Empresas europeias, empresas americanas, e as duas perguntas que mudam a sua fatura: onde está o cliente, e tem um número de IVA.
As duas perguntas que mudam tudo
Duas informações decidem o tratamento, e mais nada.
Onde está estabelecido o cliente: no mesmo país, noutro país da União, ou fora da União.
E se se trata de uma empresa registada para efeitos do imposto ou de um particular.
Uma nota de método: faça essas duas perguntas na primeira mensagem, antes mesmo de falar de preço. Mudam o valor que o cliente verá, e uma fatura retificada deixa má impressão.
Os três casos
Três situações, três tratamentos.
O cliente está estabelecido no seu país: a fatura segue as regras internas, com o imposto aplicável ou a menção de isenção se estiver abaixo do limiar.
O cliente é uma empresa registada noutro país da União: o imposto em princípio não é faturado, passando a responsabilidade para o cliente, desde que o número seja válido, ponto tratado acima, e que esteja também inscrito no registo de operadores intracomunitários.
O cliente está estabelecido fora da União: a operação em princípio sai do âmbito, mas a regra depende da natureza do serviço e do país, e verifica-se caso a caso.
Uma precaução geral: esses três casos descrevem o princípio, não a sua situação. O regime exato depende do seu estatuto e do serviço prestado, e decide-se com um contabilista antes da primeira fatura, não no momento da declaração.
O que escrever no documento
Sete menções, nenhuma facultativa.
Os seus dados completos e o seu número de identificação fiscal.
Os dados do cliente e o seu número de imposto, se tiver.
Um número de fatura sequencial, sem falhas na série.
A data de emissão e a data da prestação.
A descrição do serviço prestado, suficientemente precisa para um terceiro compreender.
O valor, a moeda, e a taxa aplicada ou a menção legal de isenção correspondente.
E as condições de pagamento, com o prazo e os dados bancários.
Como receber sem perder dinheiro
Quatro pontos a resolver antes da primeira fatura.
Escolha a moeda de faturação e mantenha-a: faturar na sua moeda transfere o risco para o cliente.
Compare o custo real de receção, encargos fixos e margem de conversão incluídos, que varia muito consoante o canal.
Defina quem paga os encargos de transferência internacional, menção a inscrever no documento.
E fixe um prazo de pagamento curto para um primeiro cliente, quinze dias em vez de trinta.
O que conservar
Quatro elementos, a guardar durante o prazo legal.
As faturas emitidas, por ordem.
A prova de validade do número de imposto do cliente, datada.
Os contratos ou trocas escritas que descrevem a prestação e os direitos cedidos.
E os comprovativos de recebimento, que ligam a fatura à transferência recebida.
O que muda consoante onde está o cliente
| O cliente | O que consta da fatura | Ponto a verificar |
|---|---|---|
| Uma empresa do mesmo país | O imposto local habitual | O número de empresa |
| Uma empresa noutro país da união | Uma menção de autoliquidação | O número intracomunitário válido |
| Uma empresa fora da união | Uma prestação fora de campo | Uma prova do estabelecimento |
O que se guarda no processo
O orçamento aceite, o contrato, a prova de entrega dos ficheiros, o extrato da transferência e a taxa de câmbio do dia. Uma inspeção pede estas cinco peças, não a fatura sozinha.
O que se confirma com um contabilista
O regime aplicável à sua situação, o tratamento do câmbio e o limiar a partir do qual a declaração muda de forma. Estes pontos variam e não se copiam de um colega.
Quando ver um contabilista
Três momentos, e não apenas o primeiro.
Antes da primeira fatura estrangeira, para validar o regime aplicável.
Quando o seu volume de negócios se aproxima de um limiar, porque a passagem muda as suas obrigações.
E assim que um cliente pede um tratamento particular, uma retenção na fonte por exemplo, situação frequente com certos países.
Uma última referência: faturar ao estrangeiro não é mais complicado, é apenas menos tolerante. Duas verificações feitas antes do envio custam alguns minutos; o mesmo erro descoberto numa inspeção custa o imposto e a coima.
