Trabalhar para marcas no estrangeiro muda o que fatura, como é pago e o que escrever primeiro.
O que muda com um cliente estrangeiro
Quatro diferenças face a um cliente local.
O tipo de documento e o regime aplicável, tratados acima.
A moeda, que quase nunca é a sua.
O prazo de pagamento, muitas vezes mais longo, e o circuito por onde o dinheiro chega.
E o nível de exigência sobre a descrição da prestação, mais alto, porque a contabilidade que recebe a fatura não o conhece.
O que o documento deve conter
Sete menções, nenhuma facultativa.
Os seus dados completos e o seu identificador fiscal.
Os dados completos do cliente, com o país e o identificador local.
Um número de documento sequencial.
A data de emissão e o período da prestação.
Uma descrição precisa do serviço, incluindo os direitos cedidos, a sua duração e o seu território.
O valor, a moeda, e o tratamento fiscal aplicável.
E as condições de pagamento, com o prazo, os dados bancários completos e a repartição dos encargos.
O que recebe não é o que fatura
Quatro desvios entre o valor emitido e o valor recebido.
Os encargos do banco emissor, os do banco intermediário e os do banco recetor, que se somam.
A margem aplicada à conversão, muitas vezes mais pesada do que os encargos anunciados.
As eventuais retenções feitas pelo cliente segundo as regras do seu próprio país, que devem ser documentadas e recuperadas junto da sua administração.
E o prazo entre o pagamento e a disponibilidade efetiva dos fundos.
Uma consequência de preçário: integre esses desvios no seu preço logo no orçamento, e escreva no documento quem paga os encargos de transferência. Uma reclamação depois da receção nunca dá resultado.
O circuito do grande cliente
Cinco etapas que uma fatura segue numa empresa de dimensão importante.
A abertura de uma conta de fornecedor, que exige documentos e por vezes leva duas semanas.
Um número de encomenda interno, sem o qual nenhuma fatura é tratada.
A validação pela pessoa que encomendou.
A passagem pela contabilidade, onde só o documento conta.
E o pagamento, agrupado em data fixa, muitas vezes uma ou duas vezes por mês.
Uma nota prática: insista junto da contabilidade, com o número de encomenda, não junto do seu interlocutor criativo. Ele não tem qualquer poder sobre essa cadeia.
O que conservar
Quatro elementos, durante o prazo legal.
As faturas emitidas, por ordem.
Os contratos ou trocas escritas que descrevem a prestação e os direitos.
Os comprovativos de receção dos fundos, que fazem a ligação com a fatura.
E os documentos relativos às eventuais retenções feitas no estrangeiro.
O que se fixa antes de enviar a primeira fatura
| Ponto | O que se decide | Onde escrevê-lo |
|---|---|---|
| A moeda de faturação | A do cliente ou a própria | O orçamento |
| Quem suporta os custos de transferência | O cliente, em geral | A linha de condições |
| A taxa de câmbio aplicada | A do dia de emissão | A própria fatura |
O que custa mais do que se pensa
Uma transferência internacional mal encaminhada, uma conversão feita duas vezes, e um prazo bancário que desloca a tesouraria uma semana. Estas três rubricas antecipam-se, não se recuperam.
O que se confirma antes de se comprometer
O regime declarativo aplicável às prestações faturadas ao estrangeiro, as obrigações cambiais e os comprovativos a guardar. Estas regras evoluem e confirmam-se com um contabilista local.
Quando ver um contabilista
Três momentos.
Antes da primeira fatura de exportação, para validar o tipo de documento e a inscrição exigida.
Quando um cliente pede um tratamento particular, retenção ou formulário.
E a cada mudança de volume, porque o regime aplicável depende também do seu nível de atividade.
Uma última referência: um cliente estrangeiro não julga a sua fatura pela beleza, julga-a pela capacidade de passar num sistema contabilístico que ele também não controla. Uma fatura que passa à primeira vale uma relação que dura.
