La première facture d'un créateur UGC en Espagne apporte presque toujours la même surprise : le montant que vous écrivez n'est pas celui qui arrive sur votre compte. Ce n'est ni une erreur du client ni une commission cachée, c'est le fonctionnement d'une facture d'indépendant adressée à une entreprise.

Les deux mécanismes

La TVA s'ajoute. Vous ajoutez la TVA applicable à votre tarif. Cet argent n'est pas le vôtre : vous l'encaissez puis vous le déclarez.

La retenue à la source se soustrait. Quand vous facturez une entreprise ou un autre professionnel en Espagne, l'entreprise retient un pourcentage à valoir sur votre impôt sur le revenu et le verse au fisc en votre nom.

Résultat : si votre tarif est de 500 euros, la facture ajoute la TVA et soustrait la retenue, et le virement reçu est un troisième chiffre. L'argent retenu n'est pas perdu : il joue en votre faveur lors de la déclaration annuelle.

Comment chiffrer sans embrouiller le client

Donnez toujours le prix de base en précisant explicitement qu'il est hors taxes. Ajoutez une ligne avec le total TTC, et une autre avec le montant approximatif du virement si le client applique la retenue.

Un client entreprise comprend ce format immédiatement, car c'est ainsi qu'il reçoit toutes ses factures. Un particulier n'applique pas de retenue : sa facture est plus simple, et il vaut mieux le lui dire pour qu'il ne croie pas que vous lui facturez autrement.

Ce que doit porter la facture

Votre nom et numéro fiscal, les données fiscales du client, un numéro de facture séquentiel, la date, la description de la prestation, la base imposable, le taux et le montant de TVA, la retenue le cas échéant, et le total. Sans ces éléments, un service comptable renvoie la facture et le paiement glisse d'un mois.

Conservez toutes les factures émises et reçues. Les dépenses liées à l'activité, matériel, logiciels, une part du téléphone ou d'internet, peuvent être déduites si elles sont justifiées et réellement affectées au travail. C'est le point qui mérite une conversation unique avec un comptable, et un paramétrage propre dès le départ.

L'erreur la plus coûteuse

Travailler sans facture parce que le client le propose. Au-delà du problème légal, cela vous laisse sans recours s'il ne paie pas et sans aucune charge déductible. Et les marques et agences qui paient bien ne travaillent pas ainsi.

Pour aller plus loin

Bien facturer est ce qui transforme des missions ponctuelles en activité. Notre guide sur comment devenir créateur UGC couvre les prix, les droits d'usage et les premiers clients.