvelée : facture à la date de renouvellement.
Et urgence acceptée : acompte systématique, sans exception.
Ce qu'il faut ajouter quand la licence est limitée
Six mentions qui vous protègent un an plus tard.
Les supports autorisés, nommés un par un.
La durée exacte, avec la date de fin.
Le territoire, s'il est limité.
L'exclusivité, si elle existe, avec son terme.
La phrase indiquant que tout usage hors périmètre fait l'objet d'une nouvelle facture.
Et la mention des fichiers bruts, cédés ou non.
Comment envoyer une facture pour qu'elle soit lue
Sept précautions d'envoi, souvent plus décisives que le contenu.
Envoyer au service comptable et à la personne qui a commandé.
Mettre la facture en pièce jointe, jamais dans le corps du message.
Utiliser un format universel, lisible sans logiciel particulier.
Nommer le fichier avec le nom de la marque et le numéro.
Rappeler la référence de commande dans le message.
Indiquer la date d'échéance en toutes lettres.
Et demander un accusé de réception, poliment.
Ce qu'il faut mettre en objet du message
Cinq éléments, dans cet ordre.
Le mot facture, en premier.
Le numéro de facture.
Le nom de votre structure.
La référence de commande.
Et la date d'échéance.
Que faire face à un retard de paiement
Sept étapes, dans l'ordre, sans jamais hausser le ton.
Vérifier que la facture a bien été reçue par le service concerné.
Envoyer un rappel neutre à l'échéance, le jour même.
Relancer à sept jours, en joignant la facture.
Contacter la personne qui a commandé, pas seulement la comptabilité.
Rappeler par écrit les pénalités prévues.
Suspendre les nouvelles commandes en attendant.
Et, en dernier recours, envoyer une mise en demeure, dont la forme se vérifie avec un juriste.
Les erreurs qui retardent un paiement
Six détails qui font revenir une facture.
Une raison sociale approximative.
Un numéro de commande manquant.
Un intitulé de prestation trop vague.
Une adresse de facturation différente de l'adresse de livraison.
Un fichier envoyé dans un format que la comptabilité ne peut pas ouvrir.
Et une facture envoyée à une seule personne, en congés.
Ce qui change quand on passe par une plateforme
Sur UGC MATCH, la marque paie à la commande, les fonds ne sont pas débloqués tout de suite, et le versement part à la validation. La plateforme est gratuite à l'inscription et sans abonnement : elle retient 10% du prix côté créateur, qui garde donc 90%, et facture à la marque des frais de service de 6%, avec un minimum de 1,50 EUR. Vos obligations déclaratives personnelles restent les vôtres et se vérifient avec un comptable.
Ce qui figure sur une facture correcte
| Ligne | Ce qu'elle contient | Pourquoi |
|---|---|---|
| L'identité des deux parties | Nom, adresse, numéro d'entreprise | Sans elle, la facture n'est pas valable |
| La prestation | Nombre de vidéos, formats, droits cédés | Elle définit ce qui est payé |
| Le montant | Hors taxe, taxe, total | Il doit être décomposé |
| Les conditions | Échéance et pénalité de retard | Elles rendent une créance défendable |
Ce qui se conserve avec chaque facture
Le devis accepté, la preuve de livraison des fichiers et la validation écrite. Ce trio transforme un désaccord en dossier, et son absence transforme un dossier en parole contre parole.
Ce qui se confirme avec un comptable
Les mentions obligatoires, le régime de taxe applicable et la durée de conservation. Ces règles dépendent du lieu d'établissement et du type de client, elles ne se copient pas.
Ce qu'il faut garder même avec une plateforme
Six documents à conserver de votre côté.
Le récapitulatif de chaque commande.
Le détail des droits cédés.
Les montants perçus, mois par mois.
Les échanges qui modifient le périmètre.
Les preuves de livraison.
Et les dates de fin de licence, pour vos relances de renouvellement.
Un dernier repère : une facture n'a pas besoin d'être belle, elle a besoin d'être complète et datée. Ce sont les deux seules choses que la comptabilité regarde.
Sources
- Portal do Empreendedor (MEI), gouvernement brésilien
- Receita Federal, administration fiscale brésilienne
- Simples Nacional, portail officiel
- Urssaf, portail officiel auto-entrepreneur
- Service Public, comment devenir micro-entrepreneur
- Service Public, conséquences du dépassement des seuils de chiffre d'affaires
- Agencia Tributaria, administration fiscale espagnole
- Sécurité sociale espagnole, affiliation des indépendants (RETA)
- SPF Economie, création d'entreprise en Belgique
- SPF Finances, administration fiscale belge
- Portail de la sécurité sociale belge
- Ministère des Finances, Costa Rica
Vérifié le 4 septembre 2026. Les seuils et les taux changent : en cas de désaccord entre ce guide et la source officielle, c'est la source officielle qui fait foi.
