Ce n'est pas une formalité de fin de mois. Le document que vous savez émettre décide de la taille des clients qui peuvent travailler avec vous.
Ce que doit porter le justificatif
Toujours les mêmes éléments, quel que soit le régime.
Votre identification, celle du client telle qu'elle est enregistrée, la date, un numéro qui se suit, une description du service, le montant, et les mentions propres à votre situation fiscale.
Le point qui coince le plus souvent est le nom du client : celui de la marque n'est pas toujours celui de l'entité qui paie. Demandez-le par écrit avant de tourner, pas au moment d'émettre.
La description compte plus qu'on ne croit
Écrivez ce que vous avez fait, pas ce que vous êtes.
Production de contenu vidéo, cession de droits d'usage pour une durée donnée, montage, adaptation : ces libellés ne se traitent pas de la même façon selon les cas, et un intitulé vague ralentit le circuit de validation chez le client.
Si le service comprend une part de production et une part de licence, dites-le en deux lignes distinctes plutôt qu'en une seule.
Émettre avant ou après l'encaissement
Cela dépend du régime et du type d'opération, et ce n'est pas un détail de préférence personnelle.
La règle applicable se vérifie avec un comptable une fois pour toutes, puis s'écrit dans votre procédure. Ce qui est certain, c'est que le client, lui, ne paiera pas sans document, et que beaucoup exigent de le recevoir avant de programmer le virement.
Le grand client a son circuit
Il ne paie pas quand vous envoyez, il paie quand son système accepte.
Cela suppose souvent d'être enregistré comme fournisseur, de fournir des pièces d'identification, parfois des coordonnées bancaires validées séparément, et de respecter un calendrier de paiement fixe.
Demandez ce circuit dès le premier échange. Deux questions suffisent : que vous faut-il de ma part pour me référencer, et quels sont vos jours de paiement.
Le client étranger n'a pas les mêmes exigences
Il demandera parfois un document en anglais, une description différente, ou des informations que votre format habituel ne porte pas.
Les règles applicables aux prestations vers l'étranger, les éventuelles retenues et les justificatifs à conserver dépendent des deux pays : ils se vérifient avec un comptable avant la première commande internationale, pas après.
Tout conserver
Les documents émis, les contrats, les échanges qui valident une commande, les preuves de paiement.
La durée de conservation applicable se vérifie, mais le réflexe est simple : un dossier par client, un fichier par mois, et une sauvegarde qui n'est pas sur votre téléphone.
Ce qui se fixe avant la première facture
| Point | Ce qu'on décide | Où l'écrire |
|---|---|---|
| La devise | Locale ou étrangère | Le devis |
| Le taux de change retenu | Celui du jour d'émission | La facture |
| Les frais de transfert | Qui les porte | Les conditions |
| Le délai | Un nombre de jours précis | Les conditions |
Ce qui coûte plus cher qu'on ne croit
Une conversion faite deux fois, un virement mal routé, et un délai bancaire qui décale la trésorerie d'une semaine. Ces trois postes s'anticipent, ils ne se rattrapent jamais après coup.
Ce qui se confirme avec un comptable local
Le régime déclaratif applicable aux prestations facturées à l'étranger, les obligations de change et les justificatifs à conserver. Ces règles évoluent et ne se copient pas d'un confrère.
Quand faire appel à un comptable
Plus tôt que vous ne pensez, et pas quand un problème arrive.
Une consultation au démarrage vous fait choisir le bon régime, connaître vos échéances et éviter les rattrapages coûteux. C'est la dépense qui rapporte le plus dans la première année d'activité.
