Não é uma formalidade de fim de mês. O documento que sabe emitir decide o tamanho dos clientes que podem trabalhar consigo.
O que deve conter o comprovativo
Sempre os mesmos elementos, seja qual for o regime.
A sua identificação, a do cliente tal como está registada, a data, um número sequencial, uma descrição do serviço, o montante, e as menções próprias da sua situação fiscal.
O ponto que mais emperra é o nome do cliente: o da marca nem sempre é o da entidade que paga. Peça-o por escrito antes de filmar, não no momento de emitir.
A descrição conta mais do que se pensa
Escreva o que fez, não o que é.
Produção de conteúdo vídeo, cessão de direitos de uso por uma duração determinada, montagem, adaptação: esses rótulos não são tratados da mesma forma em todos os casos, e um título vago trava o circuito de validação do lado do cliente.
Se o serviço inclui uma parte de produção e uma parte de licença, diga-o em duas linhas distintas e não numa só.
Emitir antes ou depois do recebimento
Depende do regime e do tipo de operação, e não é um detalhe de preferência pessoal.
A regra aplicável verifica-se com um contabilista de uma vez por todas, e depois escreve-se no seu procedimento. O que é certo é que o cliente não pagará sem documento, e que muitos exigem recebê-lo antes de agendar a transferência.
O cliente grande tem o seu circuito
Não paga quando envia, paga quando o seu sistema aceita.
Isso supõe muitas vezes estar registado como fornecedor, fornecer documentos de identificação, por vezes dados bancários validados à parte, e respeitar um calendário de pagamento fixo.
Pergunte por esse circuito logo na primeira troca. Bastam duas perguntas: o que precisa da minha parte para me registar, e quais são os seus dias de pagamento.
O cliente estrangeiro não tem as mesmas exigências
Pedirá por vezes um documento em inglês, uma descrição diferente, ou dados que o seu formato habitual não contém.
As regras aplicáveis às prestações para o estrangeiro, as eventuais retenções e os comprovativos a conservar dependem dos dois países: verificam-se com um contabilista antes da primeira encomenda internacional, não depois.
Guardar tudo
Os documentos emitidos, os contratos, as trocas que validam uma encomenda, as provas de pagamento.
O prazo de conservação aplicável convém verificá-lo, mas o hábito é simples: uma pasta por cliente, um ficheiro por mês, e uma cópia que não esteja no seu telemóvel.
O que se fixa antes da primeira fatura
| Ponto | O que se decide | Onde escrevê-lo |
|---|---|---|
| A moeda | Local ou estrangeira | O orçamento |
| A taxa de câmbio aplicada | A do dia de emissão | A fatura |
| Os custos de transferência | Quem os suporta | As condições |
| O prazo | Um número de dias preciso | As condições |
O que custa mais do que se pensa
Uma conversão feita duas vezes, uma transferência mal encaminhada, e um prazo bancário que desloca a tesouraria uma semana. Estas três rubricas antecipam-se, nunca se recuperam depois.
O que se confirma com um contabilista local
O regime declarativo aplicável às prestações faturadas ao estrangeiro, as obrigações cambiais e os comprovativos a guardar. Estas regras evoluem e não se copiam de um colega.
Quando recorrer a um contabilista
Mais cedo do que pensa, e não quando chega um problema.
Uma consulta no arranque leva-o a escolher o regime certo, a conhecer os seus prazos e a evitar regularizações caras. É a despesa que mais rende no primeiro ano de atividade.
