Trabalhar com agências de UGC na Alemanha

Como as agências compram, o que pagam, o que vão tentar obter de graça, e porque é que uma boa agência muda um ano.

O que a agência compra de facto

Três coisas, e o vídeo é apenas a terceira.

A previsibilidade: prometeu uma data ao cliente, e compra a certeza de a cumprir.

A conformidade: assinou um briefing, e compra que a sua entrega corresponda linha a linha.

E a capacidade: precisa de dez peças no mês que vem, não de uma peça excecional este mês.

Uma consequência direta nos preços: uma agência raramente paga a tarifa máxima, mas paga com regularidade, e um ano com seis lotes regulares vale mais do que três trabalhos bem pagos e espaçados.

O que perguntar antes de aceitar

Cinco perguntas, na mesma mensagem.

Quem é o cliente final, e em que país o vídeo será difundido.

Que suportes, que duração, que território para os direitos, e se é pedida exclusividade.

Quantas rondas de alterações estão incluídas, e o que conta como ronda.

Quem paga, em que prazo, e se o pagamento depende de o cliente final pagar.

E se as imagens em bruto são pedidas, em troca de quê.

Uma regra que evita quase todos os litígios: um pagamento condicionado ao recebimento da agência não é um prazo, é uma transferência de risco. Recusa-se, com educação, logo na primeira troca.

O que o torna fácil de voltar a contratar

Quatro hábitos, e não custam nada.

Responder em meio dia, mesmo que seja para dizer que responde amanhã.

Entregar um dia antes da data prometida, não no próprio dia às onze da noite.

Assinalar um problema assim que aparece, não no momento da entrega.

E fazer as perguntas todas de uma vez, antes de começar, nunca a meio da montagem.

Um detalhe que pesa mais do que parece: mantenha as mesmas definições de imagem e som de um lote para o outro. Uma agência que tem de refazer a correção de cor em cada entrega acaba por mudar de criador.

O que não fazer

Três erros clássicos.

Aceitar um primeiro lote mal pago a pensar que o seguinte será ao preço: o primeiro preço torna-se o preço.

Dar as imagens em bruto sem as faturar: permitem produzir variantes sem si, e essas variantes pagam-se normalmente.

E contactar diretamente o cliente final. Mesmo sendo legal, acaba com a relação, e a agência tem mais projetos do que o cliente.

O que uma agência assume, e o que deixa

O que se pergunta antes de entrar numa bolsa

O nome dos clientes finais, o prazo de pagamento, o número de retoques incluídos, a distribuição das encomendas e o tratamento dos dados pessoais.

O que faz durar a relação

Entregar antes da data, nomear os ficheiros como pedido, sinalizar um problema antes de virar atraso. Estes três hábitos valem mais do que uma tarifa baixa.

Ao longo do tempo

Dois gestos por trimestre chegam.

Enviar uma disponibilidade atualizada, em três linhas, à pessoa que encomenda, não ao endereço geral.

E propor uma vez por ano uma atualização de preço, com números, apoiada no que entrega a mais do que no início.

Um último ponto administrativo: fature com as menções esperadas ali, e peça a referência de encomenda interna antes de emitir, porque uma fatura sem essa referência espera pelo mês seguinte. As menções exatas e o tratamento fiscal verificam-se com um contabilista.