Na grande maioria dos casos, ninguém decidiu não lhe pagar. O seu documento está simplesmente parado algures, e está a insistir com a pessoa errada.
Porque uma fatura fica por pagar
Quase sempre por uma razão administrativa.
Uma referência de encomenda em falta, um nome de entidade incorreto, um formato que o sistema não aceita, um registo de fornecedor que nunca foi completado, ou simplesmente um ciclo de pagamento falhado por dois dias.
Nenhuma dessas causas é um litígio. São processos parados, e um processo parado não se desbloqueia sozinho.
A insistência que funciona
Curta, datada, sem emoção.
Recorde o número do documento, a data de emissão, o montante e a data acordada. Peça uma só coisa: em que data está previsto o pagamento. Não repita a sua satisfação, não justifique o seu trabalho, não peça desculpa por insistir.
Uma mensagem factual obtém uma resposta; uma mensagem que exprime frustração obtém silêncio.
O calendário de insistência
Três etapas, escritas de antemão.
No vencimento: um lembrete neutro ao serviço de contabilidade. Aos sete dias: uma segunda mensagem com a mesma formulação, com cópia ao seu interlocutor. Aos quinze dias: uma chamada telefónica, que desbloqueia mais processos do que dez cartas.
Mantenha esse calendário com toda a gente, sem exceção. As exceções são exatamente os processos que se tornam perdas.
O que é preciso ter escrito antes
O litígio ganha-se ou perde-se antes da encomenda, não depois.
O que se entrega, a data de entrega, o montante, a data de pagamento, e o que acontece se a encomenda mudar pelo caminho. Cinco linhas enviadas por mensagem e confirmadas por escrito valem mais do que um contrato longo que ninguém assinará.
Junte um adiantamento nos montantes importantes: é uma prática corrente, e filtra os clientes que não vão pagar.
Quando parar de entregar
Quando a segunda encomenda chega antes do pagamento da primeira.
É a regra mais útil do ofício. Vai custar-lhe uma encomenda de vez em quando, e vai evitar-lhe perder um trimestre inteiro com um cliente que acumula.
Diga-o simplesmente: retomo assim que o saldo anterior estiver liquidado. Essa frase não é agressiva, é profissional.
O que continua possível depois
Os recursos existem, mas dependem da sua situação e do montante.
As diligências formais, os prazos aplicáveis e o interesse de iniciar um processo verificam-se com um jurista, pesando o custo e o tempo face à quantia em causa. Para montantes pequenos, a melhor decisão é muitas vezes parar as despesas e não entregar mais nada.
As etapas de uma cobrança, por ordem
| A etapa | O prazo indicativo | O que contém |
|---|---|---|
| O lembrete cortês | Uma semana após o vencimento | A fatura anexa e a data de vencimento |
| A cobrança formal | Duas semanas depois | A lembrança do orçamento aceite e das entregas |
| A interpelação | Um mês depois | Uma interpelação escrita, com aviso de receção |
O que torna defensável um crédito
O processo. Orçamento aceite por escrito, encomenda datada, entrega com registo de hora, trocas conservadas: essas quatro peças bastam quase sempre, e reúnem-se ao longo do trabalho, não no momento do litígio.
O que evita a maioria das dívidas
O adiantamento ou o pagamento enquadrado por um mercado. As regras de cobrança aplicáveis dependem do país e do estatuto, e fazem-se confirmar por um profissional em vez de deduzir de um fórum.
Como não voltar a passar por isso
Mantenha uma lista, e releia-a.
O nome das entidades que pagaram tarde, a duração do atraso, e o que o desbloqueou. Ao fim de um ano, essa lista diz-lhe com quem é preciso um adiantamento, com quem é preciso um contacto contabilístico desde o início, e com quem não se deve voltar a trabalhar.
