Porque é que se espera um orçamento escrito, as quatro perguntas a devolver, e a rapidez de resposta que ganha o trabalho.
A resposta tem de poder ser reencaminhada
É a restrição de fundo, e muda a forma da mensagem.
A sua resposta quase nunca será lida por uma só pessoa. É copiada, reencaminhada, por vezes impressa, e tem de continuar compreensível sem si.
Quatro elementos têm de constar, sempre os mesmos.
O que é entregue: número de vídeos, durações, formatos, com ou sem montagem.
O prazo, em dias úteis a partir da receção do produto.
O preço, sem impostos, e o que inclui exatamente.
E os direitos: que suportes, que território, que duração.
Um orçamento escrito em anexo não é uma formalidade de empresa grande: é o documento que permite ao seu interlocutor obter uma aprovação sem reescrever nada.
A velocidade conta, mas não no sentido habitual
Não é a corrida ao primeiro minuto.
O que se espera é um aviso de receção rápido e uma resposta completa dentro de um prazo anunciado.
Duas mensagens valem mais do que uma só tardia. A primeira, dentro da hora: recebeu, volta com um orçamento antes de tal hora. A segunda, completa, à hora prometida.
Uma nota de calendário: as respostas enviadas à sexta à tarde esperam por segunda. Um orçamento enviado na quinta de manhã é tratado nessa semana.
O tom
Sóbrio, direto, sem efusões.
Três coisas funcionam: o tratamento formal por defeito, frases curtas, e números em vez de adjetivos.
Três coisas prejudicam: o entusiasmo excessivo, os emojis numa primeira troca, e as promessas de resultado que ninguém lhe pediu.
Uma precisão útil: sobriedade não é frieza. Uma frase que mostra que leu o briefing, precisa e curta, vale mais do que um parágrafo caloroso e vazio.
As perguntas a fazer, e uma só vez
Quatro, agrupadas na mesma mensagem.
Onde o vídeo vai ser difundido, e durante quanto tempo.
Quem valida, e por que circuito interno.
O produto é enviado, por quem, e em que data.
E se existe um manual de marca ou menções obrigatórias a respeitar.
Faça-as juntas. Quatro mensagens seguidas dão a impressão de uma organização aproximada, enquanto as mesmas perguntas numa só mensagem dão a impressão contrária.
O que não fazer
Três erros frequentes.
Enviar um preço sem âmbito: será entendido como o preço de tudo o que a marca imaginar.
Aceitar uma exclusividade ou uma duração de direitos sem a orçamentar à parte.
E prometer uma data sem ter verificado o prazo de expedição do produto, que é a causa mais frequente de atraso.
O que se joga na primeira resposta
| Prazo | O que se envia | Efeito |
|---|---|---|
| Na hora | Um aviso de receção e uma pergunta precisa | A marca avança |
| No próprio dia | Um orçamento firme e um calendário | A decisão toma-se |
| Depois do acordo | Uma confirmação escrita do âmbito | Nenhum mal-entendido |
O que tranquiliza aqui mais do que noutros lados
Um orçamento detalhado linha a linha, um contrato tipo em anexo e uma frase sobre o tratamento dos dados. Uma resposta completa encurta a decisão em vários dias.
O que faz perder uma encomenda já ganha
Um preço anunciado como faixa, um prazo sem margem, e uma pergunta feita três dias depois da primeira resposta.
Depois do envio
Dois gestos, não três.
Uma insistência curta ao fim de cinco dias úteis, que recorda o conteúdo do orçamento e a sua data de validade.
Uma segunda, quinze dias depois, que propõe deslocar as janelas em vez de voltar a pedir uma resposta.
E uma regra de arquivo: guarde cada orçamento enviado com a sua data. Uma marca que volta seis meses depois retoma quase sempre o documento tal e qual, e é nesse momento que convém saber o que tinha prometido.
