Travailler pour des marques à l'étranger change ce que vous facturez, comment vous êtes payé et ce qu'il faut écrire en premier.
Ce que change un client étranger
Quatre différences par rapport à un client local.
Le type de document et le régime applicable, traités plus haut.
La devise, qui n'est presque jamais la vôtre.
Le délai de paiement, souvent plus long, et le circuit par lequel l'argent arrive.
Et le niveau d'exigence sur la description de la prestation, plus élevé, parce que la comptabilité qui reçoit la facture ne vous connaît pas.
Ce que doit porter le document
Sept mentions, aucune facultative.
Vos coordonnées complètes et votre identifiant fiscal.
Les coordonnées complètes du client, avec son pays et son identifiant local.
Un numéro de document séquentiel.
La date d'émission et la période de la prestation.
Une description précise du service, incluant les droits cédés, leur durée et leur territoire.
Le montant, la devise, et le traitement fiscal applicable.
Et les conditions de paiement, avec le délai, les coordonnées bancaires complètes et la répartition des frais.
Ce que vous recevez n'est pas ce que vous facturez
Quatre écarts entre le montant émis et le montant reçu.
Les frais de la banque émettrice, ceux de la banque intermédiaire et ceux de la banque réceptrice, qui se cumulent.
La marge appliquée à la conversion, souvent plus lourde que les frais annoncés.
Les éventuelles retenues opérées par le client selon les règles de son propre pays, qui doivent être documentées et récupérées auprès de votre administration.
Et le délai entre le paiement et la disponibilité effective des fonds.
Une conséquence de tarification : intégrez ces écarts dans votre prix dès le devis, et écrivez sur le document qui paie les frais de transfert. Une réclamation après réception n'aboutit jamais.
Le circuit du grand client
Cinq étapes que suit une facture chez une entreprise de taille importante.
L'ouverture d'un compte fournisseur, qui demande des documents et prend parfois deux semaines.
Un numéro de commande interne, sans lequel aucune facture n'est traitée.
La validation par la personne qui a commandé.
Le passage en comptabilité, où seul le document compte.
Et le paiement, groupé à date fixe, souvent une ou deux fois par mois.
Une remarque pratique : relancez la comptabilité, avec le numéro de commande, pas votre interlocuteur créatif. Il n'a aucun pouvoir sur cette chaîne.
Ce qu'il faut conserver
Quatre pièces, pendant la durée légale.
Les factures émises, dans l'ordre.
Les contrats ou échanges écrits décrivant la prestation et les droits.
Les justificatifs de réception des fonds, qui font le lien avec la facture.
Et les documents relatifs aux retenues éventuelles opérées à l'étranger.
Ce qui se fixe avant d'envoyer la première facture
| Point | Ce qu'on décide | Où l'écrire |
|---|---|---|
| La devise de facturation | Celle du client ou la sienne | Le devis |
| Qui porte les frais de transfert | Le client, en général | La ligne de conditions |
| Le taux de change retenu | Celui du jour d'émission | La facture elle-même |
Ce qui coûte plus cher qu'on ne croit
Un virement international mal routé, une conversion faite deux fois, et un délai bancaire qui décale la trésorerie d'une semaine. Ces trois postes s'anticipent, ils ne se rattrapent pas.
Ce qui se confirme avant de s'engager
Le régime déclaratif applicable aux prestations facturées à l'étranger, les obligations de change et les justificatifs à conserver. Ces règles évoluent et se confirment avec un comptable local.
Quand voir un comptable
Trois moments.
Avant la première facture à l'export, pour valider le type de document et l'inscription requise.
Quand un client demande un traitement particulier, retenue ou formulaire.
Et à chaque changement de volume, parce que le régime applicable dépend aussi de votre niveau d'activité.
Un dernier repère : un client étranger ne juge pas votre facture sur sa beauté, il la juge sur sa capacité à passer dans un système comptable qu'il ne contrôle pas non plus. Une facture qui passe du premier coup vaut une relation qui dure.
